Staartkostenberekening (Bouw)

Per voorcalculatie bereken je staartkosten zoals het marge-percentage, renteverlies.

Staartkosten zijn dus overhead kosten waarvan er meerdere actief kunnen zijn. Deze kunnen ook over elkaar heen berekend worden, zoals in onderstaand voorbeeld:

Dit moet je in Profit eerst inrichten. Welke staartkosten je hanteert en hoe hoog ze dan moeten zijn, kun je zelf als standaard instellen. Vrije staartkosten zijn ook mogelijk. Profit levert hiervoor standaard grondslagen mee en zelf kun je er twee aan toevoegen. Op hoog niveau stel je in in welk percentage daarvoor berekend moet worden.

Bij het inlezen van een CUF-bestand (inlezen calculatie) worden de staartkosten direct berekend als dit is ingesteld.

De staartkosten berekeningen zie je terug bij het vastleggen van voorcalculaties. Bij het overnemen van de voorcalculatie naar de werkbegroting voegt Profit de staartkosten toe aan werkbegrotingsregels of werkbegrotingsregels worden toegevoegd.

Let op:

Als je staartkosten inricht, gaat dit gelden vanaf nieuwe projecten. Bestaande projecten of voorcalculaties past Profit niet automatisch aan. Dit gebeurt wel zodra je de actie Staartkosten in de voorcalculatie aanklikt. Wil je dit niet, dan kun je nog wel in de staartberekening zelf de velden op 0 zetten.

Optimalisaties Profit 5

De volgende optimalisaties zijn doorgevoerd:

• Het veld Grondslag bedrag is beschikbaar in rapportages. Dit veld reageert op de percentages erboven.
• Je kunt nu raadplegen bij het veld Herkomst staartkosten van waaruit de staartkosten bepaald worden (omgeving, projectgroep of project).
• Je kunt nu de historie aan mutaties voor de staartkosten raadplegen:
  • via de nieuwe actie Historie staartkosten in de voorcalculatie;
  • via de details van de werkbegroting / tabblad Historie staartkosten.
• In de weergave Werkbegroting is nu de som de werkbegroting inclusief staartkosten te raadplegen in het veld Kostprijsbedrag inclusief staartkosten.
• Bij staartkosten van het type Verlet is het nu mogelijk een werksoort in te stellen. Hierdoor kun je vanaf deze Update ook gewerkte uren op Verlet boeken.
• Het is niet meer mogelijk om percentages of bedragen in te vullen in staartkostenregels als ze niet ingericht zijn.

Opgelost/gewijzigd is:

• Het veld Bedrag in de regel (verkoopbedrag) wordt nu bij de Bouw-activering anders berekend dan bij ERP, namelijk: verkoop aantal * prijs per eenheid. (Bij ERP is dat: (verkoop aantal * prijs per eenheid) / aantal per eenheid).
• Het veld Btw-specificatie is hernoemd naar Details.

Project toevoegen

Je voegt het project toe en wijkt daarin eventueel af van de instellingen op een hoger niveau (projectgroep of projectinstellingen).

1. Voeg een project toe.

   Vóórdat je de calculatie gaat inlezen uit het CUF-bestand, voeg je een project toe.

   In dit artikel is gave nieuwe functionaliteit verwerkt die beschikbaar is vanaf Profit 4.

   In de template heb je de workflow Projectaanvraag, waarbij dit automatisch aan bod komt.

   Projecten toevoegen kan via Profit en via InSite.

   Project toevoegen:

   1. Ga naar:
      • InSite / Projecten / Aanmaken project.
      • Profit / Projecten / Project / Nieuw.
   2. Selecteer een projectprofiel als er meerdere beschikbaar zijn.

      Via een projectprofiel worden standaardinstellingen voor velden afgedwongen. In de template zijn standaard o.a. de volgende profielen beschikbaar:

      • Project - met instellingen rond de aanneemsom en termijnen
      • Regieproject - met instellingen voor meerwerk
      • Kopersproject - met instellingen voor het (sub)project van de koper bij kopersbegeleiding. Voor het hoofdproject gebruik je het profiel Project omdat je daar de projectbewaking, etc. doet.

