Auditfile Financieel

Met een auditbestand kun je gegevens aanleveren aan de Belastingdienst ter controle van de boekhouding. Een auditbestand of auditfile is een bestand met administratieve gegevens in een door de Belastingdienst voorgeschreven formaat (bestandsindeling). Het genereren en verzenden van een auditfile is sneller en efficiënter dan handmatige levering.

De uitwisseling vindt plaats op verzoek van de Belastingdienst.Je krijgt daarvoor een uitnodiging via het controlebureau vanuit Belastingdienst File Transfer (BFT).

De auditfile bevat alleen mutaties. De beginbalans gaat hierbij niet mee, hiervoor kan eventueel nog naar het voorgaande jaar gekeken worden.

Het is niet mogelijk om verbijzonderingen mee te nemen in de Auditfile. Mocht je verbijzonderingen toch willen inzien, dan kun je de bijbehorende weergaves exporteren naar Excel.

Voor alle salarisgegevens in Profit is de Auditfile Payroll beschikbaar. Meer informatie hierover, vind je hier.

Let op:

Deze functionaliteit is niet beschikbaar voor klanten met een Belgische licentie.

Inhoud

Beschrijving

Gebruik van de auditfile is door de Belastingdienst niet verplicht gesteld, maar wordt wel gestimuleerd. De auditfile vereenvoudigt de controle van de boekhouding door de Belastingdienst en heeft de volgende voordelen:

  • Tijdbesparing

    Bij controle hoef je minder uitleg te geven over de inrichting van de omgeving.

  • Vereenvoudiging

    Je hoeft bij een controle de gegevens in de boekhouding niet meer te converteren naar een voor de Belastingdienst leesbaar formaat.

De mutaties in de boekhouding vormen de grondslag van de auditfile. Je kunt een auditfile ook aanleveren aan je accountant voor bijvoorbeeld controle- en rapportagemogelijkheden, ook als deze niet met Profit werkt.

Meer informatie over het gebruik van de auditfile vind je op de volgende website: softwarepakketten.nl (Onder het onderwerp 'Standaarden' kiezen voor 'Auditfiles').

Het genereren van de auditfile heeft betrekking op de administratie waarin gewerkt wordt. Indien van elke administratie een auditfile gemaakt moet worden, moet dit per administratie.

Tijdens het genereren van de auditfile maakt Profit een niet-gecomprimeerd bestand met de extensie .xaf (auditfile in XML formaat). Dit bestand verstuur je niet naar de Belastingdienst, maar dit bestand kun je zelf raadplegen met de speciale viewer die door de Belastingdienst wordt aangeboden.

Let op:

Zorg ervoor dat je een kopie van de auditfile bewaart. Deze kopie kun je gebruiken als de gegevensdrager zoek raakt of onleesbaar blijkt te zijn.

Bij het maken van een auditfile moet je een boekjaar invullen. Het is alleen mogelijk om een auditfile te maken van een heel boekjaar. Dit betekent bijvoorbeeld dat als een administratie begint ná 1-1-2022 je voor het jaar 2022 geen auditfile aan kunt maken.

Auditfile instellingen bepalen

Om de Auditfile te kunnen genereren in Profit moet de naam van de organisatie, de adresgegevens en btw-identificatienummer correct zijn vastgelegd.

Je bepaalt deze gegevens in de administratie-instellingen.

Administratie instellingen voor de Auditfile controleren/aanvullen:

  1. Ga naar: Financieel / Beheer / Instellingen administratie.
  2. Ga naar het tabblad: Btw.
  3. Vul het btw-identificatienummer in. Profit controleert het btw-nummer op geldigheid.

    Dit btw-identificatienummer moet het btw-identificatienummer zijn van de organisatie die gekoppeld is aan deze administratie, niet een nep of dummy btw-nummer of een leeg adres, etc. Het omzetbelastingnummer wordt afgedrukt op de btw-aangifte, het is dus van belang om het omzetbelastingnummer in te vullen als je de btw-aangifte wilt genereren in Profit.

  4. Klik op: Opslaan en sluiten.

Adresgegevens van de administratie controleren/aanvullen:

  1. Ga naar: Algemeen / Administratie / Beheer / Eigenschappen.
  2. Ga naar het tabblad: Algemeen.
  3. Controleer of alle adresgegevens zijn ingevuld.
  4. Klik op: Opslaan en sluiten.

XML Auditfile conversietabel inrichten:

Je kunt het XML-auditbestand optimaliseren voor het inlezen van dit bestand in andere software-pakketten.

Let op:

Als je het XML-auditbestand alleen gebruikt voor de Belastingdienst, is dit niet nodig.

De XML Auditfile bevat onder andere het rekeningtype. Om de XML Auditfile die je in Profit hebt gegenereerd te kunnen inlezen in een ander pakket, kan het nodig zijn om het rekeningtype aan te passen. Op die manier zorg je ervoor, dat het rekeningtype van het 'ontvangende' pakket wordt weggeschreven in de XML Auditfile.

  1. Ga naar: Financieel / Verslaglegging / Inrichting / Conversietabel XML-auditbestand.

    Profit toont een boekingsscherm met een groot aantal softwareproducten en de daarin gebruikte rekeningtypen.

  2. Zoek het softwarepakket op.
  3. Selecteer bij elk Type grootboekrekening het corresponderende RekeningType in Profit.
  4. Klik op: Opslaan en sluiten.

Auditfile genereren

Je kunt een auditfile in ASCII-formaat of XML-formaat genereren.

