Gegevensverzameling toevoegen

Bepaal op basis van je informatiebehoefte welke gegevensverzameling je nodig hebt.

Bij het toevoegen van een analyse of rapport selecteer je gegevensverzameling. Bij een analyse kun je vervolgens ook andere gegevensverzamelingen toevoegen. Als voorbeeld zie je hieronder hoe je een analyse toevoegt.

Je kunt ook bestaande content, zoals een bestaande analyse, kopiëren, maar dan zit je vast aan de al gekoppelde gegevensverzamelingen. Als je een gegevensverzameling verwijdert, ben je ook een deel van de analyse kwijt.

Voorbeeld:

Je wilt een rapport met openstaande posten van debiteuren maken. Je hebt hiervoor twee mogelijkheden:

• Je kopieert het rapport Openstaande posten debiteuren op nummer (Profit). Dit rapport is gebaseerd op de gegevensverzameling Openstaande posten debiteuren. Je kunt alleen velden uit deze gegevensverzameling gebruiken en geen andere gegevensverzameling koppelen.
• Je voegt een nieuw rapport toe. Hierbij kun je kiezen tussen verschillende gegevensverzameling met openstaande posten van debiteuren.

Analyse toevoegen:

1. Ga naar: Small Business / Uitvoer / Beheer / Analyse.
2. Klik op: Nieuw.
3. Selecteer gebaseerd op een gegevensverzameling.
4. Selecteer de eerste gegevensverzameling.

   

5. Bekijk de toelichting en de andere gegevens om de juiste keuze te maken. Het verschil tussen de aanduidingen 'incl. autorisatie' of 'excl. autorisatie' wordt onder deze procedure toegelicht.
6. Klik op: Volgende.
7. Vul de omschrijving in.
8. De overige velden zijn van belang voor de autorisatie.
9. Klik op: Volgende.

   Je ziet de toegevoegde gegevensverzameling.

   Let op:

   Een analyse kan meerdere gegevensverzamelingen bevatten, maar slechts één gegevensverzameling met vooringave.

10. Voeg de andere gegevensverzamelingen toe.

    Dit is alleen mogelijk bij analyses, niet bij bijvoorbeeld rapporten of signalen.

    

11. Richt de gegevensverzamelingen verder in en controleer of deze de juiste records opleveren.
12. Klik op: Volgende.
13. Klik op: Voltooien.

De analyse wordt geopend in Microsoft Excel.

Gegevensverzameling inclusief of exclusief autorisatie

Bij bepaalde gegevensverzameling staat de aanduiding 'incl autorisatie' of 'excl. autorisatie':

Hiermee bepaal je of filterautorisatie wordt toegepast op de gegevensverzameling:

• excl. autorisatie

  Filterautorisatie wordt niet toegepast. Bij een analyse houdt dit in, dat alle records uit de gegevensverzameling in de analyse worden getoond.

• incl. autorisatie

  Filterautorisatie wordt wel toegepast. Bij een analyse houdt dit in, de analyse alleen records zal bevatten die de gebruiker op basis van de autorisatie mag raadplegen.

Voorbeeld:

Je hebt een autorisatiefilter ingesteld, op basis waarvan elke manager de gegevens van zijn medewerkers kan raadplegen. Elke medewerker kan zijn eigen gegevens raadplegen. Bij een analyse, gebaseerd op een gegevensverzameling inclusief autorisatie, is het effect:

• Als een manager de analyse raadpleegt, kan hij zijn eigen gegevens raadplegen, en gegevens van medewerkers.
• Als een medewerker de analyse raadpleegt, kan hij zijn eigen gegevens raadplegen.

Actuele gegevens (specifiek voor HRM) of alle gegevens

Elke medewerker in Profit HRM heeft historische gegevens, zoals de contract- en salarishistorie. De contracthistorie bevat de contracten van de medewerker vanaf de datum van indiensttreding, de salarishistorie bevat alle salariswijzigingen.

Bijvoorbeeld:

• Gegevensverzameling Medewerker/contracten

  Alle contracten per medewerker, dus ook de historische contracten.

  

• Gegevensverzameling Medewerker (Actuele gegevens incl. autorisatie).

  Eén record (contract) per medewerker, alleen actuele gegevens.