Agenda in InSite Basisinrichting
Dit onderwerp beschrijft de basisinrichting van de agenda in InSite. Hierna kunnen je gebruikers de agenda via InSite raadplegen en afspraken maken.
|
Inhoud |
Afspraaktype en locatie Agenda toevoegen
Je voegt een afspraaktype en locatie toe.
Afspraaktype toevoegen:
Je voegt een afspraaktype toe voor iedere categorie van afspraken die je in de agenda wilt onderscheiden. Je kunt per afspraaktype een andere kleur gebruiken, waardoor de betreffende afspraken in Profit Agenda makkelijk van elkaar te onderscheiden zijn.
- Ga naar: Algemeen / Inrichting / Type afspraak.
- Klik op: Nieuw.
- Vul de omschrijving in.
- Selecteer de kleur waarin de agenda afspraken van dit afspraaktype moet weergeven.
- Klik op: Voltooien.
Locatie toevoegen:
Je voegt locaties toe die je in de agenda wilt gebruiken als vergaderruimte. Je kunt locaties ook gebruiken in cursusmanagement, vaste activa en HRM. Zie verder Locaties toevoegen.
Autorisatie op agenda andere gebruikers en locaties
Je kunt autoriseren op agenda's van andere gebruikers en op locaties. Daarnaast kun je bepalen dat een gebruiker afspraken mag wijzigen waarvan hijzelf niet de eigenaar is.
- Gebruiker kan afspraak van andere eigenaar wijzigen
De gebruiker die een afspraak maakt is, is automatisch eigenaar van de afspraak. Alleen de eigenaar kan een afspraak wijzigen en verwijderen. Mocht het nodig zijn dat een bepaalde gebruiker ook afspraken van andere gebruikers kan wijzigen of verwijderen, dan moet je dit apart autoriseren.
Let op:
Als je een gebruiker/groep autoriseert voor het bewerken van afspraken waar ze geen eigenaar van zijn, geldt dit voor de afspraken in alle agenda's.
Deze functionaliteit is niet bedoeld voor het maken van afspraken waarbij men zelf geen genodigde is.
- Autorisatiefilter
Je kunt via een autorisatiefilter bepalen dat een gebruiker rechten heeft op bepaalde locaties of de agenda's van andere gebruikers.
Toestaan van het wijzigen van afspraken van andere gebruikers:
- Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
- Selecteer de juiste gebruiker of gebruikersgroep.
- Ga naar het tabblad: Autorisatie.
- Selecteer Algemeen / Agenda / Acties, actie Afspraak bewerken.
- Selecteer Toegestaan.
Filterautorisatie op locaties en agenda's vastleggen:
- Ga naar het tabblad: Onderhoud filters.
- Leg de filterautorisatie vast op de autorisatiefilters Algemeen - Agenda van gebruikers en Algemeen - Agenda: locaties voor afspraak.
Boekingslay-out inrichten
Voor het maken van een nieuwe afspraak gebruik je de standaard boekingslay-out Afspraak (Profit). Je kunt deze boekingslay-out kopiëren en aanpassen.
Aandachtspunten:
- Als er meerdere boekingslay-outs zijn, dan kan de gebruiker kiezen uit de beschikbare boekingslay-outs. Als je na het toevoegen van een eigen boekingslay-out de standaard boekingslay-out Afspraak (Profit) niet meer wilt gebruiken, dan kun je deze blokkeren.
- Je kunt de toegang tot boekingslay-outs beperken met definitieautorisatie. Hierdoor beschikt een gebruiker alleen over de voor hem of haar bestemde boekingslay-outs.
Je moet de definitieautorisatie aanpassen als gebruikers geen toegang hebben tot een boekingslay-out of tot de verkeerde boekingslay-out.
Type pagina activeren
De inrichting van InSite begint met het activeren van het type pagina in InSite.
Type pagina activeren:
De functionaliteit van dit onderdeel kan alleen gebruikt worden als je het corresponderende type pagina activeert in de eigenschappen van de site. Je bepaalt per site of je de functionaliteit gebruikt of niet.
Naam van het te activeren type pagina:
- Agenda's
Type pagina activerenInSite-pagina's autoriseren
Je moet de agenda-pagina's autoriseren, anders krijgen gebruikers een "niet geautoriseerd" melding.
Alle InSite-pagina's die je nodig hebt voor de agenda zijn gebundeld in de functionaliteit Agenda. Dit is een standaardfunctionaliteit met een vaste set pagina's die je niet kunt wijzigen. Wel kun je eventueel pagina's toevoegen.
De standaardfunctionaliteit Agenda bevat de pagina's die nodig zijn voor het werken met de agenda, het raadplegen, maken en accepteren van afspraken, etc.
Pagina's autoriseren:
Dit is een voorbeeld van de autorisatie. Voor meer informatie, zie Autorisatie in InSite.
- Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Inrichting / Functionaliteit.
- Open de eigenschappen van de functionaliteit Agenda.
- Op het tabblad Rollen zie je alle gekoppelde autorisatierollen waaraan de functionaliteit gekoppeld is.
- Als je deze autorisatierollen wilt gebruiken, kun je direct naar de Autorisatie tool. Als je deze autorisatierollen niet wilt gebruiken, ga je naar Algemeen / In & OutSite / Inrichting / Autorisatierol.
- Open de autorisatierol.
- Ga naar het tabblad Functionaliteit en koppel de functionaliteit Agenda.
- Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
- Selecteer de gebruikersgroep.
- Ga naar het tabblad: InSite.
- Controleer of de autorisatierol gekoppeld is of voeg een autorisatierol toe. Afhankelijk van je aanpak kan dit een reeds gekoppelde autorisatierol zijn (zoals Medewerker (Profit), Medewerker InSite, Relatiebeheer, etc) of de autorisatierol die je net gekoppeld hebt (zoals de autorisatierol Bedrijfsarts in de bovenstaande afbeelding).
Agenda toevoegen in InSite
Via deze stappen plaats je de agenda-pagina's op InSite.
Log in als Sitebeheerder en plaats de volgende pagina's op de site.
- Agenda
Dit is de pagina met de agenda van de ingelogde gebruiker. Je kunt deze als aparte pagina opnemen (gezien de breedte van de pagina). Maak de pagina's toegankelijk via het menu.
De onderstaande overzichten bieden specifieke informatie.
- Genodigden agenda-afspraken ongeautoriseerd (optioneel)
In dit overzicht staan alle Agenda-afspraken. Handig als je bijvoorbeeld de bezetting van alle cursuslocaties met alle deelnemers wilt zien. Filterautorisatie is niet van toepassing, dus de ingelogde gebruiker ziet alle afspraken van alle medewerkers.
Als je deze pagina wilt gebruiken, moet je deze handmatig autoriseren. Deze pagina maakt geen deel uit van een standaardfunctionaliteit.
- Profit-afspraken (optioneel)
Alle afspraken die automatisch aangemaakt zijn op basis van een agenda-integratie, zoals verzuim, verlof en cursusevenementen. Nacalcuatie-afspraken staan niet in het overzicht.
- Notificaties eigenaar (optioneel)
Notificaties van de eigenaar van afspraken. Hiermee heeft de eigenaar snel inzicht in de status van afspraken die met anderen gemaakt zijn.
- Notificaties genodigde
Notificaties voor genodigden van afspraken. Hiermee heeft een genodigde snel inzicht in afspraken die hij nog moet beoordelen.
Deze pagina's kun je ook in het menu opnemen, of bijvoorbeeld op een portalpagina:
|
Direct naar |