Auditfile XML genereren:

  1. Ga naar: Financieel / Beheer / Auditbestand /Auditfile XML versie 3
  2. Vul het jaar waarvoor je de auditfile wilt genereren bij Boekjaar in.
  3. Selecteer de locatie waarin de auditfile opgeslagen moet worden.

    De voorgestelde bestandsnaam bestaat uit de naam van de omgeving met de extensie *.xaf.

  4. Klik op: Voltooien.

Afhandelen via wachtrij:

Let op:

Profit plaatst deze taak in de wachtrij. Terwijl de taak in de wachtrij wordt uitgevoerd, kun je gewoon doorwerken. Zie: Wachtrij gebruiken en beheren.

  1. Handel het bestand af via Financieel / Beheer / Wachtrij, actie Afhandelen.

    Is de actie niet zichtbaar? Dan moet je deze autoriseren.

Bij het genereren van de auditfile voert Profit een aantal controles uit. Als er fouten gevonden zijn zie je in het bestand een melding. De meldingen kun je oplossen met deze checklist.

Inlezen XML auditbestand

Je kunt een XML Auditfile in Profit inlezen als een financieel project. De ingelezen data kan gebruikt worden voor rapportagefuncties (kolommenbalans, verslaglegging, consolidatie of rapportage voor een jaarrekening). Deze functionaliteit vereenvoudigt het uitwisselen van gegevens tussen de klant en de accountant.

Met een auditbestand kun je in het standaardformaat ASCII of XML gegevens aanleveren, bijvoorbeeld aan de Belastingdienst ter controle van de boekhouding. De grondslag voor het auditbestand vormen de mutaties in de boekhouding. Een XML Auditbestand is een systeem- en pakketonafhankelijk bestand waarin de grootboekadministratie in samengevatte vorm is opgeslagen. Je herkent dit bestand aan het XAF-formaat.  

Omdat een XML Auditbestand pakketonafhankelijk is, kunnen door de diverse softwarepakketten verschillende typeringen gehanteerd worden voor grootboekrekeningen. In Profit zijn deze zogenaamde grootboekrekeningtypen van belang voor de rapportagefuncties van een financieel project. Het is van belang dat je voorafgaande aan het inlezen van een XML Auditbestand, deze afwijkende grootboekrekeningtypen converteert naar typen die bekend zijn binnen Profit. Deze informatie wordt opgeslagen in een conversietabel.

Lees je een door Profit aangemaakte XML Auditbestand in, dan wordt het grootboekrekeningtype ongewijzigd in Profit overgenomen. Betreft het een XML Auditbestand dat gegenereerd is door een pakket dat niet ondersteund wordt door Profit, dan worden de typen die niet automatisch geconverteerd kunnen worden bij het inlezen, als aparte regel(s) in een volgend venster getoond. Je moet de afwijkende typen daarna handmatig koppelen aan de grootboekrekeningtypen van Profit, door het invullen van de juiste grootboekrekeningtype. Je vult hiermee een tabel aan die iedere volgende keer gebruikt wordt wanneer je een XML Auditbestand inleest.

Voorbeeld:

Profit hanteert vier typen grootboekrekeningen: 1 (activa), 2 (passiva), 3 (opbrengsten) en 4 (kosten). Andere pakketten gebruiken echter typen als bijvoorbeeld 'balans', 'winst en verlies', 'resultaat' of 'baten en lasten'. Niet-Profittypen zullen daarom vertaald moeten worden naar typen die wel aansluiten bij Profit. In dit voorbeeld wordt  'balans' dan omgezet naar 1 (activa),  'winst en verlies', resultaat en baten naar 3 (opbrengsten), en lasten naar 4.

XML Auditfile in Profit inlezen als een financieel project:

  1. Ga naar: Financieel / Verslaglegging / Verslagleggingscockpit.
  2. Klik op: Nieuw.
  3. Vul het boekjaar en de begin- en einddatum in van het auditbestand dat je wilt inlezen of importeren.

    Profit zal je erop attenderen wanneer dit niet overeenkomt met de informatie uit het auditbestand, en zal het boekjaar en de begin- en einddatum overnemen uit de XML Auditbestand als je akkoord gaat met deze afwijking.

    Je kunt met de keuze XML-auditbestand inlezen ook een auditbestand van versie 3 inlezen.

  4. Klik op: Voltooien.

    Profit controleert of het bestand de grootboekrekeningtypen bevat waarmee Profit de conversie kan uitvoeren.

    Als Profit de conversie niet kan uitvoeren dan volgt een melding, en moet je de onbekende typen in een conversietabel koppelen aan de grootboekrekeningtypen van Profit. Profit opent deze conversietabel automatisch. Je geeft voor ieder niet-bekend type het juiste type op voor Profit.

Achteraf wijzigen van koppelingen:

Om de bij het inlezen gemaakte keuzes bij het koppelen te kunnen wijzigen, open je de XML Auditfile conversietabel:

  1. Ga naar: Financieel / Verslaglegging / Inrichting / Conversietabel XML-auditbestand.
  2. Lees de betreffende XML Auditbestand opnieuw in wanneer je de waarden gecorrigeerd hebt. Profit gebruikt daarbij de gecorrigeerde waarden.

De volgende financiële-softwareprogramma's kan Profit automatisch converteren:

  • Accept Voor Windows
  • Accountview
  • Accview
  • Across
  • Adfas
  • Asperion
  • Bizzmore Lite Edition
  • Cash
  • Cclaw
  • Davilex Business
  • Exact
  • Exact Globe 2003
  • iMuis
  • King
  • Mamut
  • Microstar
  • Minipak
  • Minox
  • Mkboek
  • Multivers For Windows
  • Ohmega
  • Reeleezee Audit
  • Vemasoft