Openstaande posten raadplegen

De weergaven met openstaande posten bevatten alle facturen die nog niet (volledig) voldaan zijn.

Deze beschrijving geldt voor zowel debiteuren als crediteuren.

Let op:

Het kan voorkomen dat het saldo van de openstaande posten niet overeenstemt met het saldo van de verzamelrekening Debiteuren (dan wel Crediteuren) in de Proef-/saldibalans of de Kolommenbalans.

Het verschil in saldo is als volgt te verklaren: De peildatum die Small Business in de openstaande postenlijst gebruikt is op basis van factuurdatum, terwijl de Proef-/saldibalans en de Kolommenbalans worden weergegeven op basis van de boekingsdatum. Ook de Ouderdomsanalyse wordt samengesteld op basis van de factuurdatum.

Om het saldo van de verzamelrekening Debiteuren en Crediteuren in de Proef-/saldibalans of de Kolommenbalans te controleren moet je de rapporten Controlelijst debiteuren (Profit) en Controlelijst crediteuren (Profit) gebruiken. De peildatum van deze rapporten is wel op basis van de boekingsdatum. De totalen van deze rapporten zullen wel overeenkomen met het saldo van de verzamelrekening in de Proef-/saldibalans of de Kolommenbalans.

Als er hierna nog steeds een verschil is, dan kan het ook te maken hebben met de tabel Cumulatieve mutaties. Deze tabel te herberekenen, met actie Financieel herberekenen, kan er ook voor zorgen dat de saldi weer gelijk zijn. Hiervoor mogen geen andere gebruikers in Profit Financieel actief zijn. De omgeving moet na deze actie worden geconverteerd. Profit haalt hiermee eventueel achtergebleven gegevens nogmaals op uit de database. Hiermee moet je het verschil kunnen achterhalen en/of kunnen oplossen.

Video

• Openstaande posten debiteuren raadplegen (03:19 min)
• Verschil tussen boekings- en boekstukdatum (04:43 min)

Openstaande posten per debiteur of crediteur raadplegen

Openstaande posten per debiteur of crediteur raadplegen:

1. Ga naar: Small Business / Debiteur / Debiteur.

   (voor crediteuren ga naar Small Business / Crediteur / Crediteur ).

2. Open de eigenschappen van de debiteur (of crediteur).
3. Ga naar het tabblad: Openstaande posten.

   Je ziet een weergave met alle gejournaliseerde facturen die nog niet voldaan zijn door de betreffende verkooprelatie/debiteur. Je hebt hier onder andere de volgende mogelijkheden:

   • Eigenschappen factuur

     Met de actie Eigenschappen factuur open je de eigenschappen van de gewenste factuur. Je opent ook de eigenschappen van een factuur als je op het tabblad Openstaande posten dubbelklikt op een regel met een openstaande post.

   • Open factuur

     Met de actie Open factuur kun je alleen een balie-/directfactuur openen. Je opent vervolgens het boekingsscherm van de factuur. Financiële facturen (financiële mutaties) die je hebt geboekt via Small Business / Boeken / Dagboek kun je niet via deze actieknop openen, deze kun je alleen openen via de actie Eigenschappen factuur.

   • Afdrukken factuur

     Met de actie Afdrukken factuur kun je alleen een balie-/directfactuur afdrukken. Je opent vervolgens het afdrukvoorbeeld van de factuur. Financiële facturen (financiële mutaties) die je hebt geboekt via Small Business / Boeken / Dagboek kun je niet via deze actieknop afdrukken, deze kun je alleen openen via de actie Eigenschappen factuur.

4. Open de eigenschappen van de gewenste factuur. Je hebt hier onder andere de volgende mogelijkheden:
   • Mutaties raadplegen.

     Op het tabblad Mutaties staan de mutatieregels van de originele verkoop (of inkoop). Je kunt deze eventueel aanpassen.

   • Aanmaningen raadplegen (alleen bij debiteuren)
   • Notitie maken

     Ga naar het tabblad: Opmerking en vul de notitie in.

   • Betalingen raadplegen

     Op het tabblad Betalingen staan alle betalingen die al op deze openstaande post zijn binnengekomen.

Openstaande posten raadplegen

1. Ga naar:
   • Small Business / Debiteur / Overzicht / Openstaande posten
   • Small Business / Crediteur / Overzicht / Openstaande posten.

   Small Business toont een weergave met alle openstaande posten. Het Saldo is het bedrag dat nog voldaan moet worden, de Vervaldatum is de datum waarop het saldo voldaan moet zijn.

   Let op:

   Het starten van deze functie kan lang duren als er veel openstaande posten zijn. Dit komt omdat de factuurstatus per openstaande post opnieuw bepaald wordt.

   Je kunt dit op twee manieren oplossen. Ten eerste kun je een nieuwe weergave maken, zonder het veld Factuurstatus. Zorg ervoor, dat deze weergave standaard geopend wordt bij het starten van de functie.

   Een andere mogelijkheid is de functie standaard starten met een filter op de weergave, waardoor er minder regels getoond worden.

2. Als je de onderliggende factuur wilt raadplegen, selecteer je de gewenste openstaande post en klik je op de actie Eigenschappen factuur.
3. Small Business toont de eigenschappen van de factuur in een apart venster.

Nieuwe bankrekeningen moeten worden beoordeeld via de workflow, als dit is ingericht. Een nieuwe bankrekening die nog niet is goedgekeurd, heeft de status Ter beoordeling. Een nog te beoordelen bankrekening kan niet worden gebruikt voor betalingen.

Rapporten openstaande posten raadplegen

1. Ga naar: Small Business / Uitvoer / Rapport.
2. Je kunt de volgende rapporten gebruiken:
   • Openstaande posten debiteuren op as 1 (of Openstaande posten crediteuren op as 1)
   • Controlelijst debiteuren (of Controlelijst crediteuren). De rapporten 'Controlelijst debiteuren (Profit)' en 'Controlelijst crediteuren (Profit)' worden samengesteld op basis van de boekingsdatum. De totalen van deze rapporten zullen overeenkomen met het saldo van de verzamelrekening Debiteuren (of Crediteuren) in de proef-/saldibalans of de kolommenbalans.
   • Openstaande posten debiteuren op nummer  (of Openstaande posten crediteuren op nummer)
   • Afloopcontrole debiteuren (of Afloopcontrole crediteuren). Dit rapport is een uitbreiding op het rapport Controlelijst debiteuren. In dit rapport worden de openstaande facturen afgedrukt en vervolgens wordt inzicht verkregen in de eventuele betalingen na de ingegeven peildatum.
3. Vul het selectievenster in:
   • Door het gebruik van de peildatum worden alleen openstaande posten getoond die vervallen op of voor de peildatum.
   • Bepaal hoe de ouderdom berekend moet worden. De ouderdom is het aantal dagen dat is verstreken sinds de factuurdatum of de vervaldatum.
4. Klik op: Voltooien.

Weergave Openstaande posten incasso-informatie

De weergave Openstaande posten incasso-informatie toont uitgebreide gegevens, waarmee je eenvoudig openstaande posten kunt aanleveren bij het incassobureau.

Openstaande posten incasso-informatie raadplegen:

1. Ga naar: Small Business / Debiteur / Overzicht / Openstaande posten.
2. Selecteer de weergave Openstaande posten incasso-informatie.

   Je ziet een nieuwe weergave met de uitgebreide gegevens van de openstaande posten ten behoeve van het incassobureau.

Zie ook

• Openstaande posten bewerken voor aanmaningen