Samenstelling aanmaken (Bakkerijen)

Om in Profit tot een goede kostprijsberekening te komen moeten de stamgegevens van de artikelen (grondstoffen, verpakkingen, etiketten) en de productie-indicatoren goed zijn ingevoerd.

Stamgegevens grondstoffen

Voor de grondstoffen die de bakkerijen zelf inkopen is een decentrale reeks beschikbaar waarin de bakkerijen zelf de stamgegevens van die grondstoffen kunnen beheren.

Belangrijke aandachtspunten bij het onderhoud van de stamgegevens van de grondstoffen:

1. Basiseenheid KGM

   Grondstoffen moeten altijd worden vastgelegd met als basiseenheid KGM (kilogram).

   Dit is noodzakelijk omdat bij het genereren van de ingrediëntendeclaraties alle grondstoffen naar grammen moeten kunnen worden omgerekend.

   1. De prijsfactor bij de basiseenheid = 100. D.w.z. dat de inkoopprijs van de grondstoffen altijd wordt vastgelegd per 100 kg.
   2. Met het aantal decimalen bij de basiseenheid wordt bepaald in hoeveel decimalen het aantal per eenheid bij de andere eenheden kan worden ingevoerd.

      Het aantal decimalen moet dus minimaal 3 zijn. Immers: alleen dan kun je de eenheid GRM (gram) met een factor 0,001 ten opzichte van de basiseenheid vastleggen. Wil je bijvoorbeeld ook een eenheid PCE vastleggen met een gewicht per stuk van 0,5 gram dan zul je het aantal decimalen bij de basiseenheid KGM op 4 moeten zetten (aantal per eenheid is dan namelijk 0,0005)

   3. Het aantal per eenheid bij de basiseenheid is altijd 1.

      De overige eenheden worden uitgedrukt in een factor ten opzichte van de basiseenheid.

2. Extra eenheden ten behoeve van gebruik als decoratie

   Naast de basiseenheid is een tweede eenheid GRM, ML of PCE nodig die wordt gebruikt als de betreffende grondstof (meestal als decoratie) wordt opgenomen in de samenstellingsregels bij een samenstelling.

   1. Bij de eenheid GRM wordt als aantal per eenheid de waarde 0,001 ingevoerd, te weten 0,001 * de basiseenheid (KGM).
   2. Het aantal per eenheid bij de eenheid ML is afhankelijk van het soortelijk gewicht. Bij slagroom zou het aantal per eenheid 0,0008 kunnen zijn. Namelijk 0,8 gram per milliliter.
   3. Hetzelfde geldt voor de eenheid PCE. Een ouwel heeft een gewicht van 0,5 gram. Dus aantal per eenheid is in dat geval 0,0005.

   De 2e eenheid kun je toevoegen op het tabblad Eenheden per item in de eigenschappen van de grondstof.

3. Inkoopprijs vastleggen op de basiseenheid

   De prijs van de grondstof wordt vastgelegd op de basisprijslijst en is dus de inkoopprijs per 100 kg. Voor de controle van de inkoopfacturen zou je als extra eenheid ook de eenheid waarin de grondstof wordt ingekocht kunnen vastleggen.

   Ouwels worden per doos van 400 stuks ingekocht. Dit betekent dus een extra eenheid DS (doos) bij de grondstof ouwel met een aantal per eenheid van 0,200 (namelijk 400 * 0,5 gram = 200 gram). De prijs per 100 dozen (prijsfactor 100) kan ook worden vastgelegd op de basis inkoopprijslijst.

4. Droge stof percentage

   Voor een juiste deegberekening, met name bij degen met een berekening o.b.v. droge stof, is het van belang dat de droge stof percentages bij alle grondstoffen juist zijn. Het droge stof percentage kun je invoeren op het tabblad Grondstof in de eigenschappen van de grondstof via de knop Acties [F8] Item info.

5. Water (KWID) voor KWID percentage

   Bij je grondstof-artikel(en) Water moet je het veld Water (KWID) aanzetten als het reguliere inbakverlies er afgehaald moet worden.

   Dit stel je in via Eigenschappen artikel / actie Item info / tabblad Grondstof.

   Na het aanzetten, klik je bij het deeg op de actie Deeg berekenen. Dit zorgt ervoor dat het KWID percentage herberekend wordt bij het deeg.