        Lees hier meer over hoofd- en subprojecten.

      In Profit kun je deze stap ook overslaan. Je hebt dan alle velden tot je beschikking.

   3. Selecteer de Organisatie/persoon.
   4. Voeg eventueel een Adres projectlocatie toe:
      • Vink Levering op projectlocatie aan.
      • Selecteer zelf een Adres projectlocatie of voeg deze toe.

      Het veld Adres projectlocatie vult Profit niet automatisch nadat je een opdrachtgever (veld Organisatie/persoon) hebt geselecteerd. Dit is alleen het geval als de Bouw-activering aan staat en dit wijkt dus af van de werking zonder de Bouw-activering.

      Het Adres projectlocatie neemt Profit over uit het project naar het Afleveradres van de inkoopofferte of inkooporder als:

      • in de kop van een inkoopofferte of inkooporder een project is geselecteerd waarin Levering op projectlocatie is aangevinkt
      • én er bestaat een werkbegroting voor dit project.

      Voeg het veld Afleveradres hiervoor toe in de boekingslay-out van inkoopofferte/inkooporder.

      Voeg bij de boekingslay-out voor verkooporders zowel het veld Project als Afleveradres op hetzelfde tabblad toe. Hiermee kun je eenvoudig zien of het Adres projectlocatie of het Voorkeuradres van de verkooprelatie of een handmatig geselecteerd adres is ingesteld.

   5. Vink Termijnfacturen aan als je de betalingen via factuurtermijnen wilt afwikkelen.

      Zie ook: Project met termijnfacturering toevoegen

   6. Vul de Totale aanneemsom. In eerste instantie vul je hier zelf een bedrag in of niet. Zodra je factuurtermijnen toevoegt, vult dit veld zich met het totaalbedrag daarvan.
   7. Vul de Totale afgesproken aanneemsom met het bedrag dat je oorspronkelijk bent overeengekomen. Dit veld moet je eerst zichtbaar maken in het projectprofiel (of het projectprofiel in tabblad Algemeen uitzetten). (Profit 4)
   8. Lees meer bij Project toevoegen.
   9. Als je het project hebt toegevoegd, koppel je deze vervolgens in de workflow Projectaanvraag (als je daar gebruik van maakt).

   Calculatie CUF-bestand inlezen

   Als het project is toegevoegd, kun je het CUF-bestand toevoegen.

   Lees meer bij Calculatie uit CUF-bestand inlezen

   Werkvoorbereiding

   Als dat eenmaal is gedaan zorg je ervoor dat e.e.a. correct wordt ingesteld.

   • Project controleren en wijzigen waar nodig. Bijvoorbeeld de aanneemsom en de projectstatus.
   • Team instellen met o.a. interne en externe projectleider.

   Dit is ook onderdeel van de Projectaanvraag-workflow.

2. Stel eventueel afwijkende grondslag percentages in op het tabblad Staartkosten.

   

   Profit kijkt of er specifieke instellingen zijn op dit niveau. Zo niet dan kijkt Profit op een hoger niveau - eerst bij de projectgroep en daarna bij de projectinstellingen.

   Bij Herkomst staartkosten zie je waar de instellingen die je ziet vandaan komen. Omgeving (dat wil zeggen uit de Projectinstellingen), projectgroep of uit het project zelf.

3. Klik op de actie: Staartkosten overnemen. Hiermee zorg je ervoor dat je op dit niveau de percentages mag wijzigen. Dit zie je nu ook aan Herkomst staartkosten.
4. Wijzig de percentages. Bestaande voorcalculaties wijzigt Profit niet.
5. Klik op de actie: Verwijderen staartkosten als je de afwijkende percentages in één keer wilt verwijderen en terug wilt keren naar de instellingen op het hogere niveau.
6. Klik op: Opslaan en sluiten.

