Uniforme pensioenaanlevering inrichten (UPA)

In samenwerking met de betrokken pensioenuitvoerders is gewerkt aan de Uniforme Pensioenaangifte.
Met de Uniforme Pensioenaangifte komt er één standaard manier van aanleveren voor alle betrokken pensioenuitvoerders.

Werkwijze

Het aanleveren met de Uniforme Pensioenaangifte gaat via het proces van de pensioenaangifte, die via de loonaangifte loopt.

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen UPA van PFZW

Bijzondere aanleversituaties

Bijzondere aanleversituatie van PFZW

Inhoud

Overstap bestaande klanten

Voor de overstap van bestaande klanten hebben we aparte beschrijvingen beschikbaar met de stappen van inrichting:

Lijst Pensioenfondsen en communicatieprofielen

Klik op de link voor een overzicht met alle pensioenfondsen en het bijbehorende communicatieprofiel.

Lijst Pensioenfondsen en communicatieprofielen

Zie ook de toelichting van de volgende communicatieprofielen:

Functionaliteit Pensioenaangifte activeren

Deze functionaliteit is niet standaard beschikbaar, je moet hiervoor een activering inschakelen. Schakel de activering bij voorkeur in aan het einde van de werkdag of in het weekend. Tijdens het activeringsproces kan namelijk een conversie plaatsvinden en tijdens deze conversie kunnen de medewerkers niet in Profit werken. Het is aan te raden een nieuwe activering eerst te testen in een testomgeving, voordat je deze doorvoert in de productie-omgeving.

Naam van de in te schakelen activering:

  • Uniforme pensioenaangifte
  • Nederland (functionaliteit)

Stappen om een activering in te schakelen

Actie Pensioenaangifte autoriseren

Voor de controle van de uniforme pensioenaangifte, gebruik je de actie Pensioenaangifte in de aangiftecockpit. Deze actie autoriseer je voor de gebruikers.

Als je de instantie Uniforme pensioenaangifte wilt importeren voor medewerkers, autoriseer je de functionaliteit.

Actie autoriseren:

  1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
  2. Selecteer de groep of gebruiker.
  3. Ga naar het tabblad: Autorisatie.
  4. Ga naar: HRM / Payroll / Aangifte / Acties.
  5. Selecteer de actie Pensioenaangifte.
  6. Vink Toegestaan aan.
  7. Ga naar het tabblad: Menu.
  8. Ga naar: Algemeen / HRM / Beheer / Import Instantie.
  9. Vink Uniforme pensioenaangifte aan.
  10. Ga naar: Algemeen / HRM / Beheer / Import Instantie Mutatie.
  11. Vink Uniforme pensioenaangifte aan.
  12. Sluit de Autorisatie tool.

Zie ook

Communicatieprofiel Pensioenaangifte

Voor het verzenden van de pensioenaangifte en de UPA, richt je het communicatieprofiel in.

Deze functionaliteit is alleen beschikbaar onder de activering Uniforme pensioenaangifte en Nederland (functionaliteit). Je activeert deze functionaliteit in de gewenste omgeving. De activering kan niet meer worden teruggedraaid. Na de activering vindt een conversie plaats.

Communicatieprofiel instellen:

  1. Open de communicatie-omgeving. Je richt dit communicatieprofiel in de communicatie-omgeving in, niet per subomgeving.
  2. Ga naar: Algemeen / Communicatieservice / Communicatieprofiel.
  3. Open het communicatieprofiel:
    • Communicatie met CGI (PA)
    • Communicatie met CGI (UPA)
    • Communicatie met Centric (UPA) (dit communicatieprofiel is beschikbaar voor de Pensioenoverstappers per 2020)
    • Communicatie met TKP (UPA) (dit communicatieprofiel is beschikbaar voor de Pensioenoverstappers per 2020)
    • Communicatie met Stichting USAG (UPA)
  4. Vink Geblokkeerd uit.
  5. Ga naar het tabblad: Instellingen.

    Controleer de volgende helpitems om te achterhalen welke gegevens je moet invullen:

  6. Klik op: Opslaan en sluiten.

    Let op:

    Bij verzending via CGI moet het veld Nummer leverancier altijd gevuld zijn in de eigenschappen van de instantie bij de werkgever. Ook al is geen intermediair van toepassing.

Zie ook

Instantie, werkgever en medewerker inrichten

Om de Uniforme Pensioenaanlevering in te richten voeg je de instantie toe en koppelt deze aan de werkgever. Vervolgens voeg je deze toe bij de medewerkers.