   Let op: Extra aandachtspunt bij het vastleggen van grondstofgegevens

   Bij grondstoffen uit de decentrale reeks moet je zelf de ingrediënten en voedingswaarden koppelen. Deze zijn niet van belang voor de kostprijsberekening, maar wél voor een juiste ingrediëntendeclaratie én voedingswaardeberekening bij de samenstellingen waaraan de grondstoffen zijn gekoppeld. In de eigenschappen van de grondstof klik je op de knop Acties en kies je daar voor Item info.

1. Tabblad Voedingswaarde in grondstof

Vul de voedingswaarden volgens de specificatie van de leverancier in.

2. Tabblad Ingrediënten

Via de knop Nieuw kun je de ingrediënten koppelen aan de grondstof.

Stamgegevens deeg

Bij de samenstellingen kunnen zowel centrale als decentrale degen als samenstellingsregel worden toegevoegd.

Stamgegevens etiketten

Belangrijke aandachtspunten bij het onderhoud van de stamgegevens van de etiketten:

1. Basiseenheid PCE Etiketten worden altijd vastgelegd met als basiseenheid PCE (stuks).
   1. De prijsfactor bij de basiseenheid = 100. D.w.z. dat de inkoopprijs van de etiketten altijd wordt vastgelegd per 100 stuks.
   2. Het aantal decimalen bij de basiseenheid = 0.
   3. Het aantal per eenheid = 1.
2. Inkoopprijs vastleggen op de basisprijslijst De prijs van het etiket wordt vastgelegd als inkoopprijs op de basisprijslijst en is dus de prijs per 100 stuks.

Stamgegevens verpakkingen

Voor de verpakkingen die de bakkerijen zelf inkopen is een decentrale reeks beschikbaar waarin de bakkerijen zelf de stamgegevens van die verpakkingen kunnen beheren.

Let op:

Belangrijk aandachtspunt bij verpakkingen is dat we onderscheid maken tussen verpakkingen die per stuk worden vastgelegd, zoals zakken en dozen, en verpakkingen die worden vastgelegd per kilo, zoals folie.

Verpakkingen met basiseenheid PCE (stuks)

1. Basiseenheid PCE voor zakken en dozen

   Zakken en dozen worden vastgelegd met als basiseenheid PCE.

   1. De prijsfactor bij de basiseenheid = 100.

      D.w.z. dat de inkoopprijs van deze verpakkingen wordt vastgelegd per 100 stuks.

   2. Het aantal decimalen bij de basiseenheid is afhankelijk van de eventuele extra eenheden die bij de verpakking worden aangemaakt.

      Indien bijv. een doos als extra eenheid wordt vastgelegd omdat de zakken in een doos van 10.000 stuks worden ingekocht, dan zal het aantal decimalen 4 moeten zijn.

   3. Het aantal per eenheid = 1.
2. Extra eenheid

   Als 2e eenheid kan eventueel een doos (DS) worden aangemaakt, waarin dan bijvoorbeeld kan worden aangegeven dat er 10.000 zakken in een doos gaan.

   Bij de eenheid DS wordt dan als aantal per eenheid de waarde 0,0001 ingevoerd.

3. Inkoopprijs vastleggen op de basisprijslijst

   De prijs van de verpakkingen wordt vastgelegd als inkoopprijs op de basisprijslijst en is dus de prijs per 100 stuks.

   Daarnaast is het mogelijk om ook de inkoopprijs van een doos met 10.000 zakken vast te leggen.

Verpakkingen met basiseenheid KGM (kilogram)

1. Basiseenheid KGM voor folie

   Folie wordt vastgelegd met als basiseenheid KGM.

   1. De prijsfactor bij de basiseenheid = 100.

      D.w.z. dat de inkoopprijs van deze verpakkingen wordt vastgelegd per 100 kilo.

   2. Het aantal decimalen bij de basiseenheid = 3.
   3. Het aantal per eenheid = 1.
2. Extra eenheid GRM

   Naast de basiseenheid is een 2e eenheid GRM nodig die wordt gebruikt als de betreffende folie moet worden opgenomen in de samenstellingsregels bij een samenstelling. Bij de eenheid GRM wordt als aantal per eenheid de waarde 0,001 ingevoerd, te weten 0,001 * de basiseenheid (KGM). De 2e eenheid kun je toevoegen op het tabblad Eenheden per item in de eigenschappen van de grondstof.

