Inkoopfactuur boeken
|
Inhoud |
Inkoopfactuur boeken
Je vult het brutofactuurbedrag (inclusief btw), het nettobedrag (exclusief btw) en de btw-code in. De btw-code bevat het btw-percentage waarmee Small Business de btw berekent. Het bedrag gaat via de btw-code automatisch mee in de btw-aangifte.
Als je de eerste boekingsregel hebt ingevuld, berekent Small Business direct het btw-bedrag. Als het netto regelbedrag plus het btw-bedrag gelijk is aan het brutofactuurbedrag, heb je alle gegevens ingevuld. Small Business voegt dan direct een boekingsregel toe voor de btw en je kunt de boeking voltooien. Als je een ander bedrag hebt ingevuld, kun je de boeking nog niet afronden en moet je het kostenbedrag uitsplitsen.
Bij inkopen maak je gebruik van een factuurnummer en een boekstuknummer:
- Boekstuknummer
Het originele factuurnummer dat door de leverancier op de inkoopfactuur wordt vermeld. Small Business schrijft dit originele factuurnummer weg als betalingskenmerk in het betaalbestand bij het automatisch betalen van crediteuren. Het nummer kan en mag meerdere keren voorkomen, zo bestaat de mogelijkheid dat je aan het begin van het jaar bijvoorbeeld meerdere keren factuurnummer 2015003 ontvangt.
- Factuurnummer
Je eigen volgnummer voor binnengekomen facturen. Dit is een uniek nummer en kan dus ook maar één keer voorkomen in je administratie. Zelfs over 20 jaar wordt het nummer nog niet vrijgegeven voor hergebruik (tenzij je in de komende 20 jaar hebt besloten om alles opnieuw in te richten). Small Business kan dit nummer automatisch bepalen op basis van de factuurteller (die is gekoppeld aan het dagboek). Je kunt het gegenereerde factuurnummer eventueel nog wijzigen.
Inkoopfactuur boeken:
- Ga naar: Small Business / Boeken / Dagboek.
- Controleer Boekjaar en Periode. Dit zijn het boekjaar en de periode waarin je de mutatie boekt.
- Selecteer het inkoopboek.
- Klik op: Voltooien.
Je ziet nu de boekingslay-out van het dagboek.
- Gebruik als Datum boeking altijd een datum (binnen de geselecteerde periode) waarop de boeking betrekking heeft.
Je kunt de factuurdatum aanpassen door middel van de actie Factuurdatum. Het wijzigen van de factuurdatum zorgt er onder ander voor dat de vervaldatum van de factuur opnieuw wordt berekend. In onderstaand voorbeeld wordt de mutatie vastgelegd in periode 1 ondanks dat de factuurdatum in periode 2 ligt.
- Vul (een deel van) de zoeknaam van de crediteur in bij Zoekhulp of selecteer de crediteur in Rekening.
Als de (gedeeltelijk) ingevulde zoeknaam uniek is, dan stelt Small Business automatisch de crediteur voor. Als er meerdere crediteuren zijn die het ingevulde gegeven als zoeknaam bevatten, dan toont Small Business een weergave waarin je de crediteur selecteert. Als de zoeknaam niet voorkomt in Small Business, dan kun je in de kolom Rekening zoeken naar een crediteur.
Als de crediteur nog niet vastgelegd is in Small Business, voeg je deze direct toe met de actie Nieuwe inkooprelatie. Dit is niet mogelijk als het veld Rekening al een waarde heeft.
- Vul het originele factuurnummer van de inkoopfactuur in bij Factnr. Crediteur (ook wel Boekstuknummer).
Dit nummer wordt bij het automatisch betalen van de factuur opgenomen bij Omschrijving.
In de kolom Factuurnummer wordt automatisch je interne factuurnummer voorgesteld. Interne factuurnummers zijn uniek en worden gebruikt bij zowel debiteuren als crediteuren. Als er geen factuurnummer verschijnt dan is de teller voor de interne factuurnummers niet aanwezig of niet gekoppeld aan je dagboek Inkoop.
- Vul het volledige factuurbedrag (inclusief btw) in bij Factuurbedrag. Als je een creditnota wilt invoeren, dan kun je het creditbedrag in de kolom Kostenbedrag ingeven.
- De door Small Business bepaalde vervaldatum staat al in de boekingsregel, maar je kunt deze aanpassen.
