Auditfile Financieel
Met een auditbestand kun je gegevens aanleveren aan de Belastingdienst ter controle van de boekhouding. Een auditbestand of auditfile is een bestand met administratieve gegevens in een door de Belastingdienst voorgeschreven formaat (bestandsindeling). Het genereren en verzenden van een auditfile is sneller en efficiënter dan handmatige levering.
De auditfile bevat alleen mutaties. De beginbalans gaat hierbij niet mee, hiervoor kan eventueel nog naar het voorgaande jaar gekeken worden.
De auditfile vanuit Profit wordt gemaakt volgens de Nederlandse wetgeving, daarom kan alleen de extensie .XFC gebruikt worden.
Voor alle salarisgegevens in Profit is de Auditfile Payroll beschikbaar. Meer informatie hierover, vind je hier.
Let op:
Deze functionaliteit is niet beschikbaar voor klanten met een Belgische licentie.
|
Inhoud |
Beschrijving
Gebruik van de auditfile is door de Belastingdienst niet verplicht gesteld, maar wordt wel gestimuleerd. De auditfile vereenvoudigt de controle van de boekhouding door de Belastingdienst en heeft de volgende voordelen:
- Tijdbesparing
Bij controle hoef je minder uitleg te geven over de inrichting van de omgeving.
- Vereenvoudiging
Je hoeft bij een controle de gegevens in de boekhouding niet meer te converteren naar een voor de Belastingdienst leesbaar formaat.
De mutaties in de boekhouding vormen de grondslag van de auditfile. De auditfile wordt in Small Business tijdens de verwerking gecomprimeerd met behulp van de door de Belastingdienst ter beschikking gestelde software en voldoet daarmee aan de gestelde eisen. Je kunt een auditfile ook aanleveren aan je accountant voor bijvoorbeeld controle- en rapportagemogelijkheden, ook als deze niet met Small Business werkt.
Meer informatie over het gebruik van de auditfile vind je op de volgende website: softwarepakketten.nl (Onder het onderwerp 'Standaarden' kiezen voor 'Auditfiles').
Het genereren van de auditfile heeft betrekking op de administratie waarin gewerkt wordt. Indien van elke administratie een auditfile gemaakt moet worden, moet dit per administratie.
Tijdens het genereren van de auditfile maakt Small Business verschillende bestanden:
- Niet-gecomprimeerd
Een 'niet-gecomprimeerde auditfile' is een bestand met de extensie *.adf (voor de auditfile in ASCII formaat) of *.xaf (voor de auditfile in XML formaat). Dit bestand verstuur je niet naar de Belastingdienst, maar dit bestand kun je zelf raadplegen met de speciale viewer die door de Belastingdienst wordt aangeboden.
- Gecomprimeerd
Een een 'gecomprimeerde auditfile' bestaat uit één of meerdere bestanden met de extensie *.adc (voor de auditfile in ASCII formaat) of *.xfc (voor de auditfile in XML formaat). Het aantal bestanden is afhankelijk van de hoeveelheid gegevens die verwerkt moeten worden in de auditfile. Als de auditfile niet op één gegevensdrager past, wordt de auditfile automatisch door Small Business opgedeeld in meerdere bestanden. Je kunt het bestand (of bestanden) kopiëren en volgens de richtlijnen van de Belastingdienst versturen.
Let op:
Zorg ervoor dat je een kopie van de auditfile bewaart. Deze kopie kun je gebruiken als de gegevensdrager zoek raakt of onleesbaar blijkt te zijn.
Bij het maken van een auditfile moet je een boekjaar invullen. Het is alleen mogelijk om een auditfile te maken van een heel boekjaar. Dit betekent bijvoorbeeld dat als een administratie begint ná 1-1-2022 je voor het jaar 2022 geen auditfile aan kunt maken.