Meewerkgebruiker

Een meewerkgebruiker kan inloggen in zowel zijn eigen omgeving als in omgevingen van klanten.

Inhoud

Beschrijving

Met een meewerklicentie krijg je recht op een meewerkgebruiker waarmee je in je eigen omgeving en in de omgevingen van je eigen klanten kunt inloggen en meewerken. Dit is bijvoorbeeld handig voor dienstverleners zoals accountants of AFAS Partners. De meewerkgebruiker telt mee in de licentie van de dienstverlener, niet in de licentie van de klant.

Voorbeeld:

De omgeving van de dienstverlener is O12345AA. Een de gebruikers is 12345.BWilliams. Deze gebruiker telt mee in de omgeving van de dienstverlener.

De omgeving van de klant is O98765AA. Alle gebruikersnamen in de klantomgeving beginnen met 98765.

Maar als je de meewerkgebruiker Bertine Williams toevoegt in de klantomgeving O98765AA, dan houdt de meewerkgebruiker de gebruikersnaam 12345.BWilliams. De gebruiker Bertine Williams telt mee in de licentie van de dienstverlener, niet in de licentie van de klant.

Als je de meewerkgebruiker omzet in een normale gebruiker en het veld InSite aangevinkt, telt de meewerkgebruiker wel mee in de licentie van de klant.

Als licentiehouder moet je in de eigen omgeving een gebruiker activeren als meewerkgebruiker. Vervolgens moet de klant in zijn omgeving de meewerkgebruiker toevoegen. De klant bepaalt de rechten die hij de meewerkgebruiker wil geven.

E-mailadressen bij het inloggen

Het e-mailadres dat bij de gebruiker is vastgelegd in de Autorisatie tool is essentieel bij het inloggen.

Als een meewerkgebruiker een nieuw e-mailadres krijgt, dan geldt het volgende. We lichten dit toe met een voorbeeld.

  • Omgeving van de dienstverlener: O12345AA.
  • Gebruiker: 12345.BWilliams met het e-mailadres b.williams@accountant.nl.

Deze gebruiker is onlangs getrouwd krijgt een nieuw e-mailadres. Het e-mailadres b.williams@accountant.nl wordt gewijzigd in b.jansen-williams@accountant.nl. Dit moet worden aangepast in de accountantsomgeving O01245AA. Dit wordt 1 keer per uur gesyncschroniseerd naar de omgevingen waar 12345.BWilliams meewerkgebruiker is.

Let op:

Voer wijzigingen in naam of e-mailadres altijd door in de Productieomgeving, niet in een Test of Acceptomgeving. Alleen wijzigingen in de Productieomgeving worden gesynchroniseerd naar klantomgevingen. Wijzigingen in de Test of Acceptomgeving hebben geen enkel effect.

Aandachtspunten:

  • Dit werkt niet door in je klantomgeving als (bijvoorbeeld O98765AA) het nieuwe mailadres b.jansen-williams@accountant.nl al gekoppeld is aan een gebruiker, bijvoorbeeld aan 12345.Britt.

    Wat moet je dan doen? Maak bij 12345.Bertine het e-mailadres leeg. Het e-mailadres mag namelijk maar bij één gebruiker voorkomen.

  • Het is niet mogelijk om het mailadres van een meewerkgebruiker buiten zijn eigen bronomgeving te wijzigen (je kunt het veld dan niet wijzigen). Met andere woorden: je kunt het e-mailadres van 12345.BWilliams alleen wijzigen in een omgeving van deelnemer 12345.

Meewerkgebruiker activeren (licentiehouder)

Als je bijvoorbeeld als accountant met Profit de klanten met hun eigen omgevingen wilt beheren, kun je één gebruiker toevoegen waarmee je in alle klant-omgevingen kunt inloggen en werken, de zogenaamde meewerkgebruiker. Organisaties met een meewerklicentie noemen we (meewerk)licentiehouder.

Let op: 

Om een meewerkgebruiker te kunnen gebruiken voor klantomgevingen, moet je beschikken over een Meewerklicentie.

Het wachtwoord voor een meewerklicentie kan gewijzigd worden in de hoofdlicentie. Dit is de licentie met het nummer waar je ook mee inlogt. Als de inlognaam bijvoorbeeld '12345.Jansen' is, kun je het wachtwoord wijzigen via licentie 12345. Als je het OutSite-wachtwoord wilt wijzigen, moet je hiervoor ook een OutSite gebruiken die gekoppeld is aan de hoofdlicentie (dus 12345 in het voorbeeld). Je kunt het wachtwoord niet wijzigen via de OutSite van de meewerkomgeving.

 Nieuwe meewerkgebruiker toevoegen (licentiehouder):

  1. Log in in de eigen Profit-omgeving. Dit moet een Productie-omgeving zijn, niet een Test- of Accept-omgeving.
  2. Selecteer de gebruiker of voeg een gebruiker toe via de normale procedure, als deze nog niet is toegevoegd.  Volg daarbij de standaard, dus <deelnemersnummer>.<code>. Bijvoorbeeld '12345.BWilliams'.
  3. In de eigenschappen van de gebruiker doe je het volgende:
    • Vink Meewerklicentie activeren aan.
    • Vink je in de bronomgeving het veld Profit Windows aan.