Instantie toevoegen:

Je legt een nieuwe instantie vast voor de pensioenaangifte.

  1. Ga naar: HRM / Organisatie / Inrichting / Instantie.
  2. Klik op: Nieuw.
  3. Vul de naam en adresgegevens in.
  4. Doorloop de volgende stappen van de wizard.
  5. Selecteer Pensioenaangifte in Soort instantie.
  6. Selecteer de betreffende sector in Sector/bedrijf.

    Controleer de sector goed of neem hiervoor bijvoorbeeld contact op met de pensioeninstantie. Heb je naast de UPA voor stichting PAWW ook voor een andere pensioenuitvoerder de UPA in gebruik? Zorg er dan voor dat je in de eigenschappen van instantieregel Fiscus op tabblad Loonheffingsnummer onder Pensioenaangifte geen waarde hebt ingevuld bij Instantie pensioenaangifte.

  7. Klik op: Voltooien. 

Werkgever inrichten

Je koppelt de werkgever aan de aangemaakte instantie.

Werkgever aan instantie koppelen:

  1. Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.
  2. Open de eigenschappen van de werkgever.
  3. Ga naar het tabblad: Instantie.
  4. Klik op: Nieuw.
  5. Selecteer de instantie.
  6. Vul 1 januari van het jaar in waarmee begonnen wordt met de pensioenaangifte.
  7. Vul het aansluitnummer in via Nieuw.

    Dit is het nummer waarmee de werkgever bij de pensioenuitvoerder bekend is.

    Let op:

    Het aansluitnummer voor de aanlevering aan PFZW mag geen voorloopnullen bevatten.

  8. Vink Pensioenaangifte via intermediair aan indien er sprake is van meerdere werkgevers, waarbij een van de werkgevers intermediair is. Vul bij Nummer leverancier het aansluitnummer van de werkgever die als intermediair optreedt.

    Let op:

    Voor de aanlevering aan BeFrank vink je Pensioenaangifte via intermediair altijd aan, ook dus als sprake is van één werkgever. Je vult bij Voorkeurwaarde aansluiting het nummer zoals BeFrank deze op hun productkaart heeft staan. Bij Nummer leverancier vul je het aansluitnummer aangevuld met de prefix BFR. Voorbeeld: BFR010101

  9. Klik op: Voltooien.

Pensioenaangifte aanzetten bij de werkgever:

  1. Blijf op het tabblad Instantie bij de werkgever.
  2. Open de eigenschappen van de instantie Belastingdienst.
  3. Ga naar het tabblad: Loonheffingennummer.
  4. Open de eigenschappen van de actuele regel.
  5. Vink Pensioenaangifte genereren aan.
  6. Laat het veld Instantie leeg.

    Selecteer de instantie van het soort Uniforme pensioenaangifte alleen wanneer een werkgever met meerdere cao's, meerdere pensioenaangiften heeft en maar voor één instantie de pensioenaangifte wil genereren.

  7. Klik op: Opslaan en sluiten.

Medewerker inrichten

Je koppelt de instantie Uniforme pensioenaangifte aan de medewerker. In de instantie leg je de persoonlijke instellingen voor de medewerker van het pensioenproduct vast.

Je kunt de instantie bij de medewerker importeren met HRM / Beheer / Import Instantie / Uniforme pensioenaangifte. Je importeert instantie-mutaties met HRM / Beheer / Import Instantie Mutatie / Uniforme pensioenaangifte. Deze imports zijn beschikbaar als je de functionaliteit Uniforme pensioenaangifte activeert en je de importfunctionaliteit autoriseert.

Vanaf 2024 wordt de medewerker/instantie-regel niet meer gebruikt voor UPA-berichten in de loon- en pensioenaangifte. Eerst worden de benodigde sectoren bepaald op basis van gekoppelde UPA-instanties en de 'pensioenaangifte'-instellingen. Daarna wordt een match gemaakt tussen regelingkenmerken/varianten en berekende loongegevens op basis van lijstbegripgroeppen met kenmerk Deelnemer en Begindatum.

Instantie bij de medewerker toevoegen:

  1. Ga naar: HRM / Medewerker / Medewerker.
  2. Open de eigenschappen van de medewerker.
  3. Ga naar het tabblad: Instantie.
  4. Selecteer de instantie.
  5. Klik op: Nieuw.
  6. Vul de begindatum in waarmee de werkgever start met de pensioenaangifte. Als de arbeidsverhouding later is ingegaan, vul je de Datum in dienst in.