CUF inlezen

1. Lees het CUF-bestand in.

   Je leest een CUF-bestand in de voorcalculatie in Profit Projecten. Dit CUF-bestand (Calculatie Uitwisselings Formaat) is een XML-bestand met calculaties uit een ander softwarepakket voor de bouwbranche.

   Je kunt CUF-bestanden tot 15 niveaus diep inlezen (15 bundelingen in de CUF XML).

   Om de calculatie te kunnen inlezen in de Profit voorcalculatie moeten de juiste niveaus voor een goede werkbegroting in IBIS-TRAD al gemaakt zijn. Niveaus kunnen namelijk niet in de Profit voorcalculatie aangemaakt worden. Ook moeten in de werkbegroting in IBIS-TRAD de juiste codes en alternatieve code gekoppeld worden.

   De kostprijs wordt overgenomen uit één van de volgende velden van het CUF-bestand: uur_tarief, materiaalprijs, materieelprijs, onderaannemingsprijs, overige_kosten. Profit controleert niet of het type projectkosten en het bijbehorende prijs-veld uit het CUF-bestand overeenkomen.

   Bij het inlezen van het CUF-bestand wordt de aangemaakte voorcalculatie direct definitief gemaakt als je ervoor kiest om ook direct de werkbegroting aan te maken.

   Je kunt CUF-bestanden inlezen als origineel of als meer-/minderwerk. Als je daarbij een originele werkbegroting inleest en aanmaakt worden de gegevens in de kolommen Origineel en Begroot gevuld. De gegevens van een als meerwerk ingelezen CUF-bestand zie je in de kolom Meerwerk (MM).

   Let op:

   • Zorg ervoor dat het CUF-bestand aan de voorwaarden voldoet.
   • Richt eventueel IBIS in voor Profit
   • Voeg een project toe waaraan je dit CUF-bestand als de voorcalculatie/werkbegroting gaat koppelen.

   Calculatie inlezen met een CUF-bestand:

   1. Ga naar: Projecten / Voorcalculatie / Inlezen calculatie.

      

   2. Vink Kostencodes, werksoorten, eenheden autom. aanmaken aan als je wilt dat deze aangemaakt worden op basis van de informatie uit het CUF-bestand als deze nog niet bestaan. In dit geval krijg je aan het eind van deze wizard ook een scherm voor het journaliseren van de nog niet-bestaande kostencodes en werksoorten.
   3. Vink Bewakingscodes automatisch aanmaken aan als je wilt dat deze aangemaakt worden op basis van de informatie uit het CUF-bestand als deze nog niet bestaan.
   4. Vink Itemcode is gelijk aan bewakingscode aan als je de itemcodes gelijk wilt houden aan de bewakingscodes. Hierdoor wordt de code in het importbestand genegeerd en de bewakingscode toegepast als itemcode.

      Bij deze instelling mag één begrotingsregel meerdere typen projectkosten bevatten. Bijvoorbeeld één of meer van deze uur_tarief, materiaalprijs, materieelprijs, onderaannemingsprijs, overige kosten. Als dit het geval is, maakt Profit per type projectkosten een aparte voorcalculatieregel.

   5. Vink Staartkosten conform projectinstellingen aan als je bestand staartkosten bevat en je deze volgens de projectinstellingen in de staart van de voorcalculatie wilt opnemen. (Profit 4)
   6. Selecteer de Code kosten voor de afrondingsverschillen.

      In de werkbegroting wordt een extra regel gemaakt op Code kosten. Je ziet meteen een eventueel afrondingsverschil tussen het totaal kostenbedrag van het ingelezen CUF-bestand en de regels uit de werkbegroting in Profit.

   7. Selecteer een Bewakingscode voor de afrondingsverschillen.

      Bij het inlezen wordt gefilterd op bewakingscodes die ongelijk zijn aan type projectkosten Arbeid. Vervolgens worden de bewakingscode en bijbehorende waarde voor type projectkosten overgenomen in de afrondingsregel.

