Identiteitsbewijs valideren (ID-check)

Als werkgever ben je verplicht het identiteitsbewijs van de medewerkers te controleren. Voor deze controle beschik je over de ID-check van Valicare. Met de ID-check valideer je de geldigheid van:

• Paspoort
• Identiteitskaart
• Verblijfsdocument

De ID-check is beschikbaar in de profielen Onboarden, Aanvullende gegevens sollicitant, Aanvullende gegevens sollicitant zonder sollicitatie, Aanmaken persoonsdocument en Aanmaken medewerker.

De ID-Check valideert de identiteitsdocumenten op basis van visuele aspecten die worden uitgelezen uit de afbeeldingen van de documenten. Deze data gaat door verschillende algoritmes die onder andere aan de hand van documentnummer, geboortedatum en persoonsnummer controleert of de data valide is.

Na het valideren kun je automatisch de data overnemen in de velden van het onboardenprofiel. Hiermee voorkom je foutieve data in Profit.

Voor nationaliteiten buiten de EER (Europese Economische Ruimte) geldt de Right To Work (RTW). Met de RTW-check valideer je tijdens het onboarden de verblijfsaantekening. Dit kan een verblijfsdocument of een paspoort met een sticker of aantekening zijn.

Tips voor leesbare afbeelding

De volgende voorwaarden wordt aan de afbeelding gesteld om deze te kunnen valideren bij Valicare:

• De afbeelding moet van het formaat PNG, JPEG, JPG, GIF, PDF of BMP zijn.
• De afbeelding mag niet groter zijn dan 5MB (5000 kilobytes).
• De afbeelding moet uit minimaal 400x400 pixels bestaan.
• De afbeelding van voor- en/of achterkant moet aan het gelijknamige veld gekoppeld zijn.
• Alle gegevens moeten zichtbaar zijn.
• Op de afbeelding mogen geen handen of vingers zichtbaar zijn.
• De afbeelding moet scherp en niet te donker zijn.
• Op de afbeelding mag geen lichtreflectie van flitser of lamp aanwezig zijn.
• Het identiteitsbewijs moet recht op de foto staan (niet diagonaal/schuin).

Alle gegevens

Veel bedrijven vragen om een kopie identiteitsbewijs, ondanks zij geen wettelijke basis hebben om een kopie te mogen bewaren. In ieder geval hebben zij niet alle gegevens nodig en worden te veel gegevens bewaard met het gevaar op identiteitsfraude. Daarom heeft de overheid de app KopieID ontwikkeld voor particulieren om kopieën te voorzien van een watermerk en dat bepaalde gegevens onzichtbaar gemaakt kunnen worden.

De werkgever heeft wel een wettelijke basis om een kopie te bewaren en hier moeten alle persoonlijke gegevens wel zichtbaar zijn. Wij raden aan om bij medewerkers aan te geven dat voor de kopie bij indienst en de ID-check wel alle gegevens zichtbaar moeten zijn.

Rijbewijs

Met een rijbewijs kan je jezelf in Nederland legitimeren. Het rijbewijs is echter geen geldig document om iemands identiteit vast te stellen bij onboarden, omdat de nationaliteit ontbreekt op het rijbewijs. Vandaar dat je het rijbewijs niet kunt selecteren als type document.

ID-check gebruiken:

1. Open het profiel (bijvoorbeeld Onboarden) op InSite.
2. Selecteer onder Identiteitsbewijs valideren de volgende gegevens:
   • Land van afgifte.
   • Type document.
3. Klik op: Valideren.
4. Selecteer de voor- en achterkant van het document.
5. Klik op: Valideren.

   Als via de ID-check een document succesvol is gevalideerd, worden de gegevens overgenomen in de velden van het onboardenprofiel. Deze velden kun je niet meer wijzigen. Het gaat hierbij om de velden Geslacht, Burgerservicenummer, Geboortedatum en Nationaliteit.

   Valicare bepaalt op basis van de ID-check of een RTW-check nodig is. Als RTW nodig is, voer je daarna ook de RTW-check uit. Onderstaande stappen zijn alleen relevant als je ook gebruikmaakt van de RTW-check.

6. Het veld Recht op werken valideren verschijnt.
7. Selecteer het type document en klik op: Valideren.
8. Selecteer de voor- en achterkant van het document en klik op: Valideren.

   Verstuur altijd de voorkant en achterkant van het document. Uitzondering is de sticker verblijfsaantekening. De sticker heeft alleen een voorkant.

9. Vul de overige velden in.
10. Klik op: Aanmaken.