Wat is een template looncomponent

Dit is een extra toelichting die belangrijk is bij het aanmaken van een nieuwe looncomponent.

Een nieuw looncomponent is altijd een directe of indirecte kopie van een template. Templatecomponenten vallen grofweg in vier categorieën. Het is belangrijk om te zorgen dat je de juiste template kiest om je component op te baseren. Waarom dat is wordt als eerste toegelicht.

Waarom is het belangrijk dat ik de juiste template kies?

Dit is belangrijk voor de loonberekening en voor de aanlevering aan o.a. de Belastingdienst en pensioenverwerkers.

• De berekende waarde: het getal dat het component berekent moet juist zijn.
• Gekoppelde berekeningen: berekeningen in de salarisverwerking die afhankelijk zijn van jouw nieuwe component moeten ook kloppen, zoals bijvoorbeeld de reservering van de vakantietoeslag.
• Loon- en pensioenaangifte: het component dat je inricht moet wellicht direct of indirect in een van de aangiften naar voren komen.
• De loonjournaalpost: het component moet de juiste plaats krijgen in de journaalstructuur.

Je bepaalt de plek in de journaalstructuur zelf. De berekende waarde kun je door middel van de formule vaak zelf ook nog wel juist krijgen (bij veel templatecomponenten kun je deze aanpassen). De grootste uitdaging is vaak te zorgen dat ook afhankelijke berekeningen juist blijven lopen en dat de loon- en pensioenaangifte goed gevuld worden. Deze zaken zijn grotendeels afhankelijk van de intellingen van het component in Grondslagen en Lijstbegrippen. Met uitzondering van het component voor de flexibele rekenregel ben je niet volledig vrij om deze intellingen te maken. Veel daarvan zijn al vanuit AFAS bepaald. Heb je een verkeerde template gekozen dan is het ook niet altijd mogelijk om deze vanuit het oogpunt van de loon- en pensioenaangifte te laten doen wat jij wilt. Je zult dan een andere template moeten kiezen en opnieuw moeten beginnen.

Categorieën templates

Er zijn vier categorieën.

1. Vooringerichte templates
2. Flexibele rekenregel
3. Templates met speciale functie
4. Pensioentemplates

1. Vooringerichte templates

Een voorbeeld hiervan is de template 100002032 Overwerk template. Deze template kun je gebruiken om een nieuw component te maken dat de waarde van gewerkt overwerk kan berekenen. Hierin is al ingericht:

• Parameters die je nodig hebt
• Formule voor de juiste berekening
• Grondslagintellingen
• Lijstbegrippen
• Overige eigenschappen

Dit component is ingericht om gebruikt te worden voor overwerk. Daarom telt het al in in bepaalde grondslagen. Dat kan belangrijk zijn voor andere berekeningen die rekening moeten houden met overwerk, maar ook bijvoorbeeld voor een juiste vulling van je loonstaat. Veel lijstbegrippen worden namelijk automatisch gevuld op basis van de geselecteerde grondslagen.

Als je kijkt naar de grondslagen dan zie je ook dat het juist niet mogelijk is om dit component in te tellen in sommige andere grondslagen zoals Onbetaalde dagen. Als jij betaald krijgt voor overwerk dan is dat per definitie betaald en dus kan het niet in die grondslag thuishoren. Het cao-team helpt je hier dus ook om fouten te voorkomen en de juiste keuzes te maken, op voorwaarde dat je het component gebruikt waar het voor bedoeld is.

Een vooraf ingerichte template is dus heel erg handig als je het wilt gebruiken voor een component dat overeenkomt met de situatie waar de template voor bedoeld is. Maar wil je hem toch ergens anders voor gebruiken, dan kan het dus zijn dat je tegen vooraf ingestelde beperkingen aanloopt waardoor je het component uiteindelijk niet kunt laten doen wat je wilt.

Loop dit dus goed na voordat je een kopie van een template maakt en gaat inrichten. Je wilt er niet pas nadat je formule klaar is achter komen dat je de waarde van het component niet juist in de grondslagen kunt verwerken.

2. Flexibele rekenregel

De tegenhanger van de vooraf ingerichte templates. De flexibele rekenregel is helemaal ‘kaal’. Geen parameters, geen formule, geen grondslagintellingen, geen lijstbegrippen en bijna alles kun je aanpassen.

Voordeel: Grote vrijheid.

Nadeel: Veel extra werk en meer foutgevoeligheid.

Let op:

Voor het bruto-netto traject van de medewerker is er voor nagenoeg ieder denkbaar component een template beschikbaar. Kies hier dus de juiste template en maak geen gebruik van de flexibele rekenregel! De flexibele rekenregel gebruik je alleen voor tussenliggende componenten in het werkgeversgedeelte.

Ook hier geldt wel weer de afkijktip. Moet je toch een component maken gebaseerd op de flexibele rekenregel, kijk dan bij een vergelijkbaar bestaand component in welke grondslagen en lijstbegrippen deze intelt, dan ben je vaak al een eind op weg.

