Dossieritem vastleggen en e-mailbericht versturen

Je verstuurt een e-mailbericht vanuit Profit aan een contactpersoon. Je kunt hetzelfde bericht ook aan een aantal contactpersonen tegelijk sturen. Het verzonden bericht wordt geregistreerd bij de contactpersoon en je kunt dit dus eenvoudig terugvinden.

Je hebt de volgende mogelijkheden:

• De inhoud van de e-mail kan 'platte tekst' zijn, of gepersonaliseerde inhoud (gebaseerd op een samenvoegdocument van de Documentgenerator)
• Eén bijlage kan gebaseerd zijn op een samenvoegdocument van de Documentgenerator. Deze kan als 'alleen-lezen' bijlage worden meegestuurd.
• Je kunt ook meerdere bijlagen koppelen, deze zijn hetzelfde voor alle ontvangers.

  Let op: 

  Small Business gebruikt een ingebouwd e-mailprogramma, niet je eigen (lokaal geïnstalleerde) e-mailprogramma. Je kunt verzonden e-mailberichten raadplegen via het dossier, niet via het e-mailprogramma. Instellingen van het e-mailprogramma (zoals een elektronische handtekening) worden niet gebruikt.

E-mailadressen controleren

Je controleert of bij de debiteuren, crediteuren of medewerkers die je wilt mailen, een e-mailadres is vastgelegd.

E-mailadressen controleren:

1. Ga naar de functie van de bestemming.
   • Voor een dossieritem bij een debiteur ga je naar Small Business / Debiteur / Debiteur.
   • Voor een dossieritem bij een crediteur ga je naar Small Business / Crediteur / Crediteur.
   • Voor een dossieritem bij een medewerker ga je naar Small Business / Medewerker / Medewerker.
2. Open de eigenschappen.
3. Controleer of het e-mailadres is ingevuld.

   

Dossieritem voor één organisatie, persoon, etc.

1. Ga naar de functie van de bestemming.
   • Voor een dossieritem bij een debiteur ga je naar Small Business / Debiteur / Debiteur.
   • Voor een dossieritem bij een crediteur ga je naar Small Business / Crediteur / Crediteur.
   • Voor een dossieritem bij een medewerker ga je naar Small Business / Medewerker / Medewerker

   Selecteer de debiteur, crediteur of medewerker.

2. Klik op de actie: Dossieritem(s).
3. Selecteer Uitgaande post bij Type dossieritem.
4. Selecteer het contact.
5. Doorloop de wizard.
6. Klik enkele malen op: Volgende.
7. Selecteer Document e-mailen en vastleggen in dossier.

   Als deze keuze niet beschikbaar is, stel je eerst een e-mailserver in de omgevingsinstellingen in.

   

8. Klik op: Volgende. 
9. Je kunt nu bijlagen toevoegen, deze zijn voor alle ontvangers hetzelfde.

   

10. Klik op: Volgende.
11. Selecteer bij Document in tekst een documentlay-out, als je de inhoud wilt personaliseren.

    Zo niet, dan kun je in in de volgende volgende stap de tekst invullen.

12. Selecteer bij Document in bijlage een documentlay-out, als je de bijlage wilt personaliseren.

    Vink Alleen-lezen aan om de bijlage e in de vorm van een PDF-document mee te sturen. Als je geen documentlay-out selecteert, kun je in de volgende stap een bijlage selecteren.

13. Selecteer een afzender.
14. Klik op: Volgende.
15. Controleer de gegevens.
16. Klik op: Één voorbeeld, om het e-mailbericht te controleren. Het voorbeeldbericht gaat niet naar de geadresseerde (het contact of de organisatie), maar naar de afzender. Raadpleeg het verzonden voorbeeldbericht in je Inbox.
17. Vul de inhoud van het bericht in en koppel eventueel een bijlage. Dit kan alleen als je eerder in de wizard geen documentlay-outs hebt geselecteerd voor inhoud of bijlage.
18. Klik op: Voltooien.

Dossieritem raadplegen:

Het nieuwe dossieritem wordt getoond in de eigenschappen, op het tabblad Dossier. Het gegenereerde e-mailbericht staat op het tabblad Bijlage.

Als het veld Bijlage dossieritem automatisch openen in de eigenschappen van het type dossieritem is aangevinkt, zal de bijlage automatisch geopend worden. Het PCC moet beschikbaar zijn, anders verschijnt de bijlage in de weergave Mijn bestanden.

Op het tabblad Document verwerkingsstatus kun je (ook achteraf) zien of het gelukt is om een e-mailberichtte versturen.

Dossieritems voor meerdere organisaties, personen, etc.

Je kunt een dossieritem bij meerdere organisaties, personen, contactpersonen of medewerkers tegelijk vastleggen. Je kunt hierbij ook een mailing genereren en per geadresseerde de samenvoegbrief in het dossier opslaan.

Je moet je klanten eerst om toestemming vragen voor het versturen van e-mail.

Brieven versturen en in het dossier vastleggen:

1. Ga naar de functie van de bestemming.
   • Voor een dossieritem bij een debiteur ga je naar Small Business / Debiteur / Debiteur.
   • Voor een dossieritem bij een crediteur ga je naar Small Business / Crediteur / Crediteur.
   • Voor een dossieritem bij een medewerker ga je naar Small Business / Medewerker / Medewerker.

1. Vink de regels aan van debiteuren, crediteuren of medewerkers voor wie je een dossieritem wilt aanmaken.

   Druk op: Ctrl+A als je alle regels wilt selecteren.

   

2. Klik op de actie: Dossieritem(s).
3. Selecteer Uitgaande post bij Type dossieritem.
4. Klik enkele malen op: Volgende.
5. Vink eventueel Afzonderlijk per bestemming vastleggen aan.

   Als je dit veld aanvinkt, wordt per dossieritem een aparte bijlage (het gepersonaliseerde document of het e-mailbericht) opgeslagen. Als je dit veld niet aanvinkt, wordt per dossieritem een generieke bijlage opgeslagen. Hiermee bespaar je geheugenruimte, maar de brieven worden niet "letterlijk" bewaard in het dossier.

6. Klik op: Volgende.
7. Bepaal of je een document of een e-mailbericht wilt genereren. Deze keuze bepaalt welke gegevens je in de vervolgstappen moet vastleggen.
8. Doorloop de stappen voor het genereren van een document of het verzenden van een e-mailbericht.

   Let op:

   De onderstaande stappen hebben betrekking op het verzenden van e-mailberichten.

9. De wizard controleert of alle geadresseerden een geldig e-mailadres hebben. Als dit zo is, worden de e-mailberichten verstuurd.
10. Als een e-mailadres ontbreekt, wordt dit in een aparte weergave getoond. Je kunt de wizard afbreken en het ontbrekende e-mailadres aanvullen, of doorgaan met de verwerking.