Financiële Mutaties
Je boekt financiële mutaties in de dagboeken. Je kunt mutaties handmatig invoeren, maar Small Business kan veel mutaties automatisch genereren. Dit geldt bijvoorbeeld voor verkoopfacturen.
Als je een mutatie voltooit, verwerkt Small Business deze automatisch in het grootboek. Het grootboek is hierdoor altijd up-to-date.
Video
Beschrijving
Je legt je mutaties vast in dagboeken. Elk dagboek in je omgeving is afgestemd op een bepaald type mutaties, zoals verkoopfacturen of bankafschriften. Voor sommige typen mutaties heb je waarschijnlijk meerdere dagboeken, je bepaalt dit zelf in de inrichting:
- Je gebruikt voor elk bankrekeningnummer één dagboek. Een bankboek heeft namelijk altijd een vaste tegenrekening: de grootboekrekening waarop alle ontvangsten en uitgaven van het betreffende bankrekeningnummer worden geboekt.
- Je kunt aparte verkoopdagboeken voor binnenlandse en buitenlandse verkopen gebruiken. Hetzelfde geldt voor inkopen.
Elk dagboek heeft een eigen scherm voor boekingen, de dagboeklay-out. Door de combinatie van de instellingen van het dagboek en de lay-out kun je het boekingsproces optimaal afstemmen op je organisatie.
Voorbeeld:
Je hebt in de instellingen van het kasboek aangegeven, dat Small Business moet controleren op het ontstaan van een negatief kassaldo. Hierdoor voorkom je, dat in je administratie een negatief kassaldo kan ontstaan (de Belastingdienst controleert hierop).
Mutaties automatisch boeken
Bepaal eerst welke mutaties je automatisch kunt boeken. In Small Business heb je veel mogelijkheden:
- Vaste journaalposten
Dit zijn journaalposten die elke periode opnieuw moeten worden vastgelegd. Denk hierbij aan afschrijvingsmutaties.
- Verkoopfacturen
Deze journaalposten worden na het maken van facturen verwerkt.
- Bankafschriften
Met behulp van door je bank geleverde bestanden boek je je dagafschriften snel en eenvoudig weg.
- Inkoopfacturen
Lever je betaalbestand in bij je bank en boek je crediteuren automatisch af.
Alleen mutaties die je niet volgens bovenstaande methodes kunt boeken, boek je handmatig.
Boekingsprogramma
Je gebruikt het boekingsprogramma voor het toevoegen van handmatige mutaties. Je kunt met meerdere personen tegelijkertijd mutaties boeken. Tijdens het boeken van mutaties worden de mutaties weggeschreven in een tijdelijke tabel. Zodra je een boeking voltooit, verwerkt Small Business de mutaties in het grootboek.
Bij het starten van het boekingsprogramma geef je in ieder geval het boekjaar, de periode en het dagboek aan waarin je wilt boeken. Vervolgens wordt de boekingslay-out van het betreffende dagboek weergegeven en kun je boeken.
In het boekingsprogramma worden mutaties altijd per journaalpost geboekt. Een journaalpost bestaat altijd uit minimaal twee regels. Dit betekent niet dat je ook altijd twee regels moet boeken, want het boekingsprogramma genereert zelf de boeking op de tegenrekening bij dagboeken waar een tegenrekening is ingesteld. Aan elke journaalpost wordt een uniek journaalpostnummer toegekend, zodat je gehele journaalposten kunt raadplegen en eventueel exporteren. Een journaalpost moet altijd in evenwicht zijn, anders is het niet mogelijk om een nieuwe journaalpost te boeken of de geboekte journaalpost(en) op te slaan.
Je kunt alleen boekingen invoeren in een boekjaar dat is vastgelegd in de periodetabel.