SEPA-incasso begrippen en scenario's
Hier vind je een toelichting van een aantal begrippen rond de SEPA incasso. Ook vind je hier een aantal scenario's voor incassomachtigingen.
|
Inhoud |
SEPA-incasso begrippen
Hier vind je een toelichting van een aantal begrippen binnen SEPA-incasso in het algemeen.
SEPA
Afkorting van Single Euro Payments Area, in het Nederlands ’Gemeenschappelijk eurobetalingsgebied’
Single Euro Payments Area (SEPA) heeft als doel te komen tot één Europese betaalmarkt waarin geen onderscheid meer bestaat tussen binnenlands en buitenlands betalingsverkeer. Het SEPA-gebeid bestaat uit de EU-landen, aangevuld met Noorwegen, IJsland en Liechtenstein, Zwitserland en Monaco.
Code aanlevering transactie
De code van de incassotransactie is een waarde die incassanten moeten aanleveren bij het XML-bestand van de SEPA-incasso-opdracht. Incassanten moeten, wanneer zij Europese incassotransacties bij hun bank ter verwerking aanbieden, bij deze transacties een onderscheid maken in zogenoemde ‘sequence types’. Zij moeten, per afgegeven machtiging, bij elke incassotransactie een specifiek type aangeven. Profit bepaalt deze waarde en legt deze vast als Code aanlevering transactie in de eigenschappen van de incassomachtiging. De volgende codes worden onderscheiden:
- OOFF (One-Off): een eenmalige incassotransactie
- (First): een eerste incassotransactie van een reeks. Deze wordt niet meer toegepast bij incasso-opdrachten vanaf Nederlandse IBAN-bankrekeningnummers (dit zijn IBAN-bankrekeningnummers waarvan de BIC-code de landcode NL bevat).
- RCUR (Recurring): de daarop volgende terugkerende incassotransacties.
- FNAL ('Final') (Laatste opdracht in een reeks incassotransacties) mag binnen SEPA gebruikt worden om de laatste incassotransactie in een reeks aan te leveren. De banken en DNB raden het gebruik hiervan echter af. De laatste incasso is dus gewoon een RCUR.
- Incasso Buiten Nederland
Bij incasso-opdrachten vanaf niet-Nederlandse IBAN-bankrekeningnummers (dit zijn IBAN-bankrekeningnummers waarvan de BIC-code niet de landcode NL bevat) is ook de code FRST van toepassing. Dit is de eerste incassotransactie van een reeks. Vervolgopdrachten krijgen de code RCUR. De bank zal niet incasseren bij een opdracht met de code RCUR als er nog nooit een code FRST is geweest.
Creditbank
De bank van de incassant. Deze bank ontvangt de incasso-opdracht van de incassant en stuurt transacties door naar de debet banken met het verzoek de incasso uit te voeren op de rekening van de debiteur.
Debiteur
Degene bij wie geïncasseerd wordt.
Debetbank
De bank van degene bij wie geïncasseerd wordt, oftewel de bank van de debiteur.
Incassant
Degene die incasseert.
Incasso-opdracht
Een groep van incassotransacties die als één geheel aan de bank wordt aangeleverd.
Incassomachtiging
Overeenkomst die getekend is door de debiteur, waarin hij de incassant toestaat bedrag(en) van zijn bankrekeningnummeraf te schrijven, onder vermelding van het machtigingskenmerk dat op de overeenkomst staat.
Incassotransactie
Een transactie waarbij de bank van een incassant de bank van een debiteur verzoekt een bedrag van de rekening van de debiteur af te schrijven om dit bij te schrijven op de rekening van de incassant.
Incassowijze SEPA
Deze term wordt gebruikt om aan te duiden over welke incassowijze er gesproken wordt. Binnen SEPA zijn de ‘Standaard’ incassowijze en de ‘Zakelijke’ (B2B) incassowijze mogelijk.
- De Standaard incassowijze biedt ruime bescherming aan degene bij wie geïncasseerd wordt, waaronder een terugboekingsrecht van acht weken.