   8. Selecteer bij de Sorteercodes welke sorteercode uit het CUF-bestand hoort bij welke bewakingscode.

      De meegeleverde sorteercodes zijn:

      bwcarb = nacalculatiecode voor arbeid

      bwcmta = nacalculatiecode voor materiaal

      bwcmte = nacalculatiecode voor materieel

      bwcoda = nacalculatiecode voor onderaanneming

      cclcde = calculatiecode

      altcode = alternatieve code

      Jullie eigen sorteercodes kun je hier ook zelf toevoegen en koppelen!

      Op elke begrotingsregel van het CUF-bestand verwacht Profit een bewakingscode. Profit kijkt daarvoor bij het veld 'Sorteercode'.

      

      In dit voorbeeld is Bewakingscode jullie EIGEN sorteercode in het CUF-bestand. Deze voeg je toe tijdens het importeren van het CUF-bestand.

      Eigen sorteercodes toevoegen:

      1. Open in de importwizard het zoekvenster achter de sorteercode.
      2. Klik op de actie: Nieuw.

         

      3. Vul bij Code jullie eigen sorteercode in. De nieuwe code moet precies overeenkomen met de sorteercode in de cuf.
      4. Vul een Omschrijving in.
      5. Klik op: Voltooien.

         Je komt nu terug in de import wizard.

      6. Selecteer de zojuist toegevoegde sorteercode.
   9. Selecteer bij Sorteercode onder het kopje Toelichting de optie Toelichting (stk). Daarmee wordt de tekst uit het CUF-bestand ingelezen, dat wil zeggen de omschrijving van de begrotingsregel. Je kunt hier geen optie kiezen die al bij de velden erboven gekozen is.
   10. Selecteer bij Waarde het teken waartussen de waarde zich bevindt. Bijvoorbeeld '.'.

       Na het inlezen vind je de tekst terug:

       1. in de werkbegroting weergave Totale werkbegroting, bij de totaalregel in het veld CUF Opmerkingen. Voorwaarde is dat de tekstregel ook een bewakingscode bevat.
       2. in de weergave Werkbegroting met subtotalen, in de voorcalculatieregel waarbij Itemtype de waarde 'Txt' en Itemcode '*****' heeft. De tekst staat dan in het veld Omschrijving. Hier zie je de tekst altijd terug, ongeacht of een bewakingscode is gekoppeld.

       Na inlezen kun je de tekst niet aanpassen.

       Raadpleeg hier een uitgebreid voorbeeld.

       Je kunt ook tekst uit CUF-bestanden inlezen in Profit.

       Inlezen tekst:

       1. Raadpleeg het CUF-bestand. Bijvoorbeeld:

          

          De tekst bij Begrotingsregel omschrijving is de tekst die Profit opneemt in de werkbegroting. Als de bewakingscode is gevuld, komt de tekst in beide weergaven. Anders alleen in de weergave met subtotalen.

       2. Vul de velden Sorteercode en Waarde in in de wizard voor het inlezen van het CUF-bestand.

       

       Bij het voorbeeld stel je Sorteercode in op 'stk' en Waarde op '.' Dan wordt de omschrijving van de begrotingsregel toegevoegd.

       Bij Sorteercode mag je geen waarde kiezen die al bij de velden erboven gekozen is.

       Tekst raadplegen na het inlezen van de CUF:

       Je kunt de tekst uit de CUF niet aanpassen in de werkbegroting, alleen raadplegen.

       1. Open de werkbegroting.
       2. Open de weergave Totale werkbegroting.

          In deze weergave zie je de bewakingscodes op volgorde.

          De tekstregel moet wel de bewakingscode bevatten om in deze weergave terug te komen.

          De opmerking komt uit een subregel van een bewakingscode naar de totaalregel. Je moet eerst het veld CUF opmerkingen toevoegen aan de weergave.

          • Klik in het veld CUF opmerkingen van de totaalregel (blauwe regel).

            

            Er kunnen ook meerdere tekstregels in het veld zijn opgenomen. Deze komen dan uit verschillende subregels van de bewakingscode.

