Memoriaalboeking beoordelen via workflow

Je kunt nieuwe memoriaalboekingen beoordelen via de workflow. Je kunt memoriaalboekingen beoordelen op basis van het procuratieschema, of zonder procuratieschema. Door de gewenste workflow aan een memoriaaldagboek te koppelen, zal bij elke nieuwe boeking een workflow ontstaan.

Lees ook de beschrijving van het gebruik van deze functionaliteit.

Workflow inrichten

Je richt een workflow in voor het beoordelen van memoriaalboekingen. Hierbij kun je kiezen tussen een workflow op basis van het procuratieschema of een workflow zonder procuratieschema. In beide situaties maak je gebruik van beoordelaars die je in Profit moet vastleggen.

Beoordelaars vastleggen:

Door de beoordelaars op de juiste plekken vast te leggen, zal Profit deze automatisch bepalen/toepassen in een workflow. Je beschikt altijd over de volgende beoordelaars, leg deze vast als je deze gebruikt als bestemming in de workflow:

• Budgethouders en deelbudgethouders
• Beoordelaars van (geblokkeerde) verplichtingen
• Interne projectleiders

Als je de workflow o.b.v. het procuratieschema gebruikt, moet dit ingericht zijn. In het procuratieschema leg je de beoordelaars (1 t/m 10) vast. Je kunt in het procuratieschema ook gebruik maken van gebruikersgroepen. Als je het procuratieschema gebruikt beschik je over de beoordelaars uit het procuratieschema én de andere beoordelaars (dus de budgethouders en deelbudgethouders, beoordelaars van verplichtingen en geblokkeerde verplichtingen en interne projectleiders).

Opmerkingen:

• Via de bovenstaande rollen zal Profit de beoordelaars automatisch bepalen. Je kunt ook de verantwoordelijke van een dossieritem gebruiken als beoordelaar, maar dan moet je de verantwoordelijke bij elk dossieritem handmatig vastleggen.
• Je kunt geen beoordelaar selecteren tijdens het boeken in het memoriaal (in tegenstelling tot in de workflow inkoopfacturen). Daarom is de Beoordelaar ook niet beschikbaar bij het inrichten van de workflow.

Workflow inrichten:

1. Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
2. Open het type dossieritem Memoriaalboeking (Profit).

   Dit type dossieritem heeft de vaste bestemming Journaalpost, dit kun je niet wijzigen. Met deze bestemming wordt een dossieritem aan een memoriaalboeking gekoppeld.

3. Ga naar het tabblad: Workflows.

   Er zijn twee standaardworkflows, namelijk Memoriaal met procuratie obv groepen (Profit) en Memoriaalboeking zonder procuratieschema (Profit). Deze workflows kun je niet gebruiken. Wel is van elke workflow een kopie aanwezig die je kunt aanpassen. Een nieuwe workflow maken kan natuurlijk ook.

   Zie verder de aparte toelichting op deze workflows.

Boekingslay-out inrichten

Deze stap is optioneel. Aanpassingen aan de boekingslay-out zijn niet vereist voor deze functionaliteit.

Boekingslay-out inrichten:

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Boekingslay-out.
2. Open de boekingslay-out dit je wilt gebruiken voor memoriaalboekingen die via de workflow beoordeeld worden.
3. Je kunt het veld Bijlage(n) aan de boekingsregel toevoegen. Dit is niet verplicht (in tegenstelling tot het beoordelen van inkoopfacturen). Als je tijdens het boeken een bijlage toevoegt, wordt deze ook getoond bij het beoordelen van de memoriaalboeking in InSite.

   

Aandachtspunten:

• Je kunt het veld Beoordelaar niet toevoegen ((in tegenstelling tot het beoordelen van inkoopfacturen).
• Je kunt een type dossieritem koppelen op het tabblad Instellingen, maar de workflow die gekoppeld is aan het memoriaaldagboek heeft voorrang op het type dossieritem dat is gekoppeld aan de boekingslay-out. Als het memoriaaldagboek een workflow heeft, dan wordt de workflow van de boekingslay-out dus niet gebruikt.

Dagboek inrichten

Je bepaalt per memoriaal of je de memoriaalboekingen via de workflow wilt beoordelen. Als je in de eigenschappen van een memoriaaldagboek de workflow gekoppeld hebt, dan zal elke nieuwe boeking in de workflow terechtkomen. Memoriaalboekingen die je importeert in dit dagboek, komen ook in de workflow terecht. Zie verder het overzicht van boekingen die wel of niet in de workflow terechtkomen.

Als je niet alle memoriaalboekingen via de workflow wilt beoordelen, maak je een apart memoriaal aan voor boekingen die niet via de workflow moeten lopen.

Dagboek inrichten:

1. Ga naar: Financieel / Grootboek / Dagboek.
2. Open het memoriaaldagboek.
3. Ga naar het tabblad: Overige.
4. Koppel de workflow bij het veld Workflow memoriaalboeking.

   Deze workflow heeft voorrang op het type dossieritem dat gekoppeld kan worden in de eigenschappen van de boekingslay-out. Als het memoriaaldagboek een workflow heeft, dan wordt de workflow van de boekingslay-out dus niet gebruikt.

5. Ga naar het tabblad: Lay-out.
6. Controleer of de juiste boekingslay-out gekoppeld is bij het veld Boeken.

   Het wijzigen van een journaalpost is toegestaan tijdens het beoordelen van de journaalpost. Daarom kan het handig zijn om hier een aparte boekingslay-out koppelen voor het wijzigen van journaalposten. Je kunt in de betreffende boekingslay-out namelijk bepalen welke velden worden getoond tijdens het wijzigen van de journaalpost en welke velden gewijzigd mogen worden.

InSite inrichten

Je activeert een type pagina voor InSite en je richt de autorisatie in.

Type pagina activeren:

De functionaliteit van dit onderdeel kan alleen gebruikt worden als je het corresponderende type pagina activeert in de eigenschappen van de site. Je bepaalt per site of je de functionaliteit gebruikt of niet.

Naam van het te activeren type pagina:

• Memoriaalboeking

Type pagina activeren

Autorisatie inrichten:

1. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Inrichting / Functionaliteit.
2. Controleer de standaardfunctionaliteiten Memoriaalboeking beheren en Memoriaalboeking raadplegen. In de eigenschappen van de functionaliteiten kun je zien aan welke rollen deze gekoppeld zijn. Je kunt de koppeling aanpassen in Algemeen / In & OutSite / Inrichting / Autorisatierol.
3. Deel filterautorisatie uit op het type dossieritem Memoriaalboeking (Profit) voor medewerkers die dossieritems van dit type mogen raadplegen.