Als je de factuurdatum wijzigt via de actie Factuurdatum, zal Small Business de vervaldatum automatisch opnieuw berekenen.
- Selecteer in de kolom Bijlage als je een bestand van de factuur (pdf) direct bij het boeken als bijlage wilt toevoegen.
Je kunt alleen een bijlage selecteren op de eerste boekingsregel bij de crediteur.
De inkoopfactuur met bijlage (pdf) kun je achteraf wijzigen of raadplegen.
- Druk op: Enter.
Small Business voegt een kostenregel toe.
- Als de crediteur een vaste tegenrekening heeft, neemt Small Business deze over in de boekingsregel. Anders kies je de tegenrekening.
- Het nettofactuurbedrag verschijnt automatisch in de boekingsregel. De btw-code van de tegenrekening wordt ingevuld.
Als je geen btw kunt boeken bij de kostenrekening, is in de eigenschappen van de rekening het veld Btw toestaan niet aangevinkt.
- Druk op: Enter. als je het hele bedrag op de tegenrekening wilt boeken.
Small Business voegt een extra boekingsregel toe voor het btw-bedrag.
- Controleer de gegevens.
- Klik op: Voltooien.
Inkoopfactuur sneller boeken met voorkeur tegenrekening
Het boekingsproces verloopt sneller als je een Voorkeur tegenrekening koppelt aan de crediteur. Deze verschijnt automatisch als je tijdens het boeken de crediteur kiest. Als je standaard bijvoorbeeld energie geleverd krijgt van de crediteur, koppel je een energierekening als Voorkeur tegenrekening.
Voorbeeld:
Je hebt een factuur ontvangen van Kantoorhandel De Wit voor levering van diverse kantoorartikelen. De volgende gegevens staan op de factuur:
- Bedrag: € 1.000,00
- Btw: € 210,00
- Totaal factuurbedrag: € 1.210,00
De voorkeur tegenrekening bij de crediteur Kantoorhandel De Wit' is Kantoorartikelen (4500).
De kostenrekening Kantoorartikelen (4500) heeft als voorkeur btw-code Btw te vorderen hoog (5).
In het inkoopboek vult de volgende gegevens in:
- Rekening: je selecteert de crediteur Kantoorhandel De Wit.
- Bedrag credit: je vult het totale factuurbedrag in van € 1.210,00.
Small Business genereert de kostenregel en de btw-regel.
Nadat je de tegenrekening hebt ingevuld, zal Small Business de btw-code van deze rekening automatisch overnemen in de boekingsregel. Als de tegenrekening geen vaste btw-code heeft, moet je een btw-code selecteren in de boekingsregel. Small Business berekent op basis van de btw-code het btw-bedrag en bepaalt op welke grootboekrekening het btw-bedrag moet worden geboekt. Ook hier krijg je een versnelling door een voorkeur btw-code aan de grootboekrekening te koppelen.
Inkoopfactuur sneller boeken met een voorkeur tegenrekening:
- Ga naar: Small Business / Boeken / Dagboek.
- Controleer Boekjaar en Periode.
- Selecteer het dagboek.
- Klik op: Voltooien.
- Vul in het veld Zoekhulp (een deel van) de zoeknaam (wit) van de crediteur in of selecteer de crediteur in Rekening.
- Vul het originele factuurnummer van de inkoopfactuur in bij Factnr. Crediteur (ook wel Bkst.nr.).
In de kolom Factuurnummer stelt Small Business automatisch je interne factuurnummer voor.
- Vul het volledige factuurbedrag in bij Factuurbedrag.
- Druk op: Enter.
Small Business toont de vervaldatum en voegt de kostenregel toe.
Omdat de crediteur een vaste tegenrekening heeft, vult Small Business het rekeningnummer automatisch op de boekingsregel in.
- Het netto factuurbedrag verschijnt ook automatisch in de boekingsregel. De btw-code van de tegenrekening wordt ingevuld.
- Druk op: Enter. Je boekt het hele bedrag op de tegenrekening.
Small Business voegt een extra boekingsregel toe voor het btw-bedrag. Druk meerdere malen op Enter totdat de boekingsregel is doorgelopen en de cursor op een nieuwe regel verschijnt.
- Klik op: Voltooien.
Zie ook
|
Direct naar |