Verwerkingsmethoden concepten

Vanaf Profit 21 kun je Plusregels en Voorschotregels niet meer verwijderen. Als je een plus -of voorschotregel wilt verwijderen, doe je dat via afboeken. De actieknop Verwijderen in het boekingsprogramma bestaat niet meer. De regels blijven behouden met de status Plusregel afgeboekt (PB) en Voorschotregel afgeboekt (VB). Zo zie je altijd wat de bron van een regel is en voorkom je ongeldige verwijderingen.

Er zijn verschillende verwerkingsmethoden beschikbaar, die je in de regel(s) kunt selecteren:

• Factureren:

  Hiermee geef je aan dat de automatisch gegenereerde regel gefactureerd moet worden als van het concept een factuur wordt gemaakt. Na het genereren van de factuur is de regel niet meer zichtbaar in het concept en toegevoegd aan de factuur.

• Afboeken:

  Hiermee geef je aan dat de regel niet gefactureerd moet worden als van het concept een factuur wordt gemaakt. Na het genereren van de factuur zie je de regel niet meer in het concept en Profit voegt de regel niet toe aan de factuur. Op overzichten van de conceptregels zie je welke regels zijn afgeboekt.

  In de standaard boekingslay-out voor conceptfactuur is het veld Reden afboeking toegevoegd, gekoppeld aan de vrije tabel Reden afboeking. Bij het Afboeken van conceptregels is het veld Reden afboeking verplicht. Je kunt dit veld niet uit de boekingslay-out verwijderen.

  Als je een eigen boekingslay-out gebruikt voor conceptfactuur kun je de velden Methode verwerking en Reden afboeking in de Boekingslay-out toevoegen (maar niet verwijderen) via: Algemeen / Beheer / Boekingslay-out.

  Als je via meerdere regels tegelijk wilt afboeken dan doe je dit als volgt: selecteer de eerste af te boeken regel, kies voor de actie Afboeken en vul een reden in. Vervolgens selecteer je daarna de regels die om dezelfde reden afgeboekt moeten worden en klik je dan op de actie Afboeken.

• Doorschuiven:

  Hiermee geef je aan dat de regel nog niet gefactureerd moet worden als van het concept een factuur wordt gemaakt. Na het genereren van de factuur blijft de regel zichtbaar in het concept en de regel wordt niet meegenomen naar de factuur. Doordat de regel zichtbaar blijft in het concept, kun je de regel later alsnog factureren.

• Voorschotregel factureren (V):

  Factureer de regel als van het concept een factuur wordt gemaakt. Deze factuurregel beschouwt Profit dan als een voorschot en deze zal achteraf worden verrekend. Profit:

  • neemt de regel mee naar de factuur én
  • genereert in het concept een nieuwe regel met daarin het gefactureerde bedrag met een omgekeerd teken.

  Voorbeeld:

  Als de oorspronkelijke regel dus een positief bedrag bevat, dan krijgt de nieuwe regel in het concept een negatief bedrag (en omgekeerd). Hierdoor kun je het voorschot op een volgende factuur automatisch verrekenen.

• Plusregel factureren (P):

  Factureer de handmatig toegevoegde regel als van het concept een factuur wordt gemaakt. Na genereren van de factuur zie je de regel niet meer in het concept, het is dan toegevoegd aan de factuur.

• Plusregel doorschuiven (PD):

  Factureer de plusregel nog niet als van het concept een factuur wordt gemaakt. Na het genereren van de factuur blijft de regel zichtbaar in het concept en wordt de regel niet toegevoegd aan de factuur. Doordat de regel zichtbaar blijft in het concept, kun je de regel later alsnog factureren.

• Voorschotregel doorschuiven (VD):

  Hiermee geef je aan dat de voorschotregel nog niet gefactureerd moet worden als van het concept een factuur wordt gemaakt. Na het genereren van de factuur blijft de regel zichtbaar in het concept en wordt de regel niet toegevoegd aan de factuur. Doordat de regel zichtbaar blijft in het concept, kun je de regel later alsnog factureren.

• Plusregel afboeken (PA):

  Factureer de plusregel niet als van het concept een factuur wordt gemaakt. Na het genereren van de factuur blijft de regel zichtbaar in het concept en krijgt de status Plusregel afgeboekt (PB). De regel wordt niet toegevoegd aan de factuur. Op overzichten van de conceptregels zie je welke regels zijn afgeboekt aan de status PB (vanaf Profit 21).

  In de standaard boekingslay-out voor conceptfactuur is het veld Reden afboeking toegevoegd, gekoppeld aan de vrije tabel Reden afboeking. Bij het Afboeken van conceptregels is het veld Reden afboeking verplicht. Je kunt dit veld niet uit de boekingslay-out verwijderen.

  Als je een eigen boekingslay-out gebruikt voor conceptfactuur kun je de velden Methode verwerking en Reden afboeking in de Boekingslay-out toevoegen (maar niet verwijderen) via: Algemeen / Beheer / Boekingslay-out.

