Samenvoegen persoon met een organisatie

Onder bepaalde voorwaarden kun je een persoon samenvoegen met een organisatie.

Let op:  

Samenvoegen van een persoon en een organisatie kan alleen worden uitgevoerd als er geen typen gekoppeld zijn die specifiek zijn voor personen. Dit geldt voor Medewerker en Cliënt IB. Een persoon met type verkooprelatie samenvoegen met een organisatie mag dus wel.

Inhoud
Beschrijving

Let op: 

Samenvoegen van een persoon en een organisatie kan alleen worden uitgevoerd als er geen typen gekoppeld zijn die specifiek zijn voor personen. Dit geldt voor Medewerker en Cliënt IB. Een persoon met type verkooprelatie samenvoegen met een organisatie mag dus wel.

Voorwaarden samenvoegen persoon met organisatie

Bij het samenvoegen van een persoon met een organisatie worden de volgende voorwaarden gehanteerd:

  • Een persoon mag alleen worden samengevoegd met een organisatie als er geen typen aan gekoppeld zijn die specifiek voor personen geldig zijn, met name Medewerker en Cliënt IB. (Verkooprelatie en Inkooprelatie als typen mag dus wel).
  • Bron en doel mogen geen overeenkomstige typen hebben, zoals inkooprelatie en verkooprelatie.
  • Als de persoon een contactpersoon is bij een organisatie, kan het samenvoegen niet doorgaan.
  • Als er bij de persoon dossieritems zijn op persoonspecifieke typen, kan niet worden samengevoegd. Maar: dossieritems waarbij dossieritems zijn vastgelegd op organisatie/persoon en op inkoop- en verkooprelatie zijn wél toegestaan.

Wat wordt overgenomen bij samenvoegen van een persoon met een organisatie?

De volgende gegevens worden overgenomen:

  • Alleen de typen inkooprelatie en verkooprelatie worden overgenomen als ze bij de bron staan maar niet bij het doel. Een type van een bron wordt alleen overgenomen als het type niet voorkomt bij het doel. Als ze bij beide voorkomen wordt de hele samenvoegactie geannuleerd.
  • Adressen: Alle adreswijzigingen van de bron worden overgenomen naar het doel als dezelfde datum/adres combinatie nog niet bestaat (adreshistorie).
  • Telecommunicatie: Als een telecommunicatiegegeven niet voorkomt bij de bron maar wel bij het doel, dan wordt het communicatiegegeven overgenomen.
  • Dossieritems worden allemaal overgenomen van de bronpersoon naar de doelorganisatie als ze daar nog niet voorkomen.
  • Verbanden worden ook overgenomen als deze nog niet voorkomen bij het doel.

Wat wordt niet overgenomen bij samenvoegen persoon met organisatie?

De volgende gegevens worden niet overgenomen:

  • Velden: er worden geen velden overgenomen.
  • Contactpersoon (persoon bij organisatie) wordt niet overgenomen (organisatie kan geen contactpersoon zijn bij een organisatie).
Persoon met een organisatie samenvoegen

Let op: 

Samenvoegen van een persoon en een organisatie kan alleen worden uitgevoerd als er geen typen gekoppeld zijn die specifiek zijn voor personen. Dit geldt voor Medewerker en Cliënt IB. Een persoon met type verkooprelatie samenvoegen met een organisatie mag dus wel.

Bij het samenvoegen is het doel leidend als dezelfde gegevens (bv. naam en telefoonnummer werk) gevuld zijn bij de bron en het doel. Alle onderliggende gegevens en koppelingen zullen worden overgenomen door het doel als deze bij het doel nog niet bestaan.

Samenvoegen:

  1. Ga naar: CRM / Organisatie/persoon / Samenvoegen.
  2. Klik op: Nieuw.
  3. Selecteer de bron.
  4. Selecteer het doel.
  5. Selecteer de manier van samenvoegen:
    • Direct samenvoegen: als je maar één bron en één doel wilt samenvoegen kun je beter deze optie selecteren.
    • Toevoegen aan lijst, later samenvoegen: hier kun je voor kiezen als je veel gegevens wilt samenvoegen. Je kunt de actie dan 's avonds starten. Als je deze optie kiest, selecteer je op het moment dat je werkelijk wilt gaan samenvoegen de regels die je wilt samenvoegen en klikt op de actie Samenvoegen. Daarna worden de organisaties en personen samengevoegd.
  6. Klik op: Voltooien.

    Als je zojuist Direct samenvoegen hebt geselecteerd, worden de bron en het doel nu samengevoegd. Als er fouten zijn geconstateerd krijg je daar nu een melding van. Los de fouten op en start het 'Samenvoegen' nog een keer.

    Als je zojuist Toevoegen aan lijst, later samenvoegen hebt aangevinkt, zie je in de weergave nu een nieuwe regel met de geselecteerde bron en het doel.

  7. Klik op: Nieuw.

    Je kunt nu meer regels toevoegen.

  8. Selecteer de regels.
  9. Klik op de actie: Samenvoegen.

    Je krijgt nu een melding. Als je veel regels hebt geselecteerd, kan het zijn dat het samenvoegen veel tijd in beslag neemt.

  10. Klik op: Opslaan en sluiten.

    Nu worden de gegevens samengevoegd.