Aanlevering inrichten (Acerta Connect)

Acerta Connect (Everest) is het nieuwe platform voor de loonberekening van Acerta. Het vervangt het L4-platform. Om gegevens naar Acerta Connect door te sturen, zorg je ervoor dat Profit correct ingericht staat. Hieronder vind je het stappenplan terug.

Let op:

Wil je een koppeling met Acerta Connect opzetten of de overstap van L4 naar Acerta Connect maken? Neem contact op met je dossierbeheerder bij Acerta om dit proces op te starten. Acerta en AFAS stemmen nadien samen af wanneer de uitvoering kan plaatsvinden. De consultant van AFAS biedt ondersteuning tijdens dit proces en helpt je bij de inrichting van de nodige activeringen en de opzet van de interfaceweergave. De overstap gebeurt in één keer voor alle werkgevers.

Inhoud

Functionaliteiten activeren

Om de integratie tussen Profit en Acerta mogelijk te maken, zorg je ervoor dat de activering België (functionaliteit) aan staat. Werk je al langer met Profit? Dan is de kans groot dat de activering al aan staat. Hierna activeer je de functionaliteit Sociaal secretariaat Acerta.

Je kan deze functionaliteiten enkel activeren in consultancymodus. Neem contact op met Support, Servicemanagement of Consultancy om de activering in te schakelen.

Stappen om een activering in te schakelen

Communicatieprofiel inrichten

Je verzendt de bestanden voor Acerta Connect digitaal via de communicatieservice in Profit.

Hiervoor stel je het communicatieprofiel in. Dit profiel gebruik je ook voor het ontvangen van de berekende gegevens en de loonstroken in Profit.

Communicatieprofiel inrichten:

  1. Open de communicatieomgeving.
  2. Je richt dit communicatieprofiel in de communicatieomgeving in, niet per subomgeving.
  3. Ga naar: Algemeen / Communicatieservice / Communicatiebericht.
  4. Open de eigenschappen van het profiel Communicatie met Acerta.
  5. Vink het veld Geblokkeerd uit.
  6. Ga naar het tabblad: Instellingen.
  7. Vul de gebruikersnaam en het wachtwoord in.
    Vraag de gebruikerscode en het wachtwoord op bij de dossierbeheerder van Acerta. Stel de gebruikerscode in als gebruikersnaam in Profit, het wachtwoord gebruik je als wachtwoord voor de productieomgeving.
  8. Klik op: Opslaan en sluiten.
    Het communicatieprofiel is hiermee ingericht.

Instantie aanmaken

Je voegt een instantie toe voor Acerta Connect.

Instantie toevoegen:

  1. Ga naar: HRM / Organisatie / Inrichting / Instantie.
  2. Klik op: Nieuw.
  3. Vul de naam en adresgegevens in.
  4. Klik op: Volgende.
  5. Selecteer Sociaal secretariaat bij Soort instantie.
  6. Selecteer Acerta bij Sector/bedrijf.
  7. Klik op: Voltooien.
  8. Open de zojuist aangemaakte instantieregel.
  9. Ga naar het tabblad: Digitaal.
  10. Selecteer Koppeling met Acerta Connect bij Aanlevering Acerta.
    Dit is alleen mogelijk in consultancymodus. Neem hiervoor contact op met de consultant van AFAS. Na activering is het niet mogelijk om de koppeling ongedaan te maken.
  11. Vul je klantnummer in bij Klantnummer Acerta.
  12. Vul het veld Overstapdatum naar Connect in.
    Dit is de datum waarop je bent overgestapt van L4 naar Connect. De overstapdatum mag niet in de toekomst liggen. Deze datum heeft een invloed op de manier waarop looncomponenten aangeleverd worden. Omdat we in de aanlevering naar de loonmotor enkel deviations (LOM) ondersteunden, wordt er een duidelijke cut-off gemaakt. Alles voor deze datum zal, ongeacht de instelling op de looncomponenten, aangeleverd worden als deviation salary.
  13. Klik op: Opslaan en sluiten.