            Als je wilt zien van welke bewakingscoderegel(s) de tekst in de totaalregel terugkomt, ga je naar de andere weergave Werkbegroting met subtotalen.

       3. Open de weergave Werkbegroting met subtotalen.

          In deze weergave zie je het tekstveld bij de bijbehorende subregel met de bewakingscode. De volgorde is die van het CUF-bestand. Ook als de bewakingscode in de CUF-tekstregel ontbreekt, zie je de tekst in deze weergave terug.

          • Open de weergave.
          • Filter in deze weergave bij Type item op Txt en bij Itemcode op *****.

            

            De tekst staat in het veld Omschrijving.

   11. Klik op: Volgende.

       

   12. Selecteer het bestand bij Bestandsnaam.
   13. Selecteer het Project waarvoor je het bestand wilt inlezen. Je kunt alleen een project selecteren dat niet afgemeld is.
   14. Selecteer de Projectfase als je gebruik maakt projectfasen.
   15. Selecteer de Voorcalculatie als je de calculatie wilt inlezen op een bestaande voorcalculatie.

       Als je Voorcalculatie leeg laat, dan maakt de wizard een nieuwe voorcalculatie aan op het betreffende project. Profit bepaalt aan de hand van je instellingen hoe het voorcalculatienummer bepaald moet worden.

       Als je dit veld invult dan kun je er voor kiezen om Bestaande voorcalculatie overschrijven wel of niet aan te vinken. Afhankelijk of je de bestaande voorcalculatie wilt overschrijven of aanvullen.

   16. Selecteer een waarde bij Type mutatie om aan te geven of het in te lezen CUF-bestand de originele werkbegroting of meer-/minderwerk betreft. De standaard waarde is Origineel (01). Voor meerwerk gebruik je Meer-/minderwerk (02).
   17. Vink Werkbegroting direct aanmaken aan als je van het in te lezen CUF-bestand direct een werkbegroting wilt aanmaken (of uit als je dat niet wilt).
   18. Vul bij Toelichting een toelichting bij de mutatie van de voorcalculatie in.
   19. Klik op: Volgende.

       

   20. Als je in het vorige scherm bij Instellingen de eerste optie Kostencodes, werksoorten, eenheden autom. aanmaken hebt aangevinkt, dan kun je in deze stap van de wizard de integratiegroep selecteren van elk type projectkosten.

       Als deze integratiegroepen nog niet in Profit bestaan moet je deze eerst toevoegen.

   21. Selecteer per type projectkosten de integratiegroep die van toepassing is.
   22. Klik op: Voltooien.

   Als je Urensoort op het tabblad Uren nog niet hebt ingevuld bij de projectinstellingen krijg je hiervan een melding. Deze melding verschijnt alleen bij werksoortregels (Arbeid).

   Het inlezen van werkbegrotingen gaat via de wachtrij.

   Let op:

   Profit plaatst deze taak in de wachtrij. Terwijl de taak in de wachtrij wordt uitgevoerd, kun je gewoon doorwerken. Zie: Wachtrij gebruiken en beheren.

   Zie ook:

   Projectbewaking - Werkbegroting ná inlezen CUF-bestand

   Bij het inlezen van een calculatie kun je direct een werkbegroting aanmaken.

   

   Als je de werkbegroting raadpleegt na het inlezen zie je dat de velden Origineel en Begroot gevuld zijn.

   Zie ook:

   • Ingelezen tekst raadplegen

     Je kunt ook tekst uit CUF-bestanden inlezen in Profit.

     Inlezen tekst:

     1. Raadpleeg het CUF-bestand. Bijvoorbeeld:

        

        De tekst bij Begrotingsregel omschrijving is de tekst die Profit opneemt in de werkbegroting. Als de bewakingscode is gevuld, komt de tekst in beide weergaven. Anders alleen in de weergave met subtotalen.

