Tarieven in Projecten

Met tarieven bepaalt Profit de kosten en opbrengsten van projectregels. Profit gebruikt het tarief bij uren of eenheden in de voorcalculatie en nacalculatie. Zo ontstaat per regel een kostprijsbedrag en bij facturering op regiebasis een verkoopbedrag voor de opdrachtgever. Je kunt het voorgestelde tarief tijdens het boeken nog wijzigen.

Inhoud

Beschrijving

Tarieven zijn bedoeld voor interne calculaties én voor de bepaling van de factuurbedragen. Via de tarieven zorg je ervoor dat de medewerkers hun uren met het juiste tarief boeken.

De tariefstructuur van Profit Projecten is zeer uitgebreid. Omdat dit ook tot onoverzichtelijke inrichting kan leiden raden we je aan dit bij voorkeur op een zo hoog mogelijk niveau in te richten. Dit scheelt namelijk veel extra werk. Neem ook een beslissing of je voor de kostprijstarieven op eenzelfde manier wilt werken als voor de verkoopprijstarieven.

De tarieven voor de uren in Profit Projecten zijn datumafhankelijk. Hierdoor kun je aangeven vanaf welke datum, tot welke datum of gedurende welke periode een tarief van toepassing is.

Bij Kosten, waarvan je hebt aangegeven dat ze geen betrekking hebben op uren maar op eenheden, kun je één standaard kostprijs en één standaard verkoopprijs vastleggen.Tijdens het boeken van de voor- en de nacalculatie kun je van deze standaardprijzen afwijken.

Voor materialen (artikelen) geldt een aparte prijzen structuur. De kostprijs leg je altijd per artikel vast maar is wel datumafhankelijk. Voor de verkoopprijzen van de artikelen is een uitgebreide prijzenstructuur beschikbaar, waarin je de prijzen per artikel kunt vastleggen en waarin je ook gebruik kunt maken van prijslijsten die voor meerdere debiteuren gelden, of van prijsafspraken per verkooprelatie. Daarnaast kun je kortingen vastleggen per kortingsgroep voor meerdere verkooprelaties of kortingsafspraken per verkooprelatie. Alle verkoopprijzen en kortingen zijn datumafhankelijk. Je kunt ook actieprijzen en actiekortingen ingeven, die tijdens een bepaalde periode geldig zijn.

Opbouw tarieven en voorbeelden

Voor het bepalen van de opbouw van de tarieven moet je een aantal vragen voor jezelf duidelijk krijgen:

Wil je voor het bedrijf kostprijstarieven (kostprijzen) gebruiken?
Het kostprijstarief bepaalt in de nacalculatie het bedrag aan kosten, dat gemoeid is met de realisatie van het project.
Wil je voor het bedrijf verkooptarieven (verkoopprijzen) gebruiken?
Het verkooptarief bepaalt het bedrag dat je op de facturen aan de klant in rekening wilt brengen.
Welke grondslagen wil je hanteren voor de bepaling van de kostprijs?
Houd hierbij rekening met eventuele uitzonderingen.
Daarna doe je hetzelfde voor de verkooptarieven. Ga na welke grondslagen je wilt hanteren voor de bepaling van de verkoopprijs. Houd hierbij rekening met evt. uitzonderingen. Bepaal of deze grondslagen voor de bepaling van de kostprijzen en verkoopprijzen identiek zijn. Wanneer blijkt dat je voor zowel de kostprijs- als de verkooptarieven dezelfde methodiek hanteert, dan gebruik je voor beide dezelfde grondslag.
Beschrijf deze grondslagen en de bijbehorende tarieven en controleer of deze grondslagen als vaste waarden beschikbaar zijn. Als de grondslagen niet bestaan, beschrijf dan hoe je de vrije dimensie wilt noemen.
Benoem voor deze grondslagen het stamgegeven waar je de informatie wilt opslaan.

Voor uren bepaal je zelf op welke grondslagen je deze tarieven in de nacalculatie baseert. Voor de overige kosten (werksoorten die niet als een werksoort voor uren zijn aangemaakt) kun je beide tarieven vastleggen in de eigenschappen van de werksoorten. Voor materialen kun je gebruikmaken van de prijzenstructuur voor artikelen. Je legt de kostprijstarieven vast in de eigenschappen van de artikelen.

Let op:

Als je tarieven toevoegt, stelt Profit het juiste tarief tijdens het boeken van de nacalculatie automatisch voor. Hier kun je nog van afwijken.

Voorbeeld 1 - bepalen van grondslagen

Stel dat je de kostprijs van de medewerkers hebt samengesteld en je wilt deze gebruiken voor interne calculaties.

Daarnaast wil je dat het soort project waar de medewerker aan werkt, bepalend is voor het verkooptarief, maar je wilt ook per medewerker of klant een uitzondering kunnen maken.

Je kiest dan voor de volgende grondslagen:

Kostprijs: Medewerker
Verkoopprijs: Medewerker, Verkooprelatie, Projectgroep (soort project)

Dus als voor de tarieven één instelbare grondslag is gekozen en als deze grondslag de medewerker is, dan geldt:

Als in het tarief geen urensoort en wel een medewerker is ingevuld, dan geldt het tarief voor de medewerker ongeacht de urensoort.
Als in het tarief zowel een urensoort als een medewerker is ingevuld, dan geldt het tarief alleen voor de betreffende combinatie van medewerker en urensoort.
Als in het tarief geen medewerker en wel een urensoort is ingevuld, dan geldt het tarief voor de urensoort ongeacht de medewerker.

Voorbeeld 2 - bepalen van grondslagen met dimensies

Stel: Je wilt voor de kostprijs uitgaan van de medewerkers, maar dit wil je niet per medewerker vastleggen. Bijvoorbeeld omdat je honderden medewerkers in dienst hebt. Je gaat dan op zoek naar een methode om de medewerkers die vergelijkbaar ingeschaald zijn, te groeperen. Hierdoor kun je in een keer een groep medewerkers een kostprijstarief geven in plaats van elke medewerker afzonderlijk te muteren. Deze verzameling medewerkers noem je bijvoorbeeld 'medewerkersgroep'.

Het kan ook zijn dat je de klanten in categorieën wilt onderbrengen. Op basis van hun indeling in deze categorieën wil je bij de klanten afwijkende verkooptarieven hanteren. Laten we er vanuit gaan dat je deze verzameling klanten 'klantengroep' noemt. Daarnaast bepaalt het soort project dat de medewerker uitvoert de andere component van de verkoopprijs (projectgroep).

Oplossing: De grondslagen die je hier wilt benoemen bestaan slechts voor een deel. Alleen de soort werkzaamheden is een bestaande grondslag (werksoortgroep). De andere grondslagen (medewerkersgroep en klantgroep) zijn geen bestaande grondslagen en deze moet je als dimensies aanmaken (klantengroep bij verkooprelaties en medewerkersgroep bij medewerkers). De inrichting is dan:

Kostprijs: Medewerkersgroep (dimensie 1)
Verkoopprijs:
- Klantgroep (dimensie 2)
- Projectgroep (soort project)

De vierde grondslag wordt meestal gebruikt voor een extra verbijzondering als overwerk, weekendwerk, etc.