Formatiebeheer

Met formatiebeheer kun je per formatieplaats een begroting vastleggen in FTE en deze vergelijken met de feitelijke bezetting.

Beschrijving

Je kunt formatieplaatsen per werkgever begroten op organisatorische eenheid of op organisatorische eenheid en functie.

Voorbeeld indelen formatieplaatsen

De afdeling 'Administratie' is klein en heeft daarom alleen formatie op de organisatorische eenheid; formatie op functie voegt hier weinig toe.

De afdeling Opleiding & Consultancy heeft een uitgebreide verdeling, waarbij je per functie het aantal FTE kunt begroten.

Het feitelijke aantal personeelsleden per formatieplaats staat in de kolom 'Aantal FTE realisatie'. Door het verschil tussen realisatie en begroting zie je direct voor welke formatieplaatsen je nog nieuwe medewerkers moet zoeken.

Formatieplaats koppelen per medewerker

Je kunt per medewerker een formatieplaats koppelen; alleen medewerkers met een gekoppelde formatieplaats tellen mee in de realisatie.

Let op:

Gebruik je autorisatie op basis van functie? Bij deze methode kan een gebruiker (gekoppeld aan een medewerker) automatisch lid worden van bepaalde gebruikersgroepen en hierdoor ook de bijbehorende autorisatie krijgen. Houd hier rekening mee bij het in dienst melden, bij functiewijzigingen en bij de formatieverdeling.

Je kunt deze koppelingen automatisch toevoegen in de volgende situaties:

• In dienst wizard

  Als je een formatieplaats selecteert, zal Profit automatisch de bijbehorende  functie en organisatorische eenheid (en eventueel kostenplaats en -drager) overnemen.

• Nieuwe formatieplaats

  Bij het toevoegen van een formatieplaats kun je direct de juiste medewerkers koppelen.

Als een medewerker onder twee formatieplaatsen valt, geef je dit aan in de formatieverdeling van de medewerker.

Voorbeeld: 

Een medewerker werkt voor 50% op de Administratie en voor 50% als planner op de Afdeling Opleidingen.

Als je de activering 'Medewerker autorisatie op basis van formatieverdeling' gebruikt, zal Profit bij het in dienst melden van een medewerker of het toevoegen van een functieregel automatisch een nieuwe formatieregel toevoegen. Deze bevat de bovenliggende functie en organisatorische eenheid. Bovendien toont Profit in het organigram de medewerkers op basis van hun formatieverdeling. Als een medewerker via de formatieverdeling bijvoorbeeld bij twee organisatorische eenheden hoort, zal Profit de medewerker bij beide organisatorische eenheiden tonen.

Wijzigingen in de loop van de tijd

Een budget van een formatieplaats heeft altijd een specifieke geldigheidsduur, omdat de formatie in de loop van de tijd kan wijzigen:

Voorbeeld: 

De formatieplaats 'Consultancy / Consultant Software' heeft de volgende budgettering:

• 01-01-2025 t/m 31-12-2025: 7 Fte
• 01-01-2026 t/m 31-12-2026: 9 Fte
• 01-01-2027 t/m...: 12 Fte

  De einddatum van de laatste regel is niet ingevuld. Dit budget geldt vanaf 1 januari 2027, tot je weer een nieuw periodebudget invult.

Journalisering Payroll

De formatieverdeling beïnvloedt de journalisering in Profit Payroll. Als een medewerker een nieuwe functieregel krijgt, journaliseert Profit de hele periode op basis van de nieuwe functieregel. Als je bij het journaliseren wilt uitgaan van de begindatum van de nieuwe functieregel, moet je in de eigenschappen van de functieregel een formatieverdeling toevoegen.

Inrichten

Verplichte inrichting

• Organigram inrichten

  Formatiebeheer is gebaseerd op het organigram, dit moet ingericht zijn.

  Gebruiken

  • Formatieplaats toevoegen
  • Formatieplaats begroten
  • Formatieverdeling vastleggen per medewerker
  • Medewerker/formatieplaats koppelen of ontkoppelen
  • Formatieplaats raadplegen