    Let op:

    Profit leidt oproepkrachten af van de velden Oproep-/Invalkracht zonder verplichting en Oproep-/invalkracht met verplichting. Controleer of deze velden juist zijn ingericht.

    Tip: Maak hiervoor gebruik van het overzicht Instantie Belastingdienst.

Indicatie einde deelname regeling

Vanaf 2022 vult Profit de velden Datum aanvang regeling en Datum einde regelinggegevens elk tijdvak in het UPA bericht automatisch en worden deze waarden bepaald volgens het loontijdvak. Zo krijgt bijvoorbeeld de begindatum in de eerste 4weken aangiftetijdvak niet 01-01-2022, maar waarde 03-01-2022 wat gelijk is aan de begindatum van de eerste verloning.

Daarnaast is het nieuwe veld Indicatie einde deelname regeling toegevoegd aan het UPA bericht. Deze indicatie krijgt automatisch waarde 'Ja' als de looncomponent van de regeling in de salarisberekening volgens de Leeftijd tot methode parameters niet meer berekend dient te worden. Heb je bijvoorbeeld een vrijwillige of een functie afhankelijke regeling, dan kan bij de medewerker parameter Datum einde periode een waarde geven zodat Indicatie einde deelname regeling waarde 'Ja' krijgt.

Handmatig stopzetten:

  1. Ga naar: HRM / Medewerker / Medewerker.
  2. Open de eigenschappen van de medewerker en ga naar het tabblad: Looncomponent.
  3. Open de looncomponent Premie OP.
  4. Open de parameter Datum einde periode en vul de einddatum in.

    Let op:

    Deze datum zal bij het opslaan automatisch geconverteerd worden naar een numerieke waarde met formaat JJJJMMDD. Op basis van deze datum zal ook automatisch de juiste begin- en einddatum van de parameter waarde worden bepaald.

    voorbeeld: Datum 28-02-2022 / Waarde is 20220228.00.

Privé e-mailadres verstrekken aan pensioenfonds

Meerdere pensioenfondsen willen graag het e-mailadres van de deelnemer ontvangen. Dit stelt hun in staat om snel en digitaal contact op te nemen met de deelnemers. Hiervoor is het veld Mijn privé e-mailadres mag verstrekt worden aan pensioenfonds beschikbaar. Dit veld is beschikbaar in de context Medewerker van de indienstprofielen voor InSite. Standaard staat dit veld op Niet zichtbaar in de context. In Profit is dit veld zichtbaar op het tabblad Digitaal. Wanneer e-mail privé niet gevuld is, en de medewerker heeft wel aangegeven om e-mail te verstrekken, dan wordt e-mail werk aangeleverd.

Privé e-mailadres verstrekken:

  1. Ga naar: HRM / Medewerker / Medewerker.
  2. Open de eigenschappen van de medewerker.
  3. Ga naar het tabblad: Digitaal.
  4. Vink Mijn privé e-mailadres mag verstrekt worden aan pensioenfonds aan, als het pensioenfonds het privé e-mailadres mag ontvangen van de betreffende medewerker.
  5. Klik op: Opslaan en sluiten.

Intermediair (meerdere werkgevers)

Als er meerdere werkgevers aanwezig zijn binnen één omgeving, dan dient één werkgever op te treden als intermediair. Het is niet mogelijk om elke werkgever apart pensioenaangiften in te laten sturen. Een intermediair is een werkgever die de pensioenaangifte verzorgt voor de andere werkgevers binnen je omgeving. Bij de werkgever die zijn pensioenaangifte door deze intermediair laat verzorgen, geef je in de eigenschappen aan dat dit via een intermediair loopt.

Deze inrichting geldt voor nieuwe en bestaande klanten.

Zowel de werkgever als de intermediair moeten bekend zijn bij de pensioenuitvoerder middels een aansluitnummer. Dit nummer kan je opvragen bij de pensioenuitvoerder.

Voorbeeld:

EnYoi Holding verzorgt voor Stichting Primair Onderwijs Leusden de pensioenaangifte. Bij het PGGM is aangegeven dat EnYoi Holding is gemachtigd om dit voor Stichting Primair Onderwijs Leusden te doen.

In de eigenschappen van Stichting Primair Onderwijs Leusden geef je aan dat EnYoi Holding als intermediair optreedt.

