Onboarden in de Pocket app

Met deze functionaliteit laat je een sollicitant aanvullende gegevens aanleveren via de AFAS Pocket App. De sollicitant gebruikt hiervoor een aparte sollicitantmodus in Pocket. Deze modus is bedoeld voor externe sollicitanten. Interne sollicitanten gebruiken de standaard medewerkermodus. De sollicitant ontvangt een uitnodiging voor Pocket en rondt daarna de taken af in de app.

Of je Pocket inzet voor sollicitanten, bepaal je zelf. Dit stel je in via het onboardenprofiel. Gebruik je Pocket, dan ontvangt de sollicitant een aparte e-mail voor Pocket en een aparte e-mail voor OutSite. Een gecombineerde e-mail is niet mogelijk.

Beschrijving

Een sollicitant krijgt pas toegang tot Pocket als het onboardenproces is gestart. Sollicitanten die alleen op een vacature hebben gereageerd, loggen nog niet in op Pocket.

De klant bepaalt bij de inrichting of een sollicitant toegang krijgt tot OutSite, Pocket of beide applicaties. Als Pocket aan staat, ontvangt de sollicitant een e-mail met uitleg en een inlogcode voor AFAS Pocket. De sollicitant levert daarna aanvullende gegevens aan via taken in Pocket. Dit zijn dezelfde soort taken als bij het aanleveren van aanvullende gegevens via OutSite.

Pocket gebruikt voor sollicitanten een aparte sollicitantmodus. Hierdoor komt de sollicitant in een afgeschermd deel van de app. De modus staat los van de technische applicatietoegang tot Pocket. Een gebruiker kan niet tegelijk in de sollicitantmodus en de medewerkermodus werken.

Inrichten

• Onboarden in de Pocket app inrichten

Pockettoegang verlenen bij Onboarden

ln de onboardenworkflow start je eerst de actie Aanvullende gegevens uitvragen. Met deze workflowactie start je het uitvragen van de aanvullende gegevens. Wanneer je de aanvullende gegevens uitvraagt, genereert Profit de draaiboektaken voor de sollicitant.

Je verstuurt de e-mail voor de applicatietoegang bewust pas nadat je Aanvullende gegevens uitvragen hebt gestart. Op deze manier ziet de sollicitant direct taken op het moment dat de sollicitant voor het eerst inlogt op OutSite of in de Pocket app.

Daarna handelt Profit de actie Applicatietoegang sollicitant conditioneel af. Met deze taak regel je de applicatietoegang voor de sollicitant en stel je de sollicitant hiervan op de hoogte. Door middel van de speciale actie Verzenden e-mail applicatietoegang verzendt Profit de mail voor de toegang tot Pocket en OutSite.

Zie ook: Workflow Onboarden (Profit)

Pockettoegang op een later moment verlenen

Met de workflow Applicatietoegang sollicitant kan je de sollicitant applicatietoegang verlenen als de sollicitant dit nog niet heeft. Ook is het mogelijk om een e-mailbericht over OutSite en Pocket te verzenden.

Zie ook: Applicatietoegang sollicitant (Profit)

Applicatietoegang van sollicitant tot medewerker

De applicatietoegang volgt het proces:

Daarbij gelden deze uitgangspunten:

• Een sollicitant krijgt toegang tot OutSite als je portaltoegang aanzet.
• Een sollicitant kan daarnaast toegang krijgen tot Pocket.
• Een medewerker met een actief dienstverband heeft meestal toegang tot InSite.
• Bij uitdienst wordt de applicatietoegang in principe ingetrokken.

  Let op:

  Dit is het standaardbeeld. In de inrichting kunnen hier bewuste keuzes van afwijken.

Zie ook: Gebruikersbeheer bij in- en uitdienst.

Tijdens het onboarden

Zodra je het onboarden start:

• Heeft de sollicitant toegang tot OutSite.
• Kan de sollicitant ook toegang krijgen tot Pocket.
• Heeft de sollicitant geen toegang tot InSite of Profit.

Pockettoegang zonder InSite is hier toegestaan, zolang aan de regels wordt voldaan (zie Pockettoegang zonder InSite).

Bij indiensttreding

Op het moment dat het dienstverband start of het onboarden wordt geregistreerd, afhankelijk van de inrichting:

• Wijzigt het type gebruiker van Sollicitant naar Medewerker.
• Gebruikt de medewerker de normale medewerkermodus in Pocket.
• Heeft de medewerker meestal toegang tot InSite.

De medewerker hoeft Pocket niet opnieuw te activeren, tenzij de sollicitant (met pockettoegang) is samengevoegd met een bestaande medewerker. In dit geval moet de medewerker opnieuw Pocket toegang krijgen.

Bij uitdienst

Bij uitdienst trek je in principe de applicatietoegang in. Dit gebeurt via het uitdienstproces. Er zijn twee veelvoorkomende afwijkingen:

• Je trekt de toegang tot OutSite niet in.
• Je trekt de toegang tot applicaties niet in.

Deze keuzes hebben gevolgen als iemand later opnieuw solliciteert. In dat geval kan een gebruiker technisch gezien toegang hebben tot meer applicaties dan bedoeld.

Bij opnieuw solliciteren

Wanneer een oud-medewerker opnieuw solliciteert:

• Wijzigt het type gebruiker weer naar Sollicitant zodra het sollicitatieproces start.
• Kan pockettoegang opnieuw gelden volgens de regels voor sollicitanten.

Het type wijzigt niet automatisch bij uitdienst. Dit gebeurt pas bij een nieuwe sollicitatie.

Pockettoegang zonder InSite

Je start het onboarden met een profiel waarin Pockettoegang aan staat. In dit profiel stel je in dat de sollicitant naast portaltoegang (OutSite) ook toegang krijgt tot Pocket. Als het profiel pockettoegang bevat, zet Profit het veld Pocket aan bij de gebruiker. De sollicitant krijgt daarmee toegang tot de app zonder toegang tot InSite.

Wanneer zet Profit Pocket automatisch uit bij een sollicitant?

Profit controleert bij sollicitanten of Pocket aan mag blijven staan zonder InSite. Profit laat Pocket alleen aan als aan alle onderstaande regels wordt voldaan. Vervalt één regel, dan zet Profit Pocket automatisch uit. Dit gebeurt alleen niet als de gebruiker Pocket toch al mag gebruiken of doordat de gebruiker wél InSite-toegang heeft.

Profit controleert deze regels:

1. De gebruiker is gekoppeld aan een sollicitant.
2. De gebruiker heeft toegang tot OutSite.
3. Er loopt nog een onboardenproces of er is al een toekomstig dienstverband.

   Het gaat om één van deze situaties:

   • Er is een onboarden dossieritem in de workflow en de mutatie is nog niet geregistreerd, of
   • Er is een toekomstig dienstverband.
4. De gebruiker is niet gekoppeld aan een medewerker met een lopend dienstverband.

   De gebruiker mag wel aan een medewerker gekoppeld zijn, zolang die medewerker geen actief dienstverband heeft.

5. Profit heeft vastgelegd dat Pockettoegang voor deze sollicitant is toegestaan.