Memoriaalboeking beoordelen via workflow
Je kunt nieuwe memoriaalboekingen beoordelen via de workflow. Profit bepaalt automatisch wie de boeking moet beoordelen (budgethouder, interne projectleider, beoordelaars op basis van het procuratieschema, etc.). Het doel van deze controle is tweeledig:
- Controleren of de boeking correct is.
- Extra grip op je budgetten. Via het memoriaal kunnen immers boekingen ten laste van een budget worden gemaakt. Door deze boekingen via de workflow te beoordelen, kun je ongewenste leegloop van een budget voorkomen.
|
Inhoud |
Beschrijving
Je bepaalt in de inrichting per memoriaaldagboek of de boekingen via de workflow worden beoordeeld. Als een boeking moet worden beoordeeld, komt deze na het boeken direct in de workflow. Je kunt bijlagen toevoegen aan de memoriaalboeking (bijvoorbeeld facturen), maar dat hoeft niet.
De boeking kan beoordeeld worden op basis van het procuratieschema of zonder procuratieschema. Ook dit wordt bepaald in de inrichting. De beoordelaar mag de workflow (het dossieritem) aanpassen als dit is toegestaan op basis van de instellingen van de workflowtaak. Er kunnen natuurlijk meerdere beoordelaars zijn die achtereenvolgens de workflow moeten beoordelen. Uiteindelijk krijgt de workflow de status Goedgekeurd of Afgekeurd. Deze status kun je achteraf gebruiken om te kijken hoe de boekingen beoordeeld zijn en of er nog actie nodig is.
Als de workflow nog loopt, kun je de memoriaalboeking wel wijzigen, maar niet verwijderen. Als de workflow beëindigd is, kun je de memoriaalboeking wijzigen en verwijderen. Als je de memoriaalboeking verwijdert, zal het dossieritem (van de workflow) niet worden verwijderd.
Wanneer wordt de workflow gestart
Je bepaalt per memoriaal of je de workflow wilt gebruiken. Als je in de eigenschappen van een memoriaaldagboek de workflow gekoppeld hebt, dan zal elke nieuwe boeking in de workflow terechtkomen. Memoriaalboekingen die je importeert in dit dagboek of toevoegt via een UpdateConnector, komen ook in de workflow terecht.
Wanneer wordt de workflow niet gestart
- Als je bepaalde memoriaalboekingen niet wilt beoordelen via de workflow, dan heb je een apart memoriaaldagboek zonder gekoppelde workflow nodig.
- Mutaties die vanuit een ander onderdeel van Profit gejournaliseerd worden naar een memoriaal, komen nooit in de workflow terecht.
- Mutaties die via een integratiesoort worden gejournaliseerd in een memoriaal komen ook niet in de workflow terecht, zelfs als is een memoriaal mét een workflow gekoppeld aan de integratiesoort.
- De workflow geldt alleen voor nieuwe memoriaalboekingen, er wordt geen nieuwe workflow gestart bij wijzigingen van memoriaalboekingen.
Voorbereiding
Memoriaalboeking boeken
Je boekt de memoriaalboeking via Financieel / Boeken / Dagboek. Als er een workflow aan het memoriaaldagboek gekoppeld is, dan komt de altijd boeking in de workflow terecht. Je kunt dit niet beïnvloeden tijdens het boeken.
Je kunt een bijlage koppelen in de journaalpostregel, als dit in de boekingslay-out is ingericht. Dit is echter niet verplicht (in tegenstelling tot de workflow Inkoopfactuur).
Tijdens het uitvoeren van de workflow worden de beoordelaars bepaald. Dit kunnen de volgende beoordelaars zijn, afhankelijk van de inrichting:
- Beoordelaars op basis van het procuratieschema.
Dit geldt alleen als de workflow voor het beoordelen via het procuratieschema gebruikt wordt. Je kunt deze beoordelaars raadplegen via de actie Procuratieregels in de boekingslay-out voor memoriaalboekingen.
- Budgethouders en deelbudgethouders
- Beoordelaars van (geblokkeerde) verplichtingen
- Interne projectleiders
Financiële mutatie
Je kunt een memoriaalboeking die zich in de workflow bevindt, wel wijzigen, maar niet verwijderen. Als de workflow voltooid is, kun je de boeking wel verwijderen.
Te beoordelen memoriaalboeking raadplegen:
Een memoriaalboeking die moet worden beoordeeld via de workflow, krijgt de status wijziging. De journaalpost is gekoppeld aan een dossieritem van het type memoriaalboeking. Je ziet de wijzigstatus in Financieel / Grootboek / Financiële mutaties.
Het dossieritem wordt vastgelegd op de eerste boekingsregel. In het onderstaande voorbeeld is het veld Dossieritem toegevoegd aan de weergave.
Eventuele bijlagen op de boekingsregels worden allemaal verzameld op de eerste boekingsregel.
Rapport gewijzigde memoriaalboekingen raadplegen:
Het is mogelijk dat een memoriaalboeking tijdens of na het beoordelingsproces gewijzigd wordt. De memoriaalboekingen zal dan niet opnieuw worden beoordeeld (de boeking gaat dus niet opnieuw de workflow in).
Alle memoriaalboekingen die tijdens of na het beoordelingsproces gewijzigd zijn, staan op het rapport Controleoverzicht memoriaalboekingen (Profit). Dit rapport biedt bijvoorbeeld extra inzicht voor de accountant.
Workflow
Je beoordeelt de memoriaalboeking via de workflow (je moet uiteraard toegang hebben tot InSite). De memoriaalboeking kan verschillende beoordelaars hebben, bijvoorbeeld de beoordelaars uit het procuratieschema, een budgethouder en een interne beoordelaar. Alle beoordelaars komen aan de beurt en als de laatste de boeking heeft goedgekeurd, is deze akkoord. Als een bepaalde beoordelaar niet van toepassing is, wordt de betreffende beoordeelstap automatisch overgeslagen. In de workflowhistorie zie je welke beoordelaars de workflow hebben afgehandeld en welke stappen automatisch zijn overgeslagen.
Je kunt de workflow wijzigen als dit is toegestaan. Hierdoor kun je bijvoorbeeld het volgende:
- Een verantwoordelijke vastleggen. Het dossieritem heeft standaard geen verantwoordelijke, maar je kunt deze handmatig vastleggen.
- De kostenplaatsen van de boekingsregels wijzigen.