Grootboek inrichten
Het grootboek vormt de ruggengraat van de administratie; je registreert hier alle financiële mutaties. Je kunt elke mutatie opzoeken en wijzigen in het grootboek.
|
Inhoud |
Beschrijving
Als de omgeving gebaseerd is op een voorgedefinieerde Profit-omgeving, bevat deze een standaard rekeningschema volgens de Nederlandse indeling. Je kunt natuurlijk ook je eigen indeling gebruiken. Small Business maakt het je makkelijk omdat je de nummers van grootboekrekeningen kunt aanpassen.
Wij adviseren je om samen met de accountant het rekeningschema te bepalen.
Soorten grootboekrekeningen
De volgende grootboekrekeningen hebben in de financiële administratie een speciale toepassing:
- Rekening resultaat
Het resultaat is het saldo van alle rekeningen van één boekjaar die op de winst- en verliesrekening staan. Als je een omgeving toevoegt moet je hier een rekeningnummer voor invullen, daarna voegt Small Business deze rekening automatisch toe.
- Btw-rekeningen
Je registreert te betalen en te vorderen btw via balansrekeningen. Doordat deze rekeningen zijn gekoppeld aan btw-codes worden ze tijdens het boeken automatisch bijgewerkt.
- Betalingsverschillen
Betalingsverschillen ontstaan doordat bij betalingen het bedrag van de openstaande posten niet volledig wordt voldaan. Als je een omgeving toevoegt moet je hier een rekeningnummer voor invullen, daarna voegt Small Business deze rekening automatisch toe.
- Verzamelrekeningen debiteuren en crediteuren
Je koppelt debiteuren en crediteuren aan een verzamelrekening. Via deze rekening koppel je met de subadministratie openstaande posten. Als je bijvoorbeeld een verkoopfactuur voor een debiteur toevoegt, boekt Small Business het totale bedrag automatisch op de verzamelrekening van de betreffende debiteur. Als de debiteur betaalt, wordt de post van de verzamelrekening afgeboekt.
Je richt de verzamelrekeningen zelf in. Voor kleine bedrijven is één verzamelrekening debiteuren en één verzamelrekening crediteuren vaak voldoende. Je kunt de verzamelrekeningen gebruiken om onderscheid te maken tussen bepaalde groepen debiteuren, zoals binnenlandse en buitenlandse debiteuren. Dit biedt meer inzicht in de informatie die je uit het grootboek kunt halen.
- Kas- en bankrekeningnummers
Je boekt kas- en bankmutaties in de gelijknamige dagboeken. Deze dagboeken hebben een vaste tegenrekening. Het saldo van bijvoorbeeld de grootboekrekening Kas moet gelijk zijn aan het actuele kassaldo als je alle kasmutaties hebt geboekt. Als je verschillende bankrekeningnummers hebt, gebruik je voor elk bankrekeningnummer een apart dagboek met een eigen rekening.
- Memorialen met een vaste tegenrekening.
Een voorbeeld van een memoriaal met een vaste tegenrekening is de beginbalans. Dit is een tussenrekening die geen saldo heeft ('gladloopt') als je alle beginbalansmutaties hebt ingevoerd.
Werkwijze
- Grootboekrekening toevoegen
Het grootboek is ingedeeld in rubrieken en subrubrieken die samen de balans en winst- en verliesrekening vormen. Bekijk deze structuur en voeg grootboekrekeningen op de juiste plaats toe.
- Grootboekrekeningnummer wijzigen
Je kunt een grootboekrekeningnummer altijd wijzigen. Deze wijziging wordt ook doorgevoerd in de mutaties.
- Grootboekrekeningen verwijderen
Als je het standaard rekeningschema hebt overgenomen, dan wil je waarschijnlijk grootboekrekeningen verwijderen.
- Handmatig boeken op grootboekrekeningen blokkeren
Je kunt een grootboekrekening zo inrichten dat handmatig boeken niet mogelijk is.
- Grootboekrekening blokkeren/deblokkeren
Als op bepaalde grootboekrekeningen niet mag worden gemuteerd, kun je deze blokkeren.
- Lengte grootboekrekeningen wijzigen
Je kunt de lengte (aantal posities) van grootboekrekeningnummers wijzigen. Deze wijziging wordt ook doorgevoerd in de mutaties.
- Grootboek indelen met rekeningniveaus
Je deelt de kolommenbalans, de winst- en verliesrekening en de exploitatieoverzichten in met niveaus en subniveaus.
- Rapportagecockpit inrichten
Je kunt de balans, verlies-en winstrekening en het overzicht kengetallen raadplegen via de rapportagecockpit. De indeling van de rapporten wordt bepaald door de rapportagestructuur. In de rapportagestructuur koppel je grootboekrekeningen aan rapportagecodes. De rapportagecodes worden met Profit meegeleverd, maar je kunt ook zelf nieuwe rapportagecodes toevoegen.
- Dagboeken toevoegen
Voeg dagboeken toe voor de verschillende soorten mutaties die je in Small Business boekt. De meeste dagboeken hebben een vaste tegenrekening. Voeg deze tegenrekening eerst toe, voeg dan het dagboek toe en koppel de tegenrekening.
- Grootboekrekeningschema importeren
Je kunt een grootboekrekeningenschema exporteren uit een omgeving en importeren in een andere omgeving.