EnYoi Holding is nu voor Stichting Primair Onderwijs Leusden de leverancier. Het aansluitnummer van EnYoi Holding geldt voor Stichting Primair Onderwijs Leusden als nummer leverancier.

Pensioenaangifte via intermediair aanzetten:

  1. Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.
  2. Open de eigenschappen van de werkgever.
  3. Ga naar het tabblad: Instantie .
  4. Selecteer de instantie voor het soort Uniforme pensioenaangifte.

    Als deze instantie nog niet aanwezig is bij de werkgever, maak je deze aan.

  5. Bij Voorkeurwaarde aansluiting geef je het aansluitnummer op van de werkgever. Een werkgever kan meerdere aansluitnummers hebben, bijvoorbeeld in het geval van meerdere periodetabellen.
  6. Vink Pensioenaangifte via intermediair aan.
  7. Vul bij Nummer leverancier het nummer in van de intermediair dat bekend is bij de pensioenuitvoerder.
  8. Klik op: Opslaan en sluiten.

Communicatieprofiel bij meerdere werkgevers

Bij het communicatieprofiel vul je het account in van de werkgever die als intermediair de pensioenaangifte voor de andere werkgevers verzorgt.

Communicatieprofiel Pensioenaangifte inrichten

Uniforme pensioenaanlevering (Overstappen)

Stap je van een ander softwarepakket over op Profit, zorg dan dat je de volgende gegevens overneemt uit het oude softwarepakket:

  • Datum in dienst
  • Nummer inkomstenverhouding

Inkomstenverhoudingen medewerkers

Naast het burgerservicenummer en de geboortedatum van de medewerker worden zij herkend via de inkomstenverhouding in het loon- en pensioenaangifte bericht. Hierbij controleren zij of de Datum aanvang inkomstenverhouding en het Nummer inkomstenverhouding overeenkomt. Deze twee velden moeten daarom worden overgenomen uit het oude salarisadministratiesysteem.

  • Vul bij Datum indienst de oorspronkelijk datum in dienst zoals deze in het oude pakket stond.
  • Vul het veld Nummer inkomstenverhouding met de waarde zoals deze in het oude pakket stond.

De datum aanvang inkomstenverhouding is in AFAS Profit het veld Datum in dienst. Het andere veld Datum indienst (i.v.m. dienstjaren) heeft zodoende geen invloed op de datum aanvang inkomstenverhouding. Bij het indienst melden van de medewerker kan het gelijknamige veld Nr. Inkomstenverhouding worden gevuld voor het nummer. Het veld Nr. Inkomstenverhouding kan ook achteraf via het eerste contract gewijzigd worden.

Overleg altijd met betreffende instanties als er redenen zijn waarom het bovenstaande niet mogelijk zou zijn. Wisselen van 'Inkomstenverhouding' kan alleen als de oude inkomstenverhoudingen in oude pakket worden afgesloten, daarom wordt verwacht dat Begindatum inkomstenverhouding en Nummer inkomstenverhouding worden overgenomen van uit het oude pakket.

Zijn de oude nummers niet overgenomen of heb je handmatig een verkeerd nummer toegepast, dan kun je het veld Nummer inkomstenverhouding zelf aanpassen. Doordat Nummer inkomstenverhouding een sleutelveld is voor de aangifte, maken we automatisch intrekkingen voor de tijdvakken van de oude inkomstenverhouding en worden alle tijdvakken van de nieuwe inkomstenverhouding aangeleverd (uiteraard niet over boekjaar heen).

Meer informatie over het wijzigen van Nummer inkomstenverhouding, vind je hier.

Lijstbegrippen voor eigen looncomponenten

Voor de Uniforme Pensioenaangifte zijn een aantal standaard meegeleverde lijstbegrippen. Deze zijn gekoppeld aan door Profit uitgeleverde en onderhouden looncomponenten.

Wanneer je gebruik maakt van eigen looncomponenten, koppel je deze aan het juiste lijstbegrip.

De volgende lijstbegrippen zijn beschikbaar:

  • 1.718 Pensioenaangifte: parttimepercentage
  • 3.449 UPA Bruto uurloon
  • 3.450 UPA ORT
  • 3.451 UPA provisie
  • 3.452 UPA uren verlof

    Voorbeeld:

    Is er een eigen regeling voor de onregelmatigheidstoeslag, dan koppel je de betreffende looncomponenten aan het lijstbegrip UPA ORT.

