Afhankelijk van de licentie heb je recht op een bepaald aantal UNIEKE gebruikers, medewerkers, aangiften, etc. Dit is het aantal dat je maximaal mag gebruiken over alle omgevingen heen. Als dezelfde medewerker, aangifte of gebruiker voorkomt in meerdere omgevingen (bijvoorbeeld in een productieomgeving en in een kopie testomgeving) dan telt die maar één keer mee.

Bij het tellen van unieke gebruikers is er geen onderscheid tussen de live-omgeving, testomgevingen, nog niet geconverteerde omgevingen en accept-omgevingen. Alle unieke gebruikers tellen mee.

Voorbeeld:

• Omgeving A bevat de gebruikers Susan, John en Martin. Omgeving B bevat de gebruikers Susan, John en Martin. Omdat dezelfde gebruikers in deze omgevingen voorkomen, tellen deze een keer mee voor de licentie. in deze situatie zijn er in totaal dus 3 unieke gebruikers.
• Omgeving A bevat de gebruikers Susan, John en Martin. Omgeving B bevat de gebruikers Susan, Bart en Pascal. Susan komt in beide omgevingen voor, de andere gebruikers zijn unieke gebruikers. Hier is sprake van 5 unieke gebruikers.
• Omgeving A bevat de gebruikers Susan, John en Martin. Je maakt een testkopie van deze omgeving en je noemt deze kopie omgeving X. In deze situatie is er sprake van 3 unieke gebruikers. Als je testgebruikers gaat toevoegen aan omgeving X, ontstaan hierdoor nieuwe unieke gebruikers.

Bij het kopiëren van een omgeving kopieer je ook de gebruikers in die omgeving, er ontstaan geen nieuwe gebruikers die meetellen voor de licentie. Dit is niet het geval als je gebruikers exporteert uit een omgeving en importeert in een andere omgeving.

Alle gebruikers die je aanmaakt, gewone gebruikers én systeemgebruikers, worden geteld voor de licentie. Een gewone gebruiker is gekoppeld aan een persoon: dit zijn de personeelsleden die inloggen op Profit. Een systeemgebruiker kan toegang hebben tot Connectoren. Zie de velden in de eigenschappen van de gebruiker op het tabblad Applicaties.Het gebruik van gebruikers en systeemgebruikers bepaal je zelf.

Bovenop de licentie heb je recht op één gebruiker zonder toegang tot Profit Windows en InSite, maar met toegang tot geavanceerde opties (voor connectoren en backups). Een tweede gebruiker zonder Profit Windows en InSite en met geavanceerde opties wordt dus weer wel geteld voor de licentie.

Met een meewerklicentie krijg je recht op een meewerkgebruiker waarmee je in je eigen omgeving en in de omgevingen van je eigen klanten kunt inloggen en meewerken. Dit is bijvoorbeeld handig voor dienstverleners zoals accountants of AFAS Partners. De meewerkgebruiker telt mee in de licentie van de dienstverlener, niet in de licentie van de klant.

Voorbeeld:

De omgeving van de dienstverlener is O12345AA. Een de gebruikers is 12345.BWilliams. Deze gebruiker telt mee in de omgeving van de dienstverlener.

De omgeving van de klant is O98765AA. Alle gebruikersnamen in de klantomgeving beginnen met 98765.

Maar als je de meewerkgebruiker Bertine Williams toevoegt in de klantomgeving O98765AA, dan houdt de meewerkgebruiker de gebruikersnaam 12345.BWilliams. De gebruiker Bertine Williams telt mee in de licentie van de dienstverlener, niet in de licentie van de klant.

Als je de meewerkgebruiker omzet in een normale gebruiker en het veld InSite aangevinkt, telt de meewerkgebruiker wel mee in de licentie van de klant.

Hiervoor zijn aparte teller beschikbaar. Je kunt in de Autorisatie tool per gebruiker aangeven of deze een InSite-gebruiker of een OutSite-gebruiker is. In de centrale inlogomgeving wordt het aantal unieke gebruikers bepaald.

Een systeemgebruiker telt mee als InSite-gebruiker, als bij de systeemgebruiker het veld Profit Windows is aangevinkt.

Zie ook: Gebruiker toevoegen

De licentie bepaalt het maximum aantal medewerkers dat je in Profit kunt vastleggen. Profit vergelijkt het maximum aantal medewerkers op basis van de licentie met het aantal medewerkers in alle omgevingen. Je ziet hieronder welke medewerkers worden meegeteld en welke niet.

Als je het maximumaantal medewerkers hebt bereikt, kun je geen nieuwe medewerkers (van welk type dan ook) meer toevoegen. Een medewerker moet volledig uit dienst gemeld zijn, voordat het aantal in de licentie-telling daalt.

Welke medewerkers tellen mee

Een medewerker telt mee voor de licentietelling als de medewerker een actueel contract heeft en het een medewerker is uit de onderstaande lijst (zie het veld Soort medewerker in de eigenschappen van het actuele contract van de medewerker):

• Personeelslid
• Ondernemer - met salaris
• Stagiair - met salaris/stagevergoeding
• Expat
• Nabetaling na uit dienst
• Transitievergoeding

Welke medewerkers tellen niet mee

• Andere medewerkers dan de hierboven vermelde lijst, zoals interimmers en uitzendkrachten, tellen niet mee. Ook sollicitanten tellen niet mee.
• Medewerkers die zijn aangemaakt in een begrotingsomgeving (onderwijs) tellen niet mee. Dit zijn omgevingen waarin de functionaliteit Begrotingsomgeving HRM/Payroll geactiveerd is.

  Let op:

  Een begrotingsomgeving is een kopie van een productie-omgeving. Als je een begrotingsomgeving maakt, kopieer je ook de medewerkers uit de productie-omgeving. Deze medewerkers tellen wél mee in de licentieaantallen.

  Als je in de productie-omgeving bijvoorbeeld een medewerker uit dienst meldt terwijl deze in de begrotingsomgeving nog in dienst is, zal deze nog steeds meetellen in de licentie-aantallen. Je kunt dit voorkomen door de betreffende medewerker in de begrotingsomgeving te blokkeren.

• Geblokkeerde medewerkers tellen niet mee.

Rapport

Gebruik het rapport Aantal medewerkers binnen licentie (Profit) voor inzicht in de telling van medewerkers die meetellen in de licentie. Dit rapport toont alleen het aantal medewerkers in de huidige omgeving, niet in al je omgevingen.

Klik hier voor meer informatie

Voor de cliënten IB, Vpb en OB wordt de licentietelling Aantal aangiften gebruikt. Deze licentie bepaalt het maximum aantal cliënten dat je in Profit kunt vastleggen. Profit vergelijkt het maximum aantal aangiften op basis van de licentie met het aantal cliënten IB, OB en Vpb in ALLE omgevingen. Als je het maximumaantal aangiften hebt bereikt, kun je geen nieuwe cliënten (van welk type dan ook) meer toevoegen.

Als je een cliënt blokkeert voor licentie, wordt deze cliënt niet meer meegeteld in de licentietelling Aantal aangiften. Je kunt niet-gebruikte cliënten IB en cliënten Vpb blokkeren via de eigenschappen van de cliënten. Dit heeft invloed op de licentietelling Aantal aangiften. Je moet de cliënt(en) in alle omgevingen blokkeren, ook in testomgevingen! Het kan gebeuren dat de cliënt geblokkeerd is, maar het veld Volgend jaar cliënt (in de eigenschappen van de cliënt op het tabblad Voortgang) staat wél aan. In dat geval wordt er bij deze cliënt toch een volgend jaar aangemaakt, ondanks dat de cliënt geblokkeerd is.

Een fiscale eenheid (een moeder met dochters) telt als één eenheid mee in de licentieaantallen.