Rapporten massaal e-mailen/afdrukken via Output-wizard

Je kunt meerdere rapporten (offertes, orders, facturen, etc.) massaal afdrukken en/of e-mailen via de Output-wizard.

Als je via de Output-wizard de creditfacturen ook wilt e-mailen, dan moet je dit hebben toegestaan in de instellingen.

Rapporten massaal e-mailen en afdrukken via Output-wizard:

1. Ga:
   • voor inkoop naar Ordermanagement / Inkoopproces / Inkooporder of naar Ordermanagement / Inkoopproces / Ontvangst
   • voor verkoop naar Ordermanagement / Verkoopproces / Verkoopofferte, naar Ordermanagement / Verkoopproces / Verkoopbasisorder, naar Ordermanagement / Verkoopproces / Verkooporder, naar Ordermanagement / Verkoopproces / Pakbon of naar Ordermanagement / Verkoopproces / Factuur
   • voor abonnementen naar Abonnementen / Facturering / Pro forma facturen of naar Abonnementen / Facturering / Facturen
   • voor projecten naar Projecten / Facturering / Facturen
   • voor cursussen naar CRM / Cursusmanagement / Facturering / Facturen
   • voor betaalspecificaties naar Financieel / Crediteur / Betaalopdracht.
2. Selecteer de regel.
3. Je kunt ook meerdere regels selecteren:

   Let op:

   Profit plaatst deze taak in de wachtrij. Terwijl de taak in de wachtrij wordt uitgevoerd, kun je gewoon doorwerken. Bij de meeste rapporten moet je de afdruktaak afhandelen om het rapport af te drukken.

   Als het rapport niet wordt afgedrukt, kijk dan eerst of je de taak nog moet afhandelen..

4. Klik op de actie: Output.
5. Je kunt aangeven dat je alleen nog niet verwerkte offertes, orders, /ontvangten, pakbonnen, facturen enz. wilt verwerken.

   Let op:

   Normaal is een document (zoals een offerte) volledig verwerkt als dit verstrekt is op de manier die bij de Voorkeur verstrekkingswijze bij de relatie staat ingesteld. Als je de regel via de Output-wizard verwerkt via Afwijkend verstrekken, wordt de regel echter ook als Volledig verwerkt aangevinkt.

6. Selecteer eventueel een andere printer en printerlade.
7. Vink Afwijkend verstrekken aan, als je alle regels op dezelfde manier wilt e-mailen of afdrukken en dus geen rekening wilt houden met de Voorkeur verstrekkingswijze die bij de verkoop-/inkooprelaties is ingesteld.
   1. Selecteer de afwijkende verstrekkingswijze die voor alle geselecteerde regels hetzelfde zal zijn, namelijk: Afdrukken, Afdrukken + e-mail PDF of E-mail PDF. Bij facturen heb je ook nog de optie E-mail e-factuur + PDF.
   2. Selecteer een afwijkend rapport (anders dan in het verkoop-/inkooprelatieprofiel is vastgelegd).
   3. Selecteer een berichtsjabloon, als je als afwijkende verstrekkingswijze een van de e-mailopties hebt geselecteerd.
8. Vink Opslaan in dossier aan, als je de verzonden rapporten wilt opslaan in het dossier van de relatie(s).
9. Selecteer bij Sortering de manier van sorteren voor afdrukken.
10. Vink Aflopend aan om de rapporten van hoog naar laag te sorteren.
11. Klik op: Volgende. Als je de wachtrij gebruikt heb je deze stap niet en kun je geen afdrukvoorbeeld tonen.

    Je ziet nu een overzicht van welke regels op welke manier verzonden zullen worden.

    1. Selecteer een regel met als verstrekkingswijze Afdrukken en klik op de actie Acties / Afdrukvoorbeeld om het rapport te controleren.
    2. Selecteer een regel met als verstrekkingswijze E-mailen en klik op de actie Acties / E-mail voorbeeld.
    3. Sluit het voorbeeld.
12. Klik op: Opslaan en sluiten.
13. Klik op: OK. bij de melding dat de verwerking gereed is.

    De velden Afgedrukt, Dossier, Gemaild, Voll. verw. en Verstrekt via eVerbinding zijn aangevinkt als je de corresponderende verstrekking hebt gedaan. Deze velden zijn alleen zichtbaar als je deze aan de weergave hebt toegevoegd.

Je kunt de verzonden e-mailberichten controleren.