3. Templates met speciale functie

Enkele templates bevatten parameters of rekenregels die speciale functies hebben die niet met andere componenten uit te voeren zijn. Dit zijn onder andere:

• Samengestelde grondslag 100009901

  Zie hiervoor rekenregel 10040. Hiermee kun je de waarde van meerdere grondslagen ophalen in één component waarbij je voor iedere grondslag die je ophaalt een andere bewerking kunt gebruiken. Bijvoorbeeld als je een pensioengrondslag wilt maken. De pensioengrondslag bestaat vaak voor een deel uit vast salaris en voor een deel uit variabel salaris. Deze twee delen worden in aparte grondslagen opgevangen, maar moeten uiteindelijk samenkomen. Het kan echter zijn dat je daarbij over het variabel salaris nog wel vakantietoeslag moet berekenen, maar over het vaste salaris niet. Met dit component kun je dat doen.

• Opvragen cumulatieve waarde 100009902:

  Zie hiervoor rekenregel 10035. Met dit component kun je de cumulatieve waarde van een component of grondslag opvragen. Daarbij kun je instellen of dat over vorig jaar of dit jaar moet gaan en over het hele jaar of een deel daarvan.

  Let op:

  in de parameter soort cumulatie geef je aan of het component moet kijken naar de looncomponent, de grondslag, of beide. Onafhankelijk daarvan moet je altijd zowel een looncomponent als een grondslag vullen.

• Template gemiddelde referte periode bepaling 100009907

  Zie hiervoor rekenregel 10047. Standaard ingericht om een waarde over een referteperiode te kunnen bepalen.

• Template VCR berekening 100005901/902:

  Zie hiervoor de rekenregel 10045 en rekenregel 10046. Deze componenten zijn vooringericht om een premieberekening te laten verlopen volgens de VCR systematiek.

• Templates voor Auditcomponenten:

  Dit zijn de componenten 100009460 t/m 100009468. Deze zijn vooringericht om bepaalde patronen in de loonberekening te signaleren. Bijvoorbeeld een overschrijding van een drempelwaarde, of een onwenselijke combinatie van volledige ziekte maar toch een gevulde grondslag.

4. Pensioentemplates

De meeste pensioenregelingen kennen een vergelijkbare bepaling van de pensioenpremie. Er zijn vaste onderdelen. Zo is er een regelingloon, een franchise, een maximum, en een premiepercentage. Variabel is daarbij vaak of het hele jaar gekeken wordt naar periode 1 (primo regeling) of de huidige periode (ultimo regeling). En of het parttime percentage van de medewerker ook wordt toegepast op bijvoorbeeld de franchise of over het regelingloon überhaupt. Om deze kleine variaties op het vaste verhaal te dekken zijn verschillende standaard componenten meegeleverd.

Dit zijn de componenten in de range 100004900..100004913.

Al deze componenten hebben een methode-parameter die bepaalt welke rekenregel toegepast wordt. Deze methode is niet wijzigbaar en hangt dus af van welk templatecomponent je een kopie maakt. Kijk bij rekenregel 10006 om te achterhalen welke methode (en dus welk component) past bij jouw situatie.

Voordeel: als je de juiste template kiest dan doet de rekenregel het rekenwerk al voor je en hoef je alleen maar parameters te vullen.

Waar moet je verder rekening mee houden?

Er zijn een aantal andere zaken die de keuze van de template ook al voor je bepaalt. Dat zijn:

1. Brutering

Als je wilt dat het component dat je aanmaakt gebruteerd wordt, dan kies je een templatecomponent waarbij het vinkje voor Bruteren aanstaat.

Stel dat je dit niet doet en dat je er later voor kiest om een component te laten bruteren dan kan dat wel, maar daarvoor dien je de volgende dingen te doen.

• Je zet het vinkje voor looncomponent bruteren aan en je kiest een verwerkingsfase.
• Alleen het vinkje is niet voldoende om het component te laten bruteren. Het dient daarna ook in alle grondslagen in te tellen waarin een standaard bruto-component ook in meetelt. Bijvoorbeeld, een component dat je op bruteren zet kan niet gebruteerd worden zolang het niet ook meetelt in de grondslag Bruto loon. Wil je weten welke grondslagen je precies moet hebben, check dan gewoon de template van een bruteringscomponent.

2. Plaats in het bruto-netto traject

Een netto template zal in het netto gedeelte terecht komen. Een bruto template in het bruto gedeelte en bijvoorbeeld een pensioentemplate in het midden. Echter deze positionering zit er niet vanuit de programmatuur in, maar deze kun je zelf aanpassen. Dit gaat door middel van de grondslagen: Netto loon, Te betalen loon, Bruto loon, Loon zvw, Loon wnv, Loon loonheffing en Grondslag voor netto-bruto berekeningen.

3. Uitbetaling of inhouding

Op het tabblad Geavanceerd kun je aangeven of het component een uitbetaling of inhouding betreft. Als je een template hebt gekozen waarbij is aangegeven dat het om een inhouding gaat. Dan kun je dit eenvoudig omzetten naar een uitbetaling. Maar toch niet helemaal….

Wat een uitbetaling een uitbetaling maakt is niet alleen dat het een positief bedrag is, maar ook dat het bedrag intelt als kosten voor de werkgever. Als je een inhoudingstemplate hebt gekozen, dan is het vaak niet meer mogelijk om het component achteraf in te tellen in deze grondslag. Je moet dan echt een nieuwe kopie maken van de juiste template.