Cao aanmaken

Om vanuit Profit een koppeling te maken met Acerta Connect, voeg je een Belgische cao toe aan de omgeving. Gebruik de Acerta Connect-template, zodat je beschikt over de juiste rekenregels voor looncomponenten.

Cao aanmaken:

  1. Ga naar: HRM / Organisatie / Cao.
  2. Importeer de cao-template via de actie: Importeren.
  3. Klik op de actie: Bestand.
  4. Upload de cao-template.
  5. Klik op: Voltooien. Het importeren van de cao start.
  6. Klik op: Voltooien. De cao is hiermee geïmporteerd.
  7. Klik op: Nieuw.
  8. Vink Klant CAO aan.
  9. Selecteer de zojuist aangemaakte cao.
  10. Klik op: Volgende.
  11. Geef Acerta (Connect) in bij de Omschrijving.
  12. Klik op: Volgende.
  13. Geef een code in bij Code cao.
  14. Selecteer Overig bij Cao-type.
    Let op: De Code cao en het Cao-type kun je achteraf niet meer wijzigen, de omschrijving kan je wel aanpassen.
  15. Doorloop de wizard.
  16. Klik op: Voltooien.

Werkgever aanmaken

Maak de werkgevers aan die je wil aanleveren naar Acerta Connect.

Werkgever aanmaken:

  1. Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.
  2. Klik op: Nieuw.
  3. Vul de naam en de zoeknaam van de werkgever in.

    Als de organisatie die je als werkgever wil instellen al bestaat in Profit, klik je op de drie puntjes naast Naam en selecteer je Overeenkomstige organisaties om de organisatie op te zoeken.

  4. Vul het adres en de communicatiegegevens in.
  5. Klik op: Volgende.
  6. Vul de code van de werkgever in bij Werkgever.
  7. Selecteer Feestdagen België bij Sluitingsdagentabel.
  8. Doorloop de wizard en vul de verplichte velden in.

Klik op: Voltooien.

Cao koppelen aan werkgever

Je koppelt de nieuw aangemaakte cao aan de werkgever waarvan je de medewerkers wil laten doorsturen naar Acerta Connect.

Cao koppelen aan werkgever:

  1. Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.
  2. Open de eigenschappen van de werkgever.
  3. Ga naar het tabblad: Cao.
  4. Klik op: Nieuw.
  5. Selecteer de cao.

Klik op: Voltooien.

Instantie aanmaken op werkgever

Als de Belgische cao gekoppeld staat aan de werkgever, kan je de instantie van Acerta Connect toevoegen aan de werkgever.

Instantie toevoegen bij werkgever:

  1. Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.
  2. Open de eigenschappen van de werkgever.
  3. Ga naar het tabblad: Instantie.
  4. Klik op: Nieuw.
  5. Selecteer de instantie van Acerta.
  6. Klik op: Volgende.
  7. Vul de begindatum in.
  8. Vul het Aansluitnummer van Acerta in.
  9. Vul je werkgeversnummer in bij Werkgevernummer Acerta.
  10. Controleer of de Peildatum correct ingesteld staat.

    De peildatum is de datum die aangeeft welke gegevens naar Acerta worden doorgestuurd. Gegevens van voor de peildatum worden niet doorgestuurd. De peildatum mag maximaal twee jaar in het verleden liggen. Wij raden aan om de peildatum jaarlijks aan te passen, zodat er minder historische data doorgestuurd moet worden. Dit zorgt voor een goede performance van de salarisverwerking.

    Let op:

    Geef de peildatum op in overleg met de dossierbeheerder van Acerta. Aangezien een wijziging van de peildatum invloed heeft op de aanlevering van de gegevens, mag deze enkel aangepast worden na overleg met de dossierbeheerder.

  11. Selecteer in het veld Te gebruiken weergave de weergave die gebruikt wordt voor de aanlevering van het ERP-bestand. In overleg met de consultant kun je de weergave laten aanpassen en hier de nieuwe weergave selecteren.
  12. Geef een Locatie bestand op.
  13. Vul de velden Declaraties integreren vanaf en Thuiswerken integreren vanaf in als je dit wil laten doorsturen.