      Je moet het veld Profit Windows aanvinken in de bronomgeving, hierdoor krijgt de meewerkgebruiker toegang tot Profit in de doelomgeving. Als je dit veld niet aanvinkt, krijgt de gebruiker geen toegang tot Profit in de doelomgeving.

  4. Als de gebruiker toegang nodig heeft tot de OutSite van de klant terwijl hij geen wachtwoord heeft, moet hij Wachtwoord vergeten uitvoeren op een OutSite van de bronomgeving (niet van de klantomgeving).
  5. Voltooi de wizard. 
  6. De accountant-klant moet nu de meewerkgebruiker toevoegen.

Meewerkgebruiker toevoegen (klant van licentiehouder)

De 'meewerkgebruiker' is een gebruiker die in de omgeving kan inloggen en meewerken. Dit kan een gebruiker zijn van bijvoorbeeld de accountant of een organisatie van wie je advies ontvangt en die een eigen Profit-omgeving heeft. De accountant of adviesorganisatie schaft de meewerklicentie aan en is daarmee licentiehouder. De meewerkgebruiker telt dus niet mee voor de licentie, alleen voor de licentie van de licentiehouder.

Voorbeeld: 

Je accountant heeft in zijn omgeving bij zijn gebruiker Jan Jansen de meewerk-functie geactiveerd. Het deelnemersnummer van de accountant is 12345. De gebruikerscode van Jan Jansen is '12345.JJansen'.

Je bent een klant van deze accountant met je eigen omgeving en je hebt deelnemersnummer 67890. De accountant gaat via de meewerkgebruiker in je omgeving inloggen om mee te werken.

De meewerkgebruiker is al aanwezig in de omgeving van de licentiehouder. Als klant van de licentiehouder moet je de meewerkgebruiker nu ook in de omgeving toevoegen.

Welke overige rechten je deze gebruiker geeft, stel je zelf in.

Nieuwe meewerkgebruiker toevoegen (klant van accountant):

  1. Vraag de gebruikerscode van de meewerkgebruiker op bij de accountant.
  2. Log in in de klant-omgeving.
  3. Voeg de gebruiker toe via de normale procedure. Je kunt zowel een systeemgebruiker als een normale gebruiker toevoegen:  
    • Met een systeemgebruiker voeg je alleen de gebruiker toe en kun je meteen de gebruikerscode invullen.
    • Als de meewerkgebruiker moet kunnen inloggen in InSite mag hij geen systeemgebruiker zijn maar moet je hem als een normale gebruiker toevoegen.
    • Als je een normale gebruiker wilt toevoegen, voeg je eerst een systeemgebruiker toe in de klantomgeving met de code van de bronomgeving. Zet de systeemgebruiker vervolgens om naar een gebruiker door deze te koppelen aan een persoon.

    Deze gebruiker heeft dus een ander deelnemersnummer dan jezelf. Vul de gebruikerscode die je hebt ontvangen, in bij het veld Gebruiker in de wizard. In de wizard zal dan het veld eronder gevuld worden met de naam van de meewerkgebruiker vanuit de omgeving waarin de meewerkgebruiker al bestaat.

  4. Voltooi de wizard. 

    Vervolgens krijg je een melding dat je een bestaande gebruiker toegang hebt gegeven tot de omgeving.

  5. Stel de rechten van de meewerkgebruiker in in de Autorisatie tool.

Als meewerkgebruiker (licentiehouder) inloggen in InSite van klant

Je kunt als meewerkgebruiker (licentiehouder) inloggen in de InSite-site van de klant.

Je kunt als meewerkgebruiker niet inloggen via single sign-on. Log altijd in via afasonline.com.

Voorbeeld: 

Je hebt als accountant in de omgeving op bij gebruiker Bertine Williams de meewerk-functie geactiveerd. Zij heeft als gebruikerscode '12345.BWilliams' en de omgevingsnaam is O12345AA.

De klant heeft een eigen omgeving met deelnemersnummer 67890. De omgevingsnaam is O67890AA. Je wilt Jan Jansen via de meewerkgebruiker laten inloggen in de InSite-site van de klant.

Let op: 

De meewerkgebruiker telt mee voor de telling van de InSite-licentie in de klant-omgevingen. Dit komt omdat de meewerkgebruiker omgezet wordt van een systeemgebruiker naar een gewone gebruiker en gekoppeld wordt aan een persoon.

Voorbereiding:

  • De meewerkgebruiker in de omgeving van de klant mag geen systeemgebruiker zijn. Als de meewerkgebruiker in de klantomgeving een systeemgebruiker is, zet deze dan om naar een gewone gebruiker die gekoppeld is aan een persoon. Als de meewerkgebruiker in meerdere klantomgevingen voorkomt, kun je deze daarin aan andere gewone gebruikers (die gekoppeld zijn aan personen), koppelen.
  • De normale gebruiker moet geautoriseerd zijn voor InSite.

Als meewerkgebruiker inloggen in InSite-site van de klant:

InSite-sites bevatten altijd het deelnemersnummer/de licentie.

Standaardindeling van de URL: https://deelnemersnummerklant.afasinsite.nl.

Gebruik de URL van de klant (deze heeft een eigen deelnemersnummer) bij het inloggen.

Voorbeeld:

Je eigen InSite-site: https://12345.afasinsite.nl

De InSite-site van de klant https://67890.afasinsite.nl.

Zie ook