     2. Vul de velden Sorteercode en Waarde in in de wizard voor het inlezen van het CUF-bestand.

     

     Bij het voorbeeld stel je Sorteercode in op 'stk' en Waarde op '.' Dan wordt de omschrijving van de begrotingsregel toegevoegd.

     Bij Sorteercode mag je geen waarde kiezen die al bij de velden erboven gekozen is.

     Tekst raadplegen na het inlezen van de CUF:

     Je kunt de tekst uit de CUF niet aanpassen in de werkbegroting, alleen raadplegen.

     1. Open de werkbegroting.
     2. Open de weergave Totale werkbegroting.

        In deze weergave zie je de bewakingscodes op volgorde.

        De tekstregel moet wel de bewakingscode bevatten om in deze weergave terug te komen.

        De opmerking komt uit een subregel van een bewakingscode naar de totaalregel. Je moet eerst het veld CUF opmerkingen toevoegen aan de weergave.

        • Klik in het veld CUF opmerkingen van de totaalregel (blauwe regel).

          

          Er kunnen ook meerdere tekstregels in het veld zijn opgenomen. Deze komen dan uit verschillende subregels van de bewakingscode.

          Als je wilt zien van welke bewakingscoderegel(s) de tekst in de totaalregel terugkomt, ga je naar de andere weergave Werkbegroting met subtotalen.

     3. Open de weergave Werkbegroting met subtotalen.

        In deze weergave zie je het tekstveld bij de bijbehorende subregel met de bewakingscode. De volgorde is die van het CUF-bestand. Ook als de bewakingscode in de CUF-tekstregel ontbreekt, zie je de tekst in deze weergave terug.

        • Open de weergave.
        • Filter in deze weergave bij Type item op Txt en bij Itemcode op *****.

          

          De tekst staat in het veld Omschrijving.

   Projectbewaking - Werkbegroting ná inlezen CUF-bestand voor Meerwerk

   Bij het inlezen van een calculatie voor meerwerk (Type mutatie is dan Meer-/minderwerk).

   

   Als je de werkbegroting raadpleegt na het inlezen van een meerwerk-calculatie zie je dat het veld Meerwerk (MM) gevuld is.

   

   Begroot wordt na inlezen 'Orgineel + Meerwerk'.

2. Selecteer Staartkosten conform projectinstellingen toevoegen om de staartkosten door Profit toe te laten voegen aan de voorcalculatieregels volgens de inrichting.
   Als je dit niet selecteert, leest Profit de staartkosten uit het CUF-bestand in.

Staartkosten in voorcalculatie raadplegen/wijzigen

In de voorcalculatie kun je de staartkosten ervan raadplegen. Wijzigen van het percentage is mogelijk, mits de grondslag is ingericht.

Ook kun je dan bij Stelposten,

1. Ga naar: Projecten / Voorcalculatie / Voorcalculatie.
2. Open de voorcalculatie.
3. Klik eventueel op de actie: Staartkosten historie om de mutaties te raadplegen.
4. Raadpleeg eventueel de staartkosten in de staart van de boekingslay-out als je daar velden hebt toegevoegd.
5. Klik op de actie: Staartberekening.

   Hier zie je de staartkosten berekend voor deze voorcalculatie.

   Bij het veld Grondslag bedrag zie je over welk bedrag het percentage berekend wordt. (Profit 5)

6. Klik op: Details.

   Vervolgens zie je de gegevens met de btw.

   Ook zie je bij Herkomst staartkosten van waaruit de percentages bepaald worden (Omgeving = projectinstellingen, Projectgroep of Project).

7. Vul eventueel een bedrag in bij Stelposten, Afronding excl. BTW en Afronding incl. BTW.

   Let op:

   Als je de waarde van stelposten, afronding exclusief btw of afronding inclusief btw zelf wijzigt naar iets anders, ziet Profit dit als een bewuste keuze en wordt de waarde niet meer overschreven als je de percentages wijzigt. Profit houdt dan de waarden die je als gebruiker hebt ingevuld.

8. Klik op: Voltooien.