Nacalculatie

Onder nacalculatie verstaan we 'het registreren van het verbruik per project'. Je kunt nacalculatie gebruiken voor het registreren van uren, materialen en eenheden. Nacalculatieregels kunnen ook afkomstig zijn uit andere bronnen.

Voordelen:

  • Medewerkers kunnen hun eigen nacalculatie (uren) en declaraties boeken en raadplegen via Profit, InSite en Pocket.
  • Door ingebouwde controles minder kans op fouten.
  • Geboekte uren worden volgens afspraak doorberekend aan de klant én de medewerkers krijgen het juiste aantal uren uitbetaald.
  • Integratie tussen nacalculatie en andere Profit onderdelen mogelijk, zodat gewerkte uren, projectkosten en facturen volledig automatisch kunnen worden verwerkt.
  • Inkoopfacturen en kosten die je boekt in Profit Financieel kun je direct naar de nacalculatie van een project doorboeken.

Inhoud

Beschrijving

De werkelijke kosten (per project) registreer je via de nacalculatie. De kosten kunnen afkomstig zijn uit verschillende bronnen.

Bronnen van nacalculatie

In de nacalculatie kun je het verbruik op de volgende manieren boeken:

  • Door het boeken van uren (werksoorten) van medewerkers met een daaraan gekoppelde kostprijs.
  • Door het boeken van kosten (eenheden, bijvoorbeeld kilometers) met een daaraan gekoppelde kostprijs.
  • Via overnemen van de voorcalculatie.
  • Door een verlofaanvraag van een medewerker via de arbeidsvoorwaarden te koppelen aan een project en werksoort.
  • Door bij het boeken van inkoopfacturen in het boekingsprogramma van Profit Financieel een projectboeking te maken met Project en Kosten, artikel of werksoort. Hierdoor maak je naast de financiële boeking ook een nacalculatiemutatie. De mogelijkheid wordt per grootboekrekening bepaald.
  • Door het boeken van materialen (artikelen) met een daaraan gekoppelde kostprijs (rechtstreeks of met een Projectbon).
  • Door het boeken van een afspraak in de Profit Agenda van het type Nacalculatie.

Naast het handmatig toevoegen via Profit, InSite en Pocket kun je regels ook met de importfunctie of de UpdateConnector toevoegen. Daarnaast kunnen managers voor hun medewerkers de uren corrigeren en accorderen via Profit en InSite.

Let op:

In InSite is voor de naamgeving van de functionaliteit voor Uren boeken gekozen in plaats van Nacalculatie zoals in Profit.

Verschillende methoden van boeken nacalculatie

Welke methoden zijn er en hoe zien ze eruit?

Voordeel:

Stapelboeken (zonder begin- en eindtijd)

Kalenderboeken (met begin- en eindtijd)
  • Intuïtief je uren boeken op een dag in een agendaweergave
  • Makkelijk en snel als je heel vaak op dezelfde projecten boekt
  • Met favorietenlijst
  • Uren en kosten te boeken

    Lees: Uren boeken in kalenderweergave

Matrixboeken

Pocket uren boeken

Uren per regel in InSite

Nacalculatie per regel boeken in Profit

Nacalculatie per periode boeken in Profit
  • Makkelijk en snel als je heel vaak op dezelfde projecten boekt
  • Roostercontrole per week zorgt voor het afdwingen van juist aantal uren.

    Lees: Nacalculatie per periode boeken

Nacalculatie importeren

Nacalculatie insturen via UpdateConnector

Meerdere administraties

Aan de hand van het veld Administratie van een project bepaalt Profit in welke administratie er gefactureerd en gejournaliseerd moet worden.

Let op:

De administratie die bij het project staat op het moment dat je een nacalculatieregel toevoegt, is leidend. Als je de regel wijzigt, blijft de oorspronkelijke administratie gekoppeld aan de nacalculatieregel voor de facturatie.

Daarnaast is het van belang om te weten welk verkoopdagboek staat ingesteld via Algemeen / Inrichting / Integratie-instellingen / Integratiesoort in de eigenschappen van de integratiesoort voor facturen. De integratiesoort wordt per administratie aangemaakt.

Als je werkt met OHW in de projectadministratie dan kun je het veld Administratie zowel in de eigenschappen van het project als in de projectgroep niet invullen of wijzigen.

Voorbereiding

Werkwijze