    Als je hier gebruik van wil maken, moeten deze functionaliteiten ingericht worden.

  14. Klik op: Voltooien.

Had je eerder al een koppeling met Acerta (L4)? Voeg dan een nieuwe regel toe in de bestaande Acerta-instantie bij de werkgever. Gebruik als datum de overstapdatum naar Acerta Connect.

Functiecodes op werkgever

Voeg functiecodes toe bij de functies op werkgeversniveau.

Functiecodes toevoegen:

  1. Ga naar het tabblad: Functie.
  2. Voeg een functie toe bij de werkgever of open een bestaande functie.
  3. Open de eigenschappen van de functie.
  4. Vul de juiste code in bij Functiecode Acerta.
  5. Klik op: Opslaan en sluiten.

Medewerker Acerta Connect inrichten

Tijdens het onboardenproces registreer je in één keer alle gegevens van de nieuwe medewerker. Dit omvat informatie over het salaris, contract, rooster, functie en instantie (scorfigegevens).

Je onboardt de medewerker via het onboardingsprofiel in InSite of via de indienstwizard in Profit. Nadat je de workflow afrondt of de indienstwizard voltooit, komen de medewerkersgegevens in Profit te staan. De instantieregel koppelt de medewerker aan het sociaal secretariaat. De medewerker gaat mee in de aanlevering als de instantieregel actief is en het vinkje bij Uitsluiten van aanlevering sociaal secretariaat uit staat.

Wil je bij een bestaande medewerker een nieuwe instantieregel toevoegen? Volg dan onderstaande stappen:

Instantie koppelen aan medewerker:

  1. Ga naar: HRM / Medewerker / Medewerker.
  2. Open de eigenschappen van de medewerker.
  3. Ga naar het tabblad: Instantie.
  4. Klik op: Nieuw.
  5. Selecteer de instantie Acerta.
  6. Klik op: Volgende.
  7. Vul een begindatum in.
  8. Klik op: Volgende.
  9. Wil je de instantie aanmaken zonder dat je de medewerker aanlevert, vink dan Uitsluiten van aanlevering sociaal secretariaat aan.
  10. Geef de gegevens van de burgerlijke staat van de medewerker op. Is de medewerker gehuwd, dan moet je de Huwelijksdatum, Naam en voornaam partner, Geboortedatum partner en Beroep partner invullen.
  11. Klik op: Volgende.
  12. Vul Bedrijfsvoorheffing en Type medewerker tbv aangifte in. Als de medewerker gehuwd is, vul je Inkomen partner in.
  13. Geef bij het onderdeel Ten laste aan hoeveel personen de medewerker ten laste heeft.
  14. Klik op: Voltooien.

Importeren

Je kunt de instantie bij een medewerker ook importeren via HRM / Beheer / Import Instantie / Sociaal secretariaat Acerta. Instantiemutaties importeer je via HRM / Beheer / Import Instantie Mutatie / Sociaal secretariaat Acerta.

Deze imports zijn beschikbaar als de activering België (functionaliteit) aan staat en je de importfunctionaliteit autoriseert.

Vestigingsnummers toevoegen

Voor de aanlevering naar Acerta Connect toe is het belangrijk om vestigingsnummers toe te voegen. Elk vestigingsnummer is uniek per vestiging. Nadat je deze nummers hebt toegevoegd, koppel je het juiste nummer aan de medewerker in de eigenschappen van de functieregel.

Vestigingsnummer toevoegen:

  1. Ga naar: Algemeen / Inrichting / Vrije tabel.
  2. Open Vestigingsnummer.
  3. Vul de gegevens in.
  4. Klik op: Voltooien.

Vestigingsnummer koppelen aan medewerker:

  1. Ga naar: HRM / Medewerker / Medewerker.
  2. Open de eigenschappen van de medewerker.
  3. Ga naar het tabblad: Functie.
  4. Open de functieregel.
  5. Ga naar het tabblad: Werklocatie.
  6. Vul het Vestigingsnummer in.
  7. Klik op: Opslaan en sluiten.