  Als je via meerdere regels tegelijk wilt afboeken dan doe je dit als volgt: selecteer de eerste af te boeken regel, kies voor de actie Afboeken en vul een reden in. Vervolgens selecteer je daarna de regels die om dezelfde reden afgeboekt moeten worden en klik je dan op de actie Afboeken.

• Voorschotregel afboeken (VA):

  Hiermee geef je aan dat de voorschotregel niet gefactureerd moet worden als van het concept een factuur wordt gemaakt. Na het genereren van de factuur blijft de regel zichtbaar in het concept en krijgt de status Voorschotregel afgeboekt (VB). De regel wordt niet toegevoegd aan de factuur. Op overzichten van de conceptregels zie je welke regels zijn afgeboekt aan de status VB (vanaf Profit 21).

• Verplaatst af

  Concept verwerkingsmethode = Overgeboekt (M). De verwerkingsdatum valt in de periode. Bij het voltooien van de actie Detailregels in een boekingslay-out met conceptregels.

• Verplaatst bij

  Concept. De aanmaakdatum valt in de periode. Bij verwerken tijdens voltooien van functie Detailconceptregels.

Overige verwerkingsmethoden:

Onderstaande verwerkingsmethoden die automatisch worden toegekend, dit zijn:

• Nog te boeken

  De regels die overgeboekt worden krijgen deze status na het voltooien van de overboekingswizard.

• Overgeboekt
• Gefactureerd
• Gefactureerde plusregel

  De gefactureerde plusregels krijgen deze status.

• Afgeboekt

  Na het factureren krijgen de afgeboekte regels deze status.

• Gefactureerde voorschotregel

  De gefactureerde voorschotregels krijgen deze status. Ook automatisch gegenereerde compensatieregels van voorschotregels die worden gefactureerd krijgen deze status.

Verwerkingsmethoden in automatisch gegenereerde conceptregels

De detailregels van een concept, die automatisch uit de nacalculatie zijn gegenereerd, kunnen de volgende verwerkingsmethoden hebben:

• Overboeken regels:

  Je kunt conceptregels overboeken naar een ander concept. Bij overboeken vanuit de verdichte regels worden alle onderliggende actieve regels overgeboekt. Alleen actieve regels kunnen overgeboekt worden. De overgeboekte conceptregels krijgen verwerkingsmethode O en Profit vult de overboekingsdatum in. Profit maakt op het andere concept nieuwe conceptregels aan met de oorspronkelijke verwerkingsmethode.

• Verplaatsen regels:

  Je kunt conceptregels verplaatsen naar een andere verdichting op hetzelfde concept. Bij verplaatsen vanuit de verdichte regels worden alle onderliggende actieve regels verplaatst. Alleen actieve regels kunnen verplaatst worden. De verplaatste conceptregels krijgen verwerkingsmethode M en Profit vult de verplaatsingsdatum in. Profit maakt onder de andere verdichting nieuwe conceptregels aan met de oorspronkelijke verwerkingsmethode.

• Doorschuiven:

  Een regel die bij het genereren van de factuur niet wordt overgenomen en ongewijzigd in het concept blijft staan óf automatisch verwerkingsmethode Factureren krijgt (afhankelijk van de instelling).

• Afboeken:

  Een regel die bij het genereren van de factuur niet op de factuur wordt overgenomen maar wordt afgeboekt en als afgehandeld wordt beschouwd (verwerkingsmethode wordt gewijzigd in Afgeboekt).

• Factureren:

  Een regel die bij het genereren van de factuur op de factuur wordt overgenomen en hierbij in het concept als afgehandeld wordt beschouwd (verwerkingsmethode wordt Gefactureerd).

• Hierbij geldt het volgende:
• Nieuwe regels krijgen standaard verwerkingsmethode Factureren; dit kun je handmatig op Doorschuiven of Afboeken zetten.
• Als het concept wordt verdicht, worden nieuwe detailregels als het mogelijk is toegevoegd aan een nog niet afgehandelde verdichte regel voor het item waarop wordt verdicht; dit kan een verdichte regel met verwerkingsmethode Plusregel factureren zijn waarbij geldt dat als de regel Plusregel factureren heeft, dit automatisch gewijzigd wordt in Factureren.
• Bij verdichtingen geldt algemeen:

  Als gekozen wordt voor automatische afronding, dan bij afronding automatisch een niet wijzigbare detailregel toegevoegd voor de afronding met verwerkingsmethode Plusregel factureren; deze regel wordt bij iedere wijziging in de regels van het concept automatisch opnieuw berekend.

Automatisch gegenereerde detailregels boek je over naar een ander concept door middel van een actie in het boekingsscherm. Hierbij geldt dat:

• de overgeboekte detailregel in het bronconcept de verwerkingsmethode Nog over te boeken krijgt. Bij het voltooien van het boekingsscherm wordt dit direct gewijzigd in Overgeboekt; de regel wordt dan ook direct als afgehandeld beschouwd.
• in het doelconcept een nieuwe regel wordt toegevoegd met verwerkingsmethode Factureren die je verder op de normale manier in het concept kunt wijzigen en afhandelen.