Deelbetalingen en betalingsverschillen

Als een factuur niet volledig voldaan wordt, kan er sprake zijn van een deelbetaling of een betalingsverschil. Bij een deelbetaling blijft het restantbedrag staan als openstaande post. Betalingsverschillen worden afgeboekt als incidentele winst of verlies.

In de financiële administratie-instellingen kun je het maximale betalingsverschil vastleggen. Dit is het maximale verschil tussen de betaling en het openstaande bedrag. Small Business past dit standaard als volgt toe:

• Verschil is kleiner dan of gelijk aan het maximale betalingsverschil

  Small Business boekt automatisch een betalingsverschil en boekt de openstaande post helemaal af. Je ziet het verschilbedrag in de kolom Bet. versch. 

• Verschil is groter dan het maximale betalingsverschil

  Small Business boekt automatisch een deelbetaling en vinkt Deelbetaling aan. Het restbedrag blijft staan als openstaande post.

  Je kunt het veld Deelbetaling niet uitvinken, als het betalingsverschil groter is dan het maximale betalingsverschil. Je kunt hierdoor dus niet het verschilbedrag afboeken als betalingsverschil. Als je met je debiteur hebt afgesproken dat deze niet het hele factuurbedrag betaalt, dan kun je deze een creditfactuur sturen. Hetzelfde geldt voor crediteuren: als je niet het gehele bedrag betaalt, vraag je je crediteur om een creditfactuur.

In de financiële administratie-instellingen selecteer je het dagboek waar Small Business de journaalposten voor betalingsverschillen in boekt en de rekeningen waarop Small Business deze boekt.

Deelbetaling boeken:

1. Ga naar: Small Business / Boeken / Dagboek.
2. Controleer Boekjaar en Periode. Dit zijn het boekjaar en de periode waarin je de mutatie boekt.
3. Selecteer het dagboek. Rabobank.
4. Selecteer het debiteur- of crediteurnummer bij Rekening.
5. Klik op de actie: Facturen.

   Je opent het aflettervenster. Je kunt dit venster ook openen als je in de kolom Factuurnummer op F8 drukt.

   1. Vul het betaalde bedrag in van je bankafschrift bij Totaal (Kas/Bank).

      Onderaan het venster zie je bij Geselecteerd het totale bedrag van de geselecteerde facturen. In het veld Nog te boeken zie je het verschil tussen Totaal (Kas/Bank) en Geselecteerd. Hierdoor weet je zeker, dat je bij het voltooien het totale bedrag hebt weggeboekt.

      Als Totaal (Kas/Bank) niet ingevuld kan worden (het veld is grijs) dan kun je het veld Direct selecteren uitvinken.

   2. Je vinkt de openstaande posten aan en het veld Totaal (Kas/Bank) toont het totaal van de aangevinkte openstaande posten. Als je het totale betalingsbedrag (van je bankafschrift) hebt bereikt, voltooi je de invoer.

      Je selecteert nu alle af te boeken openstaande posten. Je houdt hierbij de volgende volgorde aan:

      • Selecteer eerst de te verrekenen creditnota's.

      • Selecteer dan de openstaande posten die je geheel wilt afboeken.

      Small Business neemt het totale bedrag van de openstaande post over in de kolom Betaald KBG, tenzij het bedrag in Totaal (Kas/Bank) niet toereikend is. In dat geval ontstaat een deelbetaling of betalingsverschil.

   3. Vul het bedrag van de betaling in bij Betaald KBG.
   4. Als een factuur niet volledig voldaan wordt, kan er sprake zijn van een deelbetaling of een betalingsverschil. Bij een deelbetaling blijft het restantbedrag staan als openstaande post. Betalingsverschillen worden afgeboekt als incidentele winst of verlies.

      Profit vinkt zelf Deelbetaling aan.

   5. Klik op: Voltooien.
6. Rond de boeking verder af.

Betalingsverschil boeken:

1. Ga naar: Small Business / Boeken / Dagboek.
2. Controleer Boekjaar en Periode. Dit zijn het boekjaar en de periode waarin je de mutatie boekt.
3. Selecteer de debiteur bij Rekening.
4. Klik op de actie: Facturen.
5. Je opent het aflettervenster. Je kunt dit venster ook openen als je in de kolom Factuurnummer op F8 drukt.
6. Vul bij Betaald KBG een bedrag in waarbij je 0,09 van de verkoopfactuur aftrekt.

   

7. Profit rekent het betalingsverschil uit.
8. Klik op: Voltooien.
9. Rond de boeking verder af.

   

10. Merk op dat Profit het totale bedrag afboekt en vervolgens het betalingsverschil als een aparte regel verwerkt.
11. Een betalingsverschil wordt altijd debet geboekt. Indien er teveel wordt betaald in plaats van te weinig, dan kan deze boeking niet anders worden verwerkt dan twee aparte boekingen in plaats van een tweede automatische boeking.