3. Inkoopprijs vastleggen op de basisprijslijst

   De prijs van de verpakkingen wordt vastgelegd op de basisprijslijst en is dus de inkoopprijs per 100 kg.

   Let op:

   Extra aandachtspunt in verband met de verpakkingenbelasting

   In de eigenschappen van de verpakking kan op het tabblad Verp.belast. per type verpakkingsmateriaal het gewicht worden ingevoerd.

   Voor folie moet je bij Gewicht kunststof (gr) een aantal van 1000 in te voeren. Bij het koppelen van folie aan een samenstelling vul je namelijk het gewicht in grammen van deze folie per samenstelling in. Hierdoor wordt het juiste gewicht meegenomen t.b.v. de aangifte van de verpakkingenbelasting.

Stamgegevens interverkeer

De bakkerij kan aangeven of een samenstelling door de bakkerij zelf wordt geproduceerd of dat deze via interverkeer bij derden wordt besteld. In het geval van inkoop via interverkeer zal de kostprijs van de samenstelling worden gebaseerd op de inkoopprijs plus eventuele extra kosten (verpakking, etiketten, handelingskosten expeditie).

Belangrijke aandachtspunten bij het onderhoud van de samenstellingen die worden ingekocht:

1. Samenstelling vastleggen als interverkeer

   In de eigenschappen van de samenstelling kan op het tabblad Interverkeer, door een vinkje te zetten bij Bestellen via Interverkeer, worden aangegeven dat deze wordt ingekocht bij andere bakkerijen.

2. Koppelen voorkeursleverancier

   In de eigenschappen van de samenstelling kan op het tabblad Inkooprelaties de voorkeurleverancier worden gekoppeld. Bij het genereren van de interverkeerbestellingen wordt de bestelling van deze samenstelling automatisch in een inkooporder voor deze voorkeursleverancier geplaatst.

3. Afwijkende inkoopprijs

   Het vastleggen van een afwijkende inkoopprijs kan niet in de basisprijslijst. Je moet de inkoopprijs vastleggen op de crediteur die als voorkeursleverancier aan de samenstelling is gekoppeld.

   1. Selecteer de gewenste samenstelling en klik in het eigenschappenscherm op de knop Prijzen per samenstelling. Ga naar het tabblad Inkoopprijs.
   2. Kies eerst voor Nieuw en kies dan in het selectiescherm voor Crediteur. Selecteer hier de crediteur die als voorkeursleverancier is vastgelegd op het tabblad Inkooprelaties en voer de prijs en ingangsdatum in. Hiermee is de prijs voor deze specifieke leverancier vastgelegd.
4. Berekening kostprijs interverkeerartikelen

   Bij de berekening van de kostprijs wordt de inkoopprijs voor interverkeerartikelen (o.b.v. het vinkje bij Bestellen via interverkeer bij de samenstelling) bepaald in deze volgorde:

   1. inkoopprijs bij de crediteur (= voorkeursleverancier). Is deze niet aanwezig dan..
   2. inkoopprijs op de inkoopprijslijst waaraan de voorkeursleverancier is gekoppeld. Is deze niet aanwezig dan..
   3. de inkoopprijs uit de basisprijslijst.

Indien van toepassing wordt de inkoopprijs bij de berekening van de kostprijs verhoogd met de kosten van eventuele verpakking, etiket en handelingen die als samenstellingsregel aan de samenstelling zijn gekoppeld.

Stamgegevens productie-indicatoren

Belangrijke aandachtspunten bij het onderhoud van de stamgegevens van de productie-indicatoren:

1. Aantal basiseenheden

   Het aantal basiseenheden is altijd 1 (op het tabblad Algemeen in de eigenschappen van de productie-indicator).

2. Arbeids- en machinekosten

   De combinatie van Aantal stuks per uur en Aantal medewerkers in combinatie met Uurtarief manuren en Uurtarief machine-uren is bepalend voor de arbeids- en machinekosten per eenheid van de samenstelling waaraan de betreffende productie-indicator zal worden gekoppeld.

3. Codering productie-indicatoren

   Voor de productie-indicatoren zijn de volgende coderingen beschikbaar:

   1. BV = bakvorm
   2. HD = handeling
   3. IP = inpak
   4. EX = expeditie.
   5. Daarnaast zijn ook de codes AP en OP beschikbaar voor afmeetproduct respectievelijk opmaakproduct.