Kostenplaats en kostendrager koppelen met projecten inrichten

Je kunt projecten koppelen aan een werkgever. Daarnaast is het ook mogelijk om op een project een verbijzonderingsas in te stellen. Dit moet je eerst inrichten.

Nadat je hebt ingericht, kun je een verbijzonderingscode selecteren op het project.

Project verbijzonderingsas en projecten inrichten

Eerst richt je in de Project instellingen in welke verbijzonderingsas je wilt hanteren.

1. Ga naar: Projecten / Beheer / Instellingen / Project
2. Ga naar het tabblad: Verbijzondering en dimensies.
3. Selecteer bij Verbijzonderingsas project een verbijzonderingsas voor projecten. Je selecteert hierbij één van de in Profit Financieel gedefinieerde assen als verbijzondering voor het project.

   

Nadat je hebt ingericht, kun je een verbijzonderingscode selecteren op het project.

Werkgever inrichten

Per werkgever richt je in dat je de kostenplaats wilt koppelen aan projecten en welke kostenplaats dan.

1. Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.
2. Open de werkgever.
3. Vink Kostenplaats koppelen met projecten aan.
4. Hierna komt het veld Kostenplaats koppelen aan beschikbaar. Daar kun je kiezen uit bijvoorbeeld de kostenplaatsen Project of Verbijzondering project.

   

De keuze die je hier maakt, is van groot belang bij de output in de journaalpost. Vooral als met de integratie vanuit Payroll naar Financieel wordt gewerkt, moet hier goed op gecontroleerd worden.

Dit zie je terug in de voorbeelden.

Payroll inrichten

Om de deze projectinstellingen te koppelen aan Payroll zorg je dat alles bij de bron is vastgelegd: de projectadministratie én de individuele instellingen op looncomponentniveau.

Als in de projectadministratie en de looncomponenten alles juist is ingericht, dan zie je dit terug in de journaalpost-output.

Journalisering looncomponent

Je bepaalt de wijze waarop de looncomponenten worden gejournaliseerd. In de eigenschappen van de looncomponent op het tabblad Journalisering bepaal je de soort journalisering:

• Niet journaliseren

  Als je ervoor kiest om een looncomponent niet te journaliseren, dan ontbreekt de looncomponent in de journaalpost. Dit wordt doorgaans toegepaste voor rekencomponenten en audits.

• Geen verdeling

  Deze optie wordt in Profit CAO’s niet meer toegepast, omdat bij deze optie al gekeken wordt naar de stamgegevens van de medewerker (kostenplaats, kostendrager en organisatorische eenheid).

• Vaste verdeling

  Op basis van deze optie wordt de waarde op de looncomponent gejournaliseerd op basis van de stamgegevens van de medewerker.

  Dit is veruit de meest toegepaste verdeling bij component die vanuit AFAS worden meegeleverd.

  Hierbij dien je bij je inrichtingskeuze voor declaraties rekening te houden met de keuze of je een declaratie op dienstverband (in het geval van de activering meerdere dienstverbanden) of niet. Werk je niet met meerdere dienstverbanden, maar wel met formatieverdeling? Dan heeft ook de formatieverdeling hier effect op.

  Let op:

  Op basis van de instelling in de eigenschappen van de werkgever waarbij de kostenplaats uit het project wordt overgenomen, wordt de journaliseringskeuze uit het looncomponent volledig overschreven.

  Hierbij geldt dat op het moment dat deze instellingen is gedaan, de kostenplaats uit de declaratie niet wordt overgenomen als er geen project is gevuld. In dit geval negeert Profit de ingevoerde waarde van de kostenplaats op de declaratie en journaliseert het gedeclareerde bedrag naar de kostenplaats(en) uit de stamgegevens van de medewerker.

• Uren verdeling

  Bij deze optie wordt gejournaliseerd op basis van de looncomponenten die intellen op de grondslag ‘Grondslag urenverdeling (100.000.510)’. Over het algemeen zal dit van weinig invloed zijn, aangezien het koppelen van de kostenplaats / -drager van invloed is op de data uit de nacalculatieregels en daarmee via de integratie naar Payroll ook op de salarisverwerking.

  Deze instelling kan wél erg belangrijk zijn op het moment dat medewerkers verloond worden op basis van hun daadwerkelijk geschreven uren.

• Grondslag verdeling

  Bij deze optie journaliseert Profit de looncomponent naar rato van de intelling van diverse andere componenten in een bepaalde grondslag. Neem hierbij als voorbeeld de WW-premie. Deze wordt gejournaliseerd op basis van grondslag verdeling.

  De grondslag kan opgebouwd zijn uit meerdere looncomponenten, welke bijvoorbeeld voor 80% afkomstig zijn uit een dienstverband op de afdeling Consultancy en voor 20% afkomstig zijn uit een dienstverband op de afdeling Product Development.

  Als de totale WW-premie uitkomt op 100 euro, dan journaliseert Profit als volgt:

  • 80 euro naar kostenplaats ‘Consultancy’
  • 20 euro naar kostenplaats ‘Product Development’

  Let er dus goed op wat de doorwerking hiervan kan zijn bij het instellen van het overnemen van een kostenplaats of -drager uit projecten.

  Vaak wordt deze optie alleen gebruikt t.b.v. het journaliseren van declaraties uit de nacalculatie. Dit zijn netto componenten, welke relatief weinig impact hebben op grondslag verdelingen. Maar je zal net zien dat je de uitzondering te pakken hebt…

• Niet journaliseren, wel grondslag verdelen

  De laatste optie is niet journaliseren, maar wel grondslag verdelen. Deze optie kan worden toegepast als je wil dat een looncomponent meetelt voor een grondslagverdeling, zoals hierboven toegelicht met een voorbeeld, maar niet gejournaliseerd mag worden.