E-mail, document of bestand vastleggen als dossieritem (PCC)

Je kunt bestanden vanuit Microsoft Office-programma's opslaan in Profit via het Profit Communication Center. Je voegt een dossieritem toe in Profit, waarbij het te registeren document of bestand als een bijlage wordt opgenomen.

Bij het vastleggen moet je een eigen type dossieritem selecteren voor het opslaan van het dossieritem in Profit. Heb je geen geschikt type dossieritem of loop je tegen een ander probleem aan? Raadpleeg dan de checklist.

Office-document vastleggen als dossieritem

Je kunt bestanden vanuit Microsoft Office-programma's opslaan in Profit via het Profit Communication Center. Je voegt een dossieritem toe in Profit, waarbij het te registeren document of bestand als een bijlage wordt opgenomen.

Voor Outlook geldt een andere procedure die ook op deze pagina beschreven wordt.

Dossieritems insturen via Microsoft Word, Excel of PowerPoint:

1. Start Microsoft Word, Excel of PowerPoint.
2. Open het document of maak het document.
3. Klik op: Vastleggen.

   

4. Als je één omgeving gebruikt in combinatie met de Profit Communication Center, dan registreer je een dossieritem in die omgeving. Ga door met de volgende stap.

   Heb je meer omgevingen, dan selecteer je de gewenste omgeving.

   

   InSite opent een pagina voor het vastleggen van een dossieritem (je wordt automatisch ingelogd)

5. Klik op het type dossieritem dat je wilt gebruiken.

   

6. Als deze lijst te lang wordt, kun je een filter vastleggen dat voortaan automatisch wordt toegepast, zodat je standaard alleen de typen dossieritem ziet die je nodig hebt.

   Stappen om een filter vastleggen

   1. Vul een snelfilter in en controleer het resultaat.

      Als je bijvoorbeeld alleen klachten en notities instuurt, gebruik je het volgende filter:

      

   2. Klik op: / Snelfilter opslaan.

      

   3. Vink Uitvoeren bij openen aan. Dan wordt het snelfilter automatisch toegepast, als je weer een dossieritem vastlegt via het PCC.

      

   4. Klik op: Opslaan.

   Filter opheffen:

   1. Volg dezelfde stappen om het overzicht te openen.
   2. Klik op: / Filter uitschakelen.
7. Vul de velden in. Deze zijn afhankelijk van het type dossieritem. Velden met een sterretje zijn verplicht.
8. Klik op: Aanmaken.

E-mailbericht (Outlook) vastleggen als dossieritem

Je kunt e-mailberichten in Outlook opslaan als dossieritems in Profit. Je moet het Profit Communication Center geïnstalleerd hebben.

Gebruik je Gmail? Gebruik dan deze stappen om een e-mailbericht vast te leggen.

De PCC-koppeling is altijd persoonlijk. Je kunt het PCC niet koppelen aan een gedeelde mailbox.

Een e-mail kan gekoppeld worden aan de categorie Vastgelegd in Profit met een bepaalde kleur. Je kunt deze kleur niet wijzigen, Outlook gebruikt hiervoor de eerstvolgende vrije kleur.

E-mail verzenden en registeren in Profit:

1. Start Microsoft Outlook.
2. Maak een nieuw e-mailbericht of beantwoord een bericht.
3. Klik op: Vastleggen.

   Deze knop werkt als een aan/uit-schakelaar, waarmee je aangeeft dat je na het verzenden het bericht wilt insturen als dossieritem. Selecteer eventueel ook de gewenste omgeving.

   

4. Verzend het e-mailbericht.
5. InSite opent voor het vastleggen van een dossieritem.
6. Klik op het type dossieritem dat je wilt gebruiken.
7. Selecteer een bijlage als je deze wilt vastleggen.

   De tekst van het bericht wordt vastgelegd in het veld Toelichting van het dossieritem, maar de opmaak gaat dan verloren. Het bericht wordt ook - inclusief opmaak - vastgelegd in een bijage en ook andere bijlagen worden vastgelegd.

   

8. Selecteer de bestemming:
   • Als het e-mailadres van de geadresseerde bij één contactpersoon in Profit voorkomt, wordt de contactpersoon automatisch geselecteerd. Als je het zoekvenster gebruikt, worden ook eventuele CC-geadresseerden getoond. Je kunt ook zowel een ander type als een andere bestemming selecteren.

     

   • Als het e-mailadres van de geadresseerde bij meerdere contactpersoon in Profit voorkomt, selecteer je de contactpersoon. Of selecteer een ander type bestemming en een andere bestemming.
   • Als het e-mailadres van de geadresseerde niet bij een contactpersoon in Profit voorkomt, selecteer zowel het type bestemming als de bestemming.
9. Klik op: Vastleggen.
10. Vul de velden in. Deze zijn afhankelijk van het type dossieritem. Velden met een sterretje zijn verplicht.
11. Klik op: Aanmaken.

E-mail ontvangen en registeren in Profit:

1. Open het e-mailbericht.
2. Klik op: Vastleggen.

   

3. Als je één omgeving gebruikt in combinatie met de Profit Communication Center, dan registreer je een dossieritem in die omgeving. Ga door met de volgende stap.

   Heb je meer omgevingen, dan selecteer je de gewenste omgeving.

   

   InSite opent een pagina voor het vastleggen van een dossieritem (je wordt automatisch ingelogd).

Bestand via Verkenner vastleggen als dossieritem

Je kunt bestanden vanuit Windows Verkenner opslaan in Profit via het Profit Communication Center. Je voegt een dossieritem toe in Profit, waarbij het te registeren document of bestand als een bijlage wordt opgenomen.

1. Klik met de rechtermuisknop op het bestand dat je wilt vastleggen in Profit.
2. Klik op: Extra opties weergeven (dit is niet altijd nodig, dit ligt aan de Windows-versie die je gebruikt).

   

3. Klik op: Vastleggen in Profit en selecteer eventueel een omgeving.

   

4. InSite opent voor het vastleggen van een dossieritem.
5. