Gebruiker toevoegen

Je voegt alle gebruikers toe die toegang moeten hebben tot Profit.

Aandachtspunten

• Bij twee-factorauthenticatie legt gebruiker legt zijn wachtwoord voor Profit en InSite zelf vast via de AFAS Online Portal. Bij single sign-on logt de gebruiker in via een oplossing van een andere partij of een eigen oplossing.
• Probeer direct de definitieve gebruikersnaam (=code) vast te leggen. Het is wel mogelijk om achteraf een gebruikersnaam te wijzigen, maar hieraan zijn nadelen verbonden.
• Blokkeer de gebruiker als deze (nog) niet mag inloggen. Geblokkeerde gebruikers worden niet meegeteld in de licentie. Als je meer gebruikers aanmaakt dan de licentie toestaat, dan kun je de gebruiker niet toevoegen. Vink dit veld dan aan en kijk hierna of je een andere gebruiker kunt blokkeren. Nadat je een andere gebruiker hebt geblokkeerd,  kun je bij de nieuwe gebruiker de blokkering weer verwijderen.
• Als je een nieuwe medewerker in dienst neemt, voeg je deze eerst toe als medewerker in Profit HRM. Hierdoor ontstaat automatisch een nieuwe persoon in Profit CRM. Vervolgens voeg je de gebruiker toe in de Autorisatie tool. Hierbij kun je de nieuwe gebruiker automatisch koppelen aan de persoon (en daardoor aan de medewerker).

  De nieuwe medewerker ontvangt geen e-mailbericht, maar kan wel beginnen met het aanmeldproces als de corresponderende gebruiker is aangemaakt.

• Een gebruiker kan inloggen op InSite. Als de gebruiker ook gekoppeld is aan een medewerker, dan heeft de gebruiker op InSite toegang tot ESS/MSS-pagina's.

Maximum aantal gebruikers / licentie

De licentie bepaalt het maximumaantal actieve gebruikers. Je mag meer gebruikers toevoegen dan het maximumaantal, maar dan moet je het aantal gebruikers dat teveel aanwezig is, blokkeren.

Licentieaantallen raadplegen:

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
2. Ga naar het tabblad: Onderhoud gebruikers.
3. Klik op: Acties / Licentieaantallen.

Gebruiker toevoegen

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
2. Ga naar het tabblad: Onderhoud gebruikers.
3. Klik op: Nieuw.
4. Profit start de wizard voor het toevoegen van een persoon. Vul de personalia in. De Communicatiegegevens heb je niet nodig voor de autorisatie, maar het kan handig zijn om hierover te beschikken.
5. Klik op: Volgende.
6. Vul bij Gebruiker de gebruikerscode/gebruikersnaam in. De gebruiker moet deze opgeven bij het inloggen in Profit.

   Er mag geen @ in de gebruikersnaam staan, als de gebruiker toegang heeft tot Profit.

   Gebruikersnamen bestaan altijd uit het deelnemersnummer, een punt en de code van de gebruiker, bijvoorbeeld 12345.John.

7. Vul een omschrijving in als het veld dit toelaat (bij een persoon vul je de naam in).
8. Klik op: Volgende.
9. Specificeer de toegang die gebruiker krijgt.
   • Profit Windows: Toegang tot het Windows-deel van Profit.
   • InSite: Een gebruiker die toegang heeft tot Profit, heeft ook toegang tot InSite. Je kunt dit veld niet wijzigen, als je Profit hebt aangevinkt. Als de gebruiker alleen toegang mag hebben tot InSite, vink je Profit uit.
   • Pocket: Dit veld is automatisch aangevinkt als je Profit of InSite aanvinkt bij de gebruiker. Dit veld is niet los uit te vinken en zie je alleen in de eigenschappen van de gebruiker. Zie verder de inrichting van Pocket.

     De algemene regel dat het veld InSite moet zijn aangevinkt geldt niet voor Flex of Payroll Cloud medewerker, dan wordt het veld Pocket aangevinkt. De gekoppelde medewerker moet wel een plaatsing hebben of in dienst zijn bij een Payroll Cloud werkgever.

   • Meewerklicentie activeren: Deze gebruiker, meestal van de accountant, kan inloggen op basis van een  meewerklicentie.
   • BestelPlus (licentie Bakkerijen). Deze gebruiker kan worden vastgelegd als BestelPlus gebruiker bij de verkooprelatie.

   De volgende velden zijn van belang voor het inloggen. Deze velden gelden zowel voor single sign-on als voor twee-factorauthenticatie.

   • Vink AFAS Online Portal Beheerder aan als de beheerder op de AFAS Online Portal toegang moet hebben tot het tabblad Beheer.
10. Klik op: Volgende.
11. Vul het e-mail in waarmee de gebruiker gaan inloggen, als je twee-factorauthenticatie gebruikt.
12. Klik op: Voltooien.
13. Nu heb je een gebruiker, maar deze heeft nog geen rechten. Plaats de gebruiker in de juiste groepen om de rechten toe te kennen, zodat de gebruiker kan werken in Profit en in InSite.

Bestaande gebruiker in andere omgeving toevoegen

Deze functionaliteit is beschikbaar in een meewerklicentie.

Als je een bestaande gebruiker uit een andere omgeving wilt toevoegen, dan voeg je een systeemgebruiker toe en zet je deze gebruiker om naar een gewone gebruiker. De nieuwe gebruikersnaam moet 1-op-1 overeenkomen met de bestaande gebruikersnaam. Is de bestaande gebruikersnaam bijvoorbeeld 12345.MARTINZ, dan moet de nieuwe naam ook 12345.MARTINZ zijn.