Lijstbegrippen raadplegen en wijzigen:

  1. Ga naar: HRM / Organisatie / Cao.
  2. Ga naar het tabblad: Looncomponent.
  3. Open de eigenschappen van de looncomponent.
  4. Ga naar het tabblad: Lijstbegrip.

    Profit toont met een + of - in de kolom Berekening op welke lijstbegrippen de looncomponent van invloed is.

  5. Wijzig de sortering van de kolom Berekening.
  6. Profit toont de lijstbegrippen waarop de looncomponent intelt.
  7. Je geeft zelf aan op welke lijstbegrippen de looncomponent intelt en op welke wijze deze intelt (plus of min).
    1. Selecteer het lijstbegrip.
    2. Vul achter het lijstbegrip een plusteken (+) of een minteken (-) in.
  8. Klik op: Opslaan en sluiten.

Onbetaald verlof en generatieregeling vanaf 2023

De berekening van pensioenpremies kan beïnvloed worden door onbetaald verlof (ouderschapsverlof) en door een generatieregeling. Voor pensioenuitvoerders is dit niet altijd inzichtelijk. Hierdoor kan een berekende premie afwijken van de premie zoals de pensioenuitvoerder deze zou berekenen. Vanaf 2023 zal Profit in het uniforme pensioenaangifte bericht (UPA) de verschillende verlofsoorten apart registreren. Ook is er een nieuwe rubriek 'Indicatie generatieregeling'.

Het meegeven van deze waarden (voor verlof en generatieregeling) is een signaal voor het pensioenfonds dat er een speciale situatie van toepassing kan zijn bij de berekening van de pensioenpremie. Of er wel of geen pensioenopbouw moet (blijven) plaatsvinden kan per soort verlof en pensioenfonds verschillen.

Let op:

Je kunt de onderstaande zaken inrichten als je beschikt over Profit 22 en CAO Update 20220301. Zorg dat de inrichting is voltooid voordat je de eerste UPA-aangifte doet. Je vindt aanvullende informatie in deze CAO releasenote.

Onbetaald verlof

Alle soorten onbetaald verlof en het aantal verlofuren worden apart meegenomen in de UPA. Hiermee wordt aangegeven dat de betreffende uren pensioengevend (kunnen) zijn.

In UPA-berichten tot en met 2022 wordt één waarde voor onbetaald verlof meegegeven. Hiervoor wordt het lijstbegrip UPA Uren verlof gebruikt. Het lijstbegrip UPA Uren verlof vervalt vanaf 2023.

Vanaf 2023 zijn er nieuwe lijstbegrippen voor de verlofsoorten in de UPA. Het gaat om de volgende lijstbegrippen, deze worden gevuld door uren-looncomponenten:

  • UPA indicatie generatieregeling (ProfitId 5.243)
  • UPA uren onbetaald verlof (OBD) (ProfitId 5.244)
  • UPA uren aanvullend geboorteverlof (AGV) (ProfitId 5.245)
  • UPA uren betaald ouderschapsverlof (BOV) (ProfitId 5.246)
  • UPA uren onbetaald ouderschapsverlof (OSP) (ProfitId 5.247)
  • UPA uren studieverlof (STV) (ProfitId 5.248)
  • UPA uren sabbatical verlof (SBL) (ProfitId 5.249)
  • UPA uren verlofsoort onbekend (ONB) (ProfitId 5.250)

Als je de standaard looninrichting gebruikt, dan worden deze lijstbegrippen automatisch gevuld en dan zullen de verlofsoorten en -waarden dus automatisch in de UPA terechtkomen. Als je een eigen looninrichting gebruikt, dan is het ook mogelijk om je eigen looncomponenten op de bovenstaande lijstbegrippen te laten intellen.

Generatieregeling

Als er een generatieregeling (generatiepact) van toepassing is, kan dit vanaf 2023 worden aangegeven in de UPA. Dit geldt bijvoorbeeld als een medewerker een parttimepercentage van 80% krijgt, terwijl het loon 100% bedraagt en hierover ook de pensioenpremie berekend wordt.

Voor de generatieregeling wordt het lijstbegrip Upa indicatie generatieregeling (ProfitId 5243) gebruikt. Dit lijstbegrip wordt gevuld door uren-looncomponenten. Als het lijstbegrip Upa indicatie generatieregeling een waarde heeft, dan wordt in de UPA aangegeven dat de generatieregeling van toepassing is. Verdere details (zoals het aantal uren) worden niet meegegeven.

Ook hierbij kun je de standaardlooninrichting gebruiken of je eigen looncomponenten op het lijstbegrip te laten intellen.