Boekstuknummer, factuurnummer, boekingsdatum en boekstukdatum

• Het verschil tussen boekings- en boekstukdatum (03:20 min)

Aan de meeste mutaties ligt een (papieren) boekstuk met een boekstuknummer ten grondslag. Een voorbeeld hiervan is het volgnummer op het bankafschrift: dit leg je bij het boeken van het bankafschrift vast als boekstuknummer.

Het factuurnummer van een inkoopboeking is het nummer dat intern wordt uitgedeeld bij binnenkomst van de inkoopfactuur. Het boekstuknummer van een inkoopboeking is een extern nummer van de leverancier. Bij een verkoopboeking gebruik je uiteraard ook je eigen factuurnummers. Op verkoopfacturen vermeld je altijd een factuurnummer, dat de klant als betalingsreferentie gebruikt.

Dubbele boekstuknummers in dagboek

In de tabel zie je dat bij een memoriaalboeking (en bij kas-/bankboekingen) het 'Boekstuknummer' het interne nummer is in de administratie; bij inkoopfacturen is het boekstuknummer het interne nummer het veld 'Factuurnummer'. Er zit dus een verschil in het soort dagboek waarin je boekt.

Dubbele boekstuknummers kunnen voorkomen in een dagboek, doordat je meerdere keren hetzelfde boekstuknummer kunt gebruiken bij bijvoorbeeld memoriaal boekingen. Dit komt omdat bepaalde journaalposten meerdere keren gemaakt kunnen worden, waarbij telkens hetzelfde boekstuknummer geldt.

Bij bijvoorbeeld inkoopfacturen is het interne nummer het factuurnummer in de administratie. Dit moet wel uniek zijn, je mag een inkoopfactuurnummer maar één keer gebruiken. Bij het boeken van de inkoopfacturen vul je ook het boekstuknummer in (dit is het nummer wat je leverancier heeft vermeld op de factuur). Dit kan meerdere keren voorkomen, want twee leveranciers kunnen wel hetzelfde nummer hanteren. Bij dubbele invoer van een boekstuknummer bij de inkoopfacturen in dezelfde administratie, geeft Profit een waarschuwing geven dat het nummer al gebruikt is bij een andere boeking. Deze waarschuwing geeft Profit alleen bij boeking in hetzelfde jaar. Je kunt na de melding wel doorgaan, omdat het kan zijn dat het een factuur van een andere leverancier is. Profit voert deze controle uit op dubbele invoer van boekstuknummer binnen één administratie. Als je meerdere administraties hebt en het boekstuknummer is in een andere administratie geboekt, dan controleert Profit hier niet op. Zie ook informatie over boekstuknummers/factuurnummers bij inkoopfacturen boeken.

In de tabel zie je welke teller je kunt instellen. Je kunt geen teller instellen voor het dagboek Inkoop om het laatste boekstuknummer automatisch te bepalen, maar wel een teller voor het interne factuurnummer.

Je kunt wel een teller instellen voor het dagboek Memoriaal om het laatste boekstuknummer automatisch te bepalen. Deze teller koppel je aan het dagboek Memoriaal via Small Business / Boeken / Dagboek, op het tabblad Algemeen. De teller is per administratie gekoppeld.

Wat is het verschil tussen boekingsdatum en boekstukdatum

Let op: 

Bij alle dagboeken behalve inkoop, verkoop en beginbalans, is de boekstukdatum gelijk aan de boekingsdatum. Daarom is in de standaard boekingslay-out die AFAS Software meelevert ook maar één datumveld opgenomen.

Als je dus in een ander dagboek dan inkoop, verkoop of beginbalans een datumveld toevoegt en je wilt daar een afwijkende datum invoeren, zal Small Business deze bij voltooien alsnog gelijkzetten aan de boekingsdatum.

Zie ook

• Mutaties raadplegen en wijzigen
• Dagboeken inrichten
• Beginbalans boeken
• Vaste journaalposten
• Jaren blokkeren en deblokkeren
• Inkoopfactuur in geblokkeerde periode wijzigen