Bankafschriften matchen met openstaande posten

Je kunt ingelezen bankafschriften direct automatisch verwerken. Bij het automatisch verwerken van een bankafschrift zoekt Profit de bijbehorende openstaande posten op. Profit matcht dan de ingelezen bankafschriftregels met de openstaande posten in de omgeving. Zodra er een match is lettert Profit de openstaande posten van debiteuren/crediteuren automatisch af en worden de journaalposten direct gegenereerd. Alleen de bankafschriftregels die Profit herkent worden automatisch verwerkt. De bankafschriftregels die Profit niet automatisch verwerkt moet je handmatig verwerken.

Profit beschikt over een uitgebreide set regels om openstaande posten automatisch te herkennen en af te letteren. Bij dit proces wordt er direct op de debiteur/crediteur geboekt. Hieronder staat beschreven hoe deze herkenning (matching) van bankafschriftregels met openstaande posten werkt en welke zoekcriteria Profit hierbij gebruikt. Je kunt deze informatie gebruiken om de matching van bankafschriftregels met openstaande posten te optimaliseren.

Matchen van bankafschriftregels met openstaande posten - debiteuren

Het automatisch verwerken van bankafschriften bestaat grotendeels uit het herkennen (matchen) van openstaande posten bij debiteuren. Het verloop van dit proces is hieronder schematisch weergegeven. Als een openstaande post herkend is, worden de overige zoekmogelijkheden niet meer gebruikt.

Zoekcriteria:

1. Betalingskenmerk gevonden?

   Profit kijkt eerst of in de omschrijving van de bankafschriftregel een betalingskenmerk aanwezig is. Is er een betalingskenmerk aanwezig, dan is het factuurnummer in het betalingskenmerk een directe schakel naar de bijbehorende openstaande post. Als het betalingskenmerk matcht met een openstaande post in de omgeving, dan zijn zowel de factuur als de debiteur direct gevonden.

   Als er géén betalingskenmerk aanwezig is óf het betalingskenmerk heeft geen match gevonden, dan zoekt Profit verder met:

2. Unieke match met IBAN?

   Profit controleert of het bankrekeningnummer (IBAN) van de bankafschriftregel een unieke match oplevert. Bij het opzoeken van een bankrekeningnummer kijkt Profit bij alle debiteuren (met openstaande posten). Als in de regel een bankrekeningnummer aanwezig is dat Profit herkent, dan is de juiste debiteur gevonden. Als dezelfde bankrekening bij meerdere debiteuren voorkomt en er is slechts bij één debiteur een openstaande post, dan wordt deze debiteur voorgesteld bij het verwerken van het bankafschrift.

   Bij het zoeken naar de juiste debiteur worden geblokkeerde bankrekeningen van de debiteur buiten beschouwing gelaten. Dit betekent dat bij het verwerken van bankafschriften de debiteur niet wordt voorgesteld als de bankrekening geblokkeerd is.

3. Zoek factuurnummer in openstaande posten van gevonden debiteur

   Is, met behulp van het IBAN, de juiste debiteur gevonden? Dan gaat Profit binnen de openstaande posten van deze debiteur op zoek naar de factuur die is betaald. Profit controleert of het factuurnummer in de omschrijving van de bankafschriftregel voorkomt bij de aanwezige openstaande posten van de gevonden debiteur. Het zoeken naar de openstaande post krijgt dus het debiteurnummer mee als filter.

4. Zoek factuurnummer in alle openstaande posten

   Is er (met behulp van het IBAN) geen debiteur/crediteur gevonden? Dan gaat Profit verder met het zoeken van de factuur in alle openstaande posten in de omgeving. Profit probeert nu via het factuurnummer de juiste debiteur/crediteur te vinden.

   In omschrijving zoeken naar:

   Profit zoekt in de omschrijving van de bankafschriftregel stapsgewijs naar een mogelijk factuurnummer en controleert of dit nummer voldoet aan de instellingen van de grenzen van de factuurnummers. Bij het zoeken van de factuur in de openstaande posten (al dan niet met filter op debiteurnummer) hanteert Profit verschillende methoden:

   1. Zoeken in omschrijving naar mogelijk factuurnummer

      Profit gaat in de omschrijving van de bankafschriftregel op zoek naar een mogelijk factuurnummer (let op de grenzen van het factuurnummer die je vastlegt bij de administratie-instellingen), om vanuit dit factuurnummer de openstaande post te vinden.

   2. Factuurnummerreeks

      Profit zoekt in de omschrijving naar een nummer dat valt binnen de grenzen van de factuurnummerreeks die is ingesteld in de administratie-instellingen.

      Meer informatie:

      Als Profit bij de automatische verwerking in de omschrijving op zoek gaat naar een mogelijk factuurnummer zijn de financiële administratie-instellingen op het tabblad Bankafschriften inlezen van belang! Met de instellingen op dit tabblad beperk je het aantal criteria waarop Profit controleert tijdens het verwerken. Hoe verder je deze mogelijkheden begrenst, hoe sneller de automatische verwerking zal gaan.

      Profit controleert of het nummer dat in de omschrijving wordt gevonden voldoet aan de instellingen die vastgelegd zijn op het tabblad 'Bankafschriften inlezen'. In de financiële administratie-instellingen (via Financieel / Beheer / Instellingen administratie) op het tabblad 'Bankafschriften inlezen' moeten de volgende velden goed zijn ingevuld:

      • Lengte factuurnummer
      • Factuurnummer van:
      • Factuurnummer t/m:

      Vul je deze velden niet? Dan vindt er geen automatische herkenning plaats. Meer informatie over de waarde die in deze velden ingevuld moet worden vind je hier.

   3. Kenmerkende woorden

      Profit zoekt in de omschrijving naar woorden die aanknopingspunten bieden voor het vinden van het factuurnummer. Profit zoekt in de omschrijving bijvoorbeeld naar een voorloopgedeelte of afkortingen van het woord 'factuur'.

5. Klopt het bedrag?

   Is, op basis van het factuurnummer, de juiste openstaande post gevonden? Dan vindt er een controle op het bedrag plaats. Profit controleert of het bedrag van de bankafschriftregel overeenkomt met het bedrag van de openstaande factuur. In deze controle houdt Profit rekening met eventuele betalingsverschillen, mits je dit in de financiële administratie-instellingen hebt ingesteld.

   Meer informatie:

   Profit boekt de betalingsverschillen automatisch weg als het betalingsverschil kleiner of gelijk is aan het ingestelde maximale betalingsverschil. Je legt het maximale betalingsverschil vast in de financiële administratie-instellingen. Daarnaast selecteer je in de instellingen het dagboek waar Profit de journaalposten voor betalingsverschillen in boekt en de rekeningen waarop Profit deze boekt.

   Zie ook:

   • Deelbetalingen en betalingsverschillen

   Heb je geen marges voor betalingsverschillen ingesteld? Dan moet het bedrag van de bankafschriftregel precies overeenkomen met het bedrag van de gevonden openstaande factuur. Bij een afwijkend bedrag kan Profit deze bankafschriftregel niet automatisch verwerken.

Automatisch of handmatig verwerken?

Als het bedrag van de bankafschriftregel overeenkomt met het bedrag van de openstaande post, herkent Profit de openstaande post en wordt de bankafschriftregel automatisch verwerkt.

Komt het bedrag van de bankafschriftregel niet overeen met het bedrag van de openstaande post? Dan zoekt Profit bij de andere openstaande posten verder naar een mogelijke match met de bankafschriftregel. Profit zoekt door tot alle openstaande posten in de omgeving gecontroleerd zijn. Als Profit (na het controleren van alle openstaande posten) zowel de debiteur als de factuur niet heeft gevonden, vindt er bij deze regel géén automatische herkenning plaats. Profit kan deze bankafschriftregel dan niet automatisch verwerken. Bankafschriftregels die Profit niet automatisch verwerkt moet je handmatig verwerken.

Heeft Profit (op basis van bovenstaande stappen) wél de juiste debiteur achterhaalt, maar de bijbehorende openstaande post nog niet gevonden? Lees dan in de volgende alinea verder over het vervolgproces in Profit.

Meerdere facturen in één betaling

Het kan gebeuren dat Profit (op basis van bovenstaande zoekcriteria) de debiteur wél heeft gevonden, maar het bedrag van de bankafschriftregel niet overeenkomt met het bedrag van één openstaande post. In dit geval heeft Profit wel de juiste debiteur achterhaald, maar is nog niet bekend welke factuur betaald is. Dit speelt bijvoorbeeld als een debiteur met één betaling meerdere facturen betaalt.

Is (op basis van bovenstaande stappen) de debiteur wél gevonden, maar de factuur nog niet? Dan zoekt Profit binnen de openstaande posten van de gevonden debiteur naar de verschillende facturen die in één keer zijn betaald. Het verloop van dit proces is hieronder schematisch weergegeven.

Let op:

De onderstaande zoekmethoden worden dus alleen uitgevoerd als de debiteur/crediteur wél is gevonden en de factuur niet is gevonden.

Zoekcriteria:

1. Totaalbedrag afboeken bij meerdere factuurnummers

   Als de bankafschriftregel betrekking heeft op meerdere openstaande posten, kan het voorkomen dat alle factuurnummers in de omschrijving van de betaling staan. Profit legt de lijst met factuurnummers van de betreffende debiteur naast de factuurnummers die in de omschrijving van de betaling staan. Als Profit de factuurnummers herkent en het totaalbedrag van deze facturen komt overeen met het binnengekomen bedrag, worden de betreffende openstaande posten afgeletterd.

   Deze zoekmethode werkt dus alleen als alle factuurnummers in de omschrijving van de betaling zijn opgenomen.

   In deze controle houdt Profit eveneens rekening met eventuele betalingsverschillen en de marges die je in de financiële administratie-instellingen hebt ingesteld voor het automatisch afboeken van betalingsverschillen.

2. Factuurbedragen van de openstaande posten één voor één optellen

   Als laatste zoekt Profit of bij de betreffende debiteur een reeks facturen (vanaf de oudste factuur) aanwezig is met het totaalbedrag van de bankafschriftregel. Profit sorteert de openstaande posten van de debiteur op ouderdom (oudste bovenaan) en telt de bedragen één voor één bij elkaar op.

   Na elke telling controleert Profit of het betalingsbedrag van de bankafschriftregel overeenkomt met de optelling. Alleen als dit bedrag precies overeenkomt, vindt aflettering van de betreffende openstaande posten plaats. Bij deze zoekmethode houdt Profit dus géén rekening met eventuele betalingsverschillen.

   Facturen in vreemde valuta zijn uitgesloten van deze zoekmethode.

   Voorbeeld:

   Je hebt een betaling van € 1.250,00 ontvangen. Profit sorteert de openstaande posten van de betreffende debiteur op ouderdom:

   • € 400,00 (10-07-20JJ)
   • € 600,00 (20-07-20JJ)
   • € 250,00 (22-07-20JJ)
   • € 300,00 (31-07-20JJ)

   Vervolgens telt Profit de eerste twee posten bij elkaar op (€ 600,00 + € 400,00 = € 1.000,00). Het betalingsbedrag komt nog niet overeen. Na optelling van de volgende post is dit wel het geval: € 1.000,00 + € 250,00 = € 1.250,00. Profit lettert nu de eerste drie openstaande posten af.

   De laatste post (van € 300,00) wordt niet afgeletterd. De aanname is dat deze meekomt in het volgende betaalbestand.

Als bij verwerken van een bankafschrift de debiteur niet uniek gevonden is via het bankrekeningnummer, maar alle facturen die in de omschrijving staan te vinden zijn bij dezelfde debiteur, dan vindt toch de multi-match plaats. De som van de openstaande facturen moet wel kloppen met totaal betaald bedrag.

Zie ook:

• Uitzonderingen bankafschriften matchen met openstaande posten
  • Matchen debiteur op BSN
  • IBAN koppelen aan grootboekrekening
  • Transactiecode
  • Match op deelbedrag toestaan
• Bankafschriften matchen op unieke Factuurreferentie