Gegevens verdichten

Verdichten houdt in dat je regels samenvoegt op voorwaarde dat deze bepaalde gemeenschappelijke kenmerken hebben. Je kunt bijvoorbeeld alle regels die hetzelfde grootboekrekeningnummer bevatten, samenvoegen. Hierbij worden de regelbedragen (debet of credit) automatisch opgeteld. Andere bewerkingen dan optellen zijn ook mogelijk, zoals het bepalen van de minimale of maximale waarde van een regel.

Bij het samenvoegen van tekstvelden kan Profit alleen het aantal tekstvelden (dus het aantal regels) bepalen. Memovelden kun je niet samenvoegen.

Verdichten bevordert het overzicht van de rapporten en analyses. Ook loop je minder snel aan tegen het maximale aantal rijen in Microsoft Excel. Het maximum aantal rijen in Microsoft Excel is circa 1.000.000.

Verdichten is niet mogelijk bij weergaven.

Voorbeeld:

Stel dat de gegevensverzameling het volgende resultaat geeft:

De velden in de eerste twee kolommen hebben waarden die meerdere keren voorkomen. Alleen het bedrag verschilt. Je kunt deze velden verdichten op bedrag, waardoor regels worden samengevoegd en bedragen worden gesaldeerd. Dit geeft het volgende resultaat:

De gegevensverzameling bestaat nog maar uit drie regels, in plaats van zes.

Verdichten is niet mogelijk bij weergaven en overzichtspagina's in InSite en OutSite.

Gegevens verdichten:

1. Open de gegevensverzameling.

2. Klik op: Verdichten.

   

   Er verschijnt een venster met velden waarop je kunt verdichten.

3. Verplaats het te verdichten veld naar het vak Te berekenen velden.

   

4. Selecteer de berekeningswijze.
5. Klik op: OK.
6. Klik op: Sluiten.

   

7. Klik op: Sluiten.
8. Klik op: Voltooien.

   Je keert terug naar de eigenschappen van de analyse.

9. Klik op: Voltooien.

   Small Business opent de analyse. Deze is gebaseerd op de verdichte regels uit de gegevensverzameling.