Type dossieritem toevoegen

De dossieritems, die je in de dossiers gaat vastleggen, kunnen worden onderscheiden naar type.

Je kunt een onbeperkt aantal dossieritemtypes toevoegen.

Zo maak je een type dossieritem aan:

1. Ga naar: Small Business / CRM / Onderhoud type dossieritem.
2. Klik op: Nieuw. 
3. Geef een duidelijke omschrijving van het nieuwe type dossieritem.
4. Vink de opties aan waarvan je wilt dat die bij dossieritems van dit type beschikbaar zijn:
   1. Vink Dossieritems nummeren eventueel als je de dossieritems van dit type van een volgnummer wilt voorzien. Het veld Laatst gebruikte nummer wordt nu actief. Vul in dit veld het laatst gebruikte nummer in. Profit zal de stukken vanaf hier verder nummeren. Als je een nieuw type aanmaakt, zal het laatst gebruikte nummer waarschijnlijk 0 zijn. Het eerste dossieritem van dit type krijgt dan nummer 1.
   2. Vink Begindatum en/of Einddatum aan als je deze bij het dossieritem wilt opgeven.
   3. Selecteer bij Rapport een rapport dat gebruikt wordt voor het afdrukken van dossieritems van dit type.
5. Bij het kopje Inhoud kun je eventueel het volgende instellen:
   1. Vink Toelichting aan als je bij het insturen van het dossieritem een begeleidende tekst (memo) wilt invoeren. Dit is niet van toepassing als je later kiest voor het genereren van een document.
   2. Vink Bestand koppelen aan als je bij het insturen van een dossieritem een bestand aan het item koppelen, zoals een gescand document, een plaatje of een foto van allerlei bestandsformaten.
   3. Vink Keuze verstrekkingswijze aan als je bij het insturen van een dossieritem een document wilt samenvoegen. Je bepaalt bij het insturen van het dossieritem welke documentlay-out wordt gebruikt. Het samengevoegde document wordt opgeslagen in het dossier. Dit geldt ook voor e-mail.

   Let op: 

   Het is niet mogelijk om Keuze verstrekkingswijze en Bestand koppelen beide te activeren. Je kunt dus slechts één van beide mogelijkheden gebruiken bij een bepaald type dossieritem.

   Eén van de voorwaarden om een samengevoegd document op te kunnen nemen in het dossier is dat het veld Keuze verstrekkingswijze aangevinkt is.

   1. Vink Bijlage dossieritem automatisch openen als bij het openen van een dossieritem ook de bijlage automatisch geopend moet worden. Als het dossieritem meerdere bijlagen heeft, selecteer je de te openen bijlage.
   2. aan als je wilt dat als je de eigenschappen van een dossieritem opent, direct de bijbehorende bijlage wordt geopend. Als de gebruiker bewerk-rechten  op de bijlage heeft, dan kan hij direct bewerken. 
6. Bij het kopje Afhandeling kun je eventueel het volgende instellen:
   1. Vink Afgehandeld aan als je wilt kunnen aangeven dat een dossieritem is afgehandeld.
   2. Vink Datum afgehandeld aan als je de datum van afhandeling wilt vastleggen. Dit kan alleen als je hebt aangegeven dat je de dossieritems wilt laten afhandelen.
7. Klik op: Voltooien.