- De B2b incassowijze biedt geen terugboekingsrecht, maar stelt wel meer eisen aan de incassomachtiging. Deze moet door degene bij wie geïncasseerd wordt bij de eigen bank geregistreerd worden. De debetbank (de bank van degene bij wie geïncasseerd wordt, oftewel de bank van de debiteur) kan bij een zakelijke incassotransactie dus checken of de incassant gemachtigd is en zal de incassotransactie niet uitvoeren als de machtiging ontbreekt. Deze check vormt een waarborg tegen onrechtmatig gebruik van de zakelijke incassowijze die bij de standaard incassowijze niet aanwezig is.
PAIN
XML formaat dat binnen SEPA de standaard is voor het elektronisch versturen van betaal- en incasso-opdrachten naar de bank.
SEPA-incassomachtigingen scenario's
Hier vind je een aantal voorbeelden van de meest voorkomende situaties voor incassomachtigingen.
Scenario 1:
Aanmaken nieuwe debiteur; via de wizard ‘nieuwe organisatie/persoon’ ontstaat een nieuwe organisatie die ook een debiteur is. Als deze de eigenschap Automatisch incasseren = J krijgt ontstaat er automatisch een Te tekenen machtiging.
Scenario 2:
Journaliseren vanuit ordermanagement of abonnementen; als men facturen journaliseert zodat er financiële facturen ontstaan, en de voorkeursinstelling bij (sommige) debiteuren is 'Incassomachtiging vereist per factuur’ dan ontstaat er voor de financiële facturen bij deze debiteuren een Te tekenen eenmalige incassomachtiging.
Scenario 3:
Wijzigen voorkeursinstelling ‘incassomachtiging vereist per factuur’ bij de debiteur; de doorlopende machtiging (als Te tekenen) wordt verwijderd en (als je kiest om de instelling door te voeren voor alle openstaande posten) voor alle openstaande posten ontstaat een ‘Te tekenen’ eenmalige machtiging.
Scenario 4:
Debiteur abc stuurt een ‘stoplicht kaart’ om z’n machtiging in te trekken; dit moet je in Profit handmatig verwerken; Je past de status aan naar Ingetrokken en vinkt de eigenschap Automatisch incasseren uit. Indien de debiteur op ‘incasseren = ‘J’’ blijft staan komt er een signaal ‘geen machtiging voor debiteur abc’. (De debiteur moet niet in de weergave Incassomachtigingen debiteuren' komen, omdat het opnieuw verstrekken van een machtigingsformulier ongewenst is. Met andere woorden alleen Te tekenen machtigingen staan in de weergave Incassomachtigingen debiteuren, Ingetrokken of Vervallen machtigingen staan hier niet.)
Scenario 5:
Debiteur abc uit scenario 4 tekent nieuwe machtiging; dit moet je handmatig in Profit verwerken; de eigenschap ‘Automatisch incasseren’ aanvinken, de status van de bestaande machtiging veranderen naar 'Actief' en de 'Ondertekeningsdatum’ aanpassen naar de nieuwe datum.
Scenario 6:
Conversie; Je stelt in een administratie-bankrekeningnummer voor het eerst incassoformaat = SEPA Direct Debits (PAIN-formaat) in. Debiteuren met een Nederlandse IBAN, Automatisch incasseren = ‘J’ en ‘incassomachtiging vereist per factuur’ = ‘N’ en waarbij eerder geïncasseerd is, krijgen een geconverteerde machtiging. Debiteuren en facturen die op Automatisch incasseren = ‘J’ staan, en waarbij nog niet geïncasseerd is krijgen een Te tekenen machtiging.
Scenario 7:
Incasseren met eenmalige machtiging; het is niet gewenst dat de machtiging de status ‘Actief’ houdt na het incasseren. Op het moment dat de te incasseren factuur meekomt in de incasso-opdracht, krijgt de machtiging de status ‘Voltooid (eenmalige machtiging)’. Wordt de incasso geweigerd op gestorneerd, dan wordt de status teruggezet naar ‘Actief’.
Scenario 8: