Loonberekening o.b.v. werkelijke dagen en uren

In Profit is de loonberekening standaard gebaseerd op (werkelijke) dagen en uren van de betreffende periode. Dit houdt in dat bij bijvoorbeeld een fulltime maandloner iedere maand een ander aantal dagen en uren wordt verwerkt, afhankelijk van het aantal te werken dagen en uren in die maand. De medewerker ontvangt uiteraard wel iedere maand hetzelfde salaris, maar de ene maand werkt de medewerker daarvoor meer dagen en uren dan de andere maand. Dit in tegenstelling tot gedateerde methodes waarbij op basis van gemiddelden wordt berekend. Bij die methode wordt een gemiddeld aantal dagen bepaald op basis van de totale SV-dagen in een jaar. Voor maandloners is dat gemiddelde altijd gebaseerd op 260, 261 of 262 dagen. Eén van de nadelen daarbij is dat de uitkomst voor wat betreft de dagen altijd een niet geheel getal is, terwijl medewerkers in de werkelijkheid uiteraard een geheel aantal dagen hebben gewerkt.

Een berekening gebaseerd op (werkelijke) dagen en uren van de betreffende periode  is daarom altijd veel zuiverder. Denk daarbij bijvoorbeeld aan de loonheffing. In bepaalde situaties kan de dagtabel van toepassing zijn. Als je met gemiddelden rekent, kan het zijn dat je teveel of te weinig loonheffing berekent. De dagtabel schrijft immers voor dat je de tabel per dag toepast, niet voor een deel van de dag (bij een berekening op basis van gemiddelde dagen is de uitkomst vrijwel altijd een getal in decimalen). Het verschil wordt ook niet meer rechtgetrokken, omdat de loonheffing geen herrekening kent en lang niet iedere medewerker ook een aangifte inkomstenbelasting doet.

Voorbeelden van vergoedingen waarbij op basis van de werkelijke dagen wordt berekend:

• Maaltijdvergoeding per dag
• Werkkleding en schoeisel per dag
• Reiskosten per dag

Voorbeelden van inhoudingen die plaats dienen te vinden op basis van het (werkelijke) aantal uren:

• Vermindering salaris in verband met ouderschapsverlof
• Vermindering salaris in verband met onbetaald verlof
• Verminder salaris in verband met langdurig verzuim

Veel van deze vergoedingen worden volgens de cao alleen uitgekeerd als de medewerker daadwerkelijk werkt, maar niet bij ziekte (denk daarbij aan de vergoeding voor werkkleding en schoeisel). Doordat je  ziekte in Profit HRM registreert, bepaalt Profit automatisch de resterende gewerkte dagen in die periode en dus het juiste bedrag van de vergoeding. Als van het gemiddelde aantal dagen zou worden uitgegaan, is er een handmatige correctie nodig om de juiste vergoeding te kunnen verwerken. Het gemiddelde kan immers op decimalen achter de komma uitkomen, terwijl de cao voorschrijft de vergoeding te betalen voor iedere gewerkte dag.

Er zijn pensioenregelingen waarin is geregeld dat het parttimepercentage moet worden bepaald op basis van de werkelijke uren ten opzichte van  de roosteruren (bijvoorbeeld het pensioenfonds voor de Drankenindustrie). Dus moet voor de berekening van de pensioenpremies als gevolg daarvan ook iedere periode met het werkelijke parttimepercentage van die periode worden gerekend.

SV-dagen zijn volgens de wet altijd hele dagen. Dus ook al zou iemand een halve dag werken, dan telt die halve dag wel als één hele SV-dag.

Vaak koppel je ook met de werkelijkheid, bijvoorbeeld een tijdsregistratiesysteem (wat geen gemiddelden levert).

Voorbeeld:

In dit voorbeeld zie je hoe de berekening op basis van gemiddelden niet tot het gewenste resultaat leidt. Het uitgangspunt is een jaar van 261 dagen:

• Gemiddeld aantal dagen per maand: 21,75
• Gemiddeld aantal uren per maand: 174

In uren (een fulltimer die 8 uur per dag werkt):

De maand februari heeft maar 20 SV-dagen = 160 uur. Stel dat een medewerker 8 uur ziek is en 152 uur als onbetaald verlof heeft opgenomen. Dan betekent dat dus 174 - 8 -152 = 14 uur wat als gewerkt wordt gezien, terwijl er helemaal niet is gewerkt. Je kunt die ziektedag en onbetaald verlof ook niet omrekenen naar gemiddelden, want je krijgt dan resultaten in decimalen.

In een maand als januari (meestal 23 SV-dagen = 184 uur) werkt het andersom. Het salaris wordt zelfs negatief, want als een medewerker 176 uur onbetaald verlof neemt en 8 uur ziek is, betekent dit dat deze medewerker 174 - 176 - 8 = 10 uur negatief heeft gewerkt en dus het daarbij horende (negatieve) salaris krijgt.

In dagen:

In een jaar met 261 dagen is het gemiddelde per maand 21,75. De maand februari heeft echter maar 20 SV-dagen. Stel dat een medewerker 1 dag ziek is en er 19 dagen als onbetaald verlof heeft opgenomen. Dan betekent dat dus 21,75 - 1 -19 = 1,75 dag wat als gewerkt wordt gezien, terwijl er helemaal niet is gewerkt. Je kunt die ziektedag en onbetaald verlof niet omrekenen naar gemiddelden, want je krijgt dan resultaten in decimalen.

In een maand als januari (meestal 23 SV-dagen) werkt het andersom. Het salaris wordt zelfs negatief, want als iemand 22 dagen onbetaald verlof opneemt en 1 dag ziek is, betekent dit dat deze medewerker 21,75 - 22 - 1 = 1,25 dag negatief heeft gewerkt en dus het daarbij horende (negatieve) salaris krijgt.

De bovenstaande situatie ontstaat dus doordat je de werkelijkheid invoert (dat is noodzakelijk omdat ziektedagen bijvoorbeeld altijd in hele dagen moeten worden verwerkt) en rekent met gemiddelden.

Met andere woorden: als er bijvoorbeeld geen vergoedingen op dagbasis of inhoudingen op het salaris zijn, dan lijkt werken met gemiddelden in eerste instantie wel handig omdat elk uur dan vermenigvuldigd kan worden met het gemiddelde uurloon. Zoals uit het voorbeeld blijkt, gaat het mis zodra er sprake is van inhoudingen op het maandsalaris waarbij er zelfs negatief loon kan ontstaan of als er sprake is van (vrijwel) een gehele periode inhoudingen.