Beginbalans boeken

Als je een nieuwe omgeving toegevoegd hebt, moet je éénmalig de beginbalans vastleggen. Dit geldt ook als je van een ander boekhoudpakket overstapt op Small Business.

In de beginbalans leg je per balansrekening het beginsaldo vast in het laagste (eerste) boekjaar in Small Business. Hierbij kun je denken aan vaste activa, banksaldi, kasgeld, voorraden en leningen. Ook leg je de openstaande posten van debiteuren en crediteuren vast. Het saldo van de openstaande posten wordt verzameld geboekt op de grootboekrekening Debiteuren resp. Crediteuren.

Small Business neemt elk jaar de eindbalans over als beginbalans voor het volgende boekjaar.

Let op:

Wij adviseren je in ieder geval de openstaande posten en de bank- en kassaldi vast te leggen bij de start van de administratie. Hierdoor kun je tijdens het boeken van de bank- en kasmutaties en het verwerken van elektronische bankafschriften de eindsaldi controleren en openstaande posten afboeken. Je kunt de beginbalansboekingen ook importeren.

Voorbeeld: beginbalans

De beginbalans boekingen van het voorbeeld kan er als volgt uit zien:

Hieronder wordt het boeken van de beginbalans beschreven. Je kunt de beginbalans ook importeren via Small Business / Inrichting / Import grootboek / Financiële mutatie. Neem bij het importeren van facturen altijd het factuurnummer mee, anders worden openstaande posten geboekt als vooruitbetalingen.

Let op:

Het instellen van de begindatum boekhouding kan slechts op één moment plaatsvinden, namelijk bij het aanmaken van de omgeving. Daarna is dit niet meer te wijzigen. Een beginbalans kun je niet vóór deze datum boeken.

Mocht je deze datum toch willen wijzigen, dan dient er een aanvraag voor databewerking ingediend te worden bij AFAS Support.

Beginbalans boekingen toevoegen:

1. Ga naar: Small Business / Boeken / Beginbalans.
2. Controleer Boekjaar en Periode. Je boekt de mutaties voor de beginbalans in periode 0.
3. Klik op: Voltooien.

   Small Business toont de boekingslay-out van het dagboek. Je kunt de eerste boekingsregel invullen. Je kunt de verschillende soorten boekingen door elkaar heen toevoegen.

4. Vul de boekingsdatum in voor de beginbalans boeking. Als je een factuur inboekt voor een debiteur of crediteur geef je in dit veld de factuurdatum in.

   Let op:

   Voor het beginsaldo van een grootboekrekening gebruik je de boekingsdatum 1 januari. Daarnaast gebruik je bij een openstaande post voor een debiteur of crediteur de werkelijke factuurdatum als boekingsdatum. Dit is nodig voor een juiste bepaling van de ouderdom van de openstaande posten.

5. Selecteer in het veld Rekening de gewenste grootboekrekening, debiteur of crediteur, afhankelijk van het soort boeking dat je boekt.
6. Vul het boekstuknummer in.

   Bij een inkoopfactuur vul je in dit veld het originele factuurnummer van de leverancier in dat op de factuur afgedrukt staat. Bij een verkoopfactuur mag je dit veld leeg laten.

7. Vul je eigen (interne) factuurnummer in.

   Bij een verkoopfactuur vul je in dit veld het uitgedeelde factuurnummer in.

   Let op:

   Boek openstaande posten van debiteuren en crediteuren op aparte regels, hierdoor houd je het overzicht over deze posten.

8. Vul de boekingsomschrijving in.
9. Vul het Bedrag debet in als de grootboekrekening een positief saldo moet vertonen. Bij het boeken van een verkoopfactuur (factuur voor een debiteur) moet het bedrag in deze kolom worden ingevuld.
10. Vul het Bedrag credit in als de grootboekrekening een negatief saldo moet vertonen. Bij het boeken van een inkoopfactuur (een factuur van een crediteur) moet het bedrag in deze kolom worden ingevuld.

    Let op:

    Bij het boeken van creditnota's (negatieve facturen) wordt precies andersom geboekt: het bedrag van een creditnota voor een debiteur wordt als Creditbedrag geboekt, terwijl het bedrag van een creditnota van een crediteur juist als Debetbedrag wordt geboekt.

11. Ga naar: de volgende boekingsregel met Enter of Tab.
12. Klik op: Voltooien. als je de hele beginbalans hebt geboekt.

Zie ook

• Boekstuknummer, factuurnummer, boekingsdatum en boekstukdatum
• Mutaties raadplegen
• Mutaties verwijderen