CaseWare processen

In CaseWare laat je tijdens het opmaken van de jaarrekening automatisch bepaalde processen starten, waarmee je het jaarrekeningtraject kunt bewaken.

Wanneer tijdens het opmaken van de jaarrekening een bevinding wordt gedaan op een document, kun je hiervoor in CaseWare een aantekening maken. Hierop kan de verantwoordelijke voor het opstellen van de jaarrekening verdere actie (laten) ondernemen. De bevinding moet hiervoor als workflowactiviteit in InSite worden opgenomen.

Ook kun je gedurende het jaarrekeningtraject aan de diverse documenten een bepaalde status geven, bijvoorbeeld als documenten akkoord zijn bevonden. Een status kan onder meer betekenen dat een document in het Profitdossier van de relatie wordt opgenomen.

Koppeling met organisaties in Profit

Organisaties als accountants- en administratiekantoren hebben de administraties van hun cliënten binnen Profit over het algemeen per cliënt vastgelegd. Binnen Profit CRM staat iedere cliënt voor een organisatie.

Koppeling

Profit maakt bij de koppeling met CaseWare gebruik van de CRM-functie Organisatie. Een organisatie is binnen Profit nodig om de door CaseWare aangemaakte documenten voor iedere organisatie in het betreffende organisatiedossier te kunnen plaatsen.

CaseWare document

Uit de werkzaamheden in het CaseWare dossier kunnen allerlei documenten voortkomen die van belang zijn voor het jaarverslagtraject. Het kan van belang zijn om bepaalde informatie die naar voren komt tijdens het opmaken van de jaarrekening, naast CaseWare ook in Profit vast te leggen bij de betreffende organisatie.

Omschrijving CaseWare document

De omschrijving van een CaseWare document bevat de volgende gegevens:

• Dossiernaam
• Naam document
• Periode van & t/m van het dossier

De naam is als volgt opgebouwd:

[Dossiernaam CaseWare] - [Bestandsnaam] - [Datum van & t/m CaseWare dossier]

Status

Je kunt binnen CaseWare (in de Controle monitor) per document eenmalig vastleggen, bij welke status welke actie moet worden uitgevoerd.

Voor de koppeling met Profit is het in het bijzonder van belang dat ingesteld kan worden dat dit document wordt ingestuurd in het Profit-dossier, als het document deze status krijgt gedurende het opmaken van de jaarrekening.

Deze CaseWare documenten worden in pdf-formaat in het Profitdossier van de organisatie opgeslagen en zijn zichtbaar op het tabblad Dossier in de eigenschappen van de betreffende organisatie. Deze documenten kunnen hier ook geopend worden.

Wijziging status

Het kan voorkomen dat een document in CaseWare van status is gewisseld, en weer is teruggezet naar de status waarbij het document moet worden doorgezet naar Profit. De omschrijving van het document blijft steeds hetzelfde maar de gebruiker kan aan de datum en tijd zijn welk document het meest recente is in het Profit dossier.

CaseWare Alert

Wanneer tijdens het opmaken van de jaarrekening een bevinding wordt gedaan op een document, kan hierop in CaseWare een aantekening gemaakt worden.

Aantekening

Een CaseWare Alert is een signaleringsfunctie binnen CaseWare, waarbij een bepaalde actie wordt ondernomen als een document een bepaalde soort aantekening heeft gekregen. Je kunt binnen CaseWare (in de Controle monitor) per Alert eenmalig instellen bij welke soort aantekening welke actie moet volgen.

Voor de koppeling met Profit is het in het bijzonder van belang dat als actie ingesteld kan worden dat een workflow aangemaakt wordt als aan een document een bepaald soort aantekening is gekoppeld.

Workflow

Met een workflowtaak kun je de controletaken verdelen over meerdere personen die verantwoordelijk zijn voor de betreffende administraties binnen een kantoor. De CaseWare Aantekening wordt ook aan het dossier van de organisatie toegevoegd.

Binnen InSite wordt de taak (dossieritem) ingestuurd in de workflow van de organisatie, met de bedoeling dat de verantwoordelijke in de organisatie deze taak vervolgens uitvoert. Waaronder bijvoorbeeld het terugkoppelen naar de melding in CaseWare, zodat het werk aan de jaarrekening vervolgd kan worden.

Een workflow wordt bepaald door een specifieke kenmerkcombinatie van type, bestemming en kenmerk. De gewenste combinaties worden binnen Profit ingericht.

In CaseWare zijn verschillende soorten Alerts aanwezig. Om deze Alerts aan de verschillende workflows te kunnen koppelen, wordt in Profit de functie Externe workflow gebruikt waarin de CaseWare alerts aan de kenmerkcombinaties van Profit gekoppeld zijn. Een Alert kan dus alleen op de ingestelde kenmerkcombinaties worden ingestuurd.