ID-check en RTW-check (Valicare)

Met de Valicare-koppeling controleer je het identiteitsdocument van een (toekomstige) medewerker of sollicitant. Je kunt ook controleren of iemand in Nederland mag werken (RTW-check). Na een succesvolle controle worden persoonsgegevens en documentgegevens ingevuld bij het persoonsdocument en, waar van toepassing, bij de medewerker. Je ziet ook waarschuwingen en de uitkomsten van extra controles.

AVG/GDPR

Alle servers van Valicare staan op Nederlandse bodem. Er wordt geen enkel persoonsgegeven bij Valicare opgeslagen.

Beschrijving

In Nederland ben je als werkgever wettelijk verplicht de identiteit van medewerkers te controleren vóór indiensttreding. Soms moet je ook controleren of iemand in Nederland mag werken. Met de koppeling tussen Profit en Valicare kun je dit direct tijdens het onboarden doen. De koppeling ondersteunt:

• Validatie van identiteitsdocumenten (ID-check).
• Vaststellen of iemand mag werken in Nederland (RTW-check)
• Optionele extra controles; PEP-, VIS- en Sanctiecontrole. Deze zorgen voor een extra beoordeling van het document. Wanneer één van deze controles niet voldoet, wordt het document afgekeurd. Deze controles vallen buiten de standaardconfiguratie. Wil je hier meer over weten? Neem dan contact op met Valicare via support@valicare.nl.

Valicare kan tijdens de controle hard stops en soft stops teruggeven:

• Bij een hard stop (blokkerend) stopt de controle. Het document wordt afgekeurd. Je ziet een blokkerende melding tijdens het valideren.
• Bij een soft stop (waarschuwing) loopt de controle door. Je krijgt waarschuwingen terug. Deze waarschuwingen worden opgeslagen bij het document.

Valicare bepaalt per controle of een melding een hard stop of soft stop is. Deze indeling hangt af van de inrichting bij Valicare. Je bepaalt dus zelf wat een hard stop en een soft stop is. Een document wordt standaard afgekeurd wanneer deze is verlopen.

Aantal toegestane controles

Per omgeving kun je jaarlijks 100 ID-checks gratis uitvoeren. Dit geldt voor alle klanten. Wanneer de gratis checks op zijn, wordt de koppeling automatisch geblokkeerd. Wil je extra checks uitvoeren? Neem dan contact op met Valicare om de ID-check als aparte dienst bij hem af te nemen. Over eventuele kosten kan AFAS geen uitspraken doen. Informeer hiervoor bij Valicare. In de eigenschappen van het communicatieprofiel is zichtbaar hoeveel checks er nog beschikbaar zijn. Daarnaast kan je gebruikmaken van het signaal Valicare: credits bijna verbruikt. Dit signaal attendeert de applicatiebeheerder zodra het aantal beschikbare Valicare ID-Check credits onder de ingestelde grens komt. Hierdoor kan de beheerder tijdig actie ondernemen voordat de gratis checks op zijn en de koppeling automatisch wordt geblokkeerd.

Vanuit AFAS geven we de omgeving een geanonimiseerd klant-id mee. Deze vind je terug in de eigenschappen van het communicatieprofiel Communicatie met Valicare. Als een bepaalde klant-id veel checks doet (50-100), dan neemt Valicare hierover contact op met AFAS. Deze melding zetten we vervolgens door naar de klant en verschijnt als functionele melding op InSite.

Voor kleine klanten geldt dus dat er een controle zit op het aantal ID-checks dat zij uitvoeren. Als je veel checks uitvoert, dan word je hierover geïnformeerd. Eventueel blokkeert Valicare de account.

Bovenstaande is in overleg tussen AFAS en Valicare besloten.

Let op:

De RTW-check valt buiten de 100 gratis checks. Over de hoogte van de kosten van de RTW-check kan AFAS geen uitspraak doen. Dit kan je wel opvragen bij Valicare.

Inrichten

• ID-check inrichten
• RTW-check inrichten

Gebruiken

• Identiteitsbewijs valideren (ID-check)
• Recht op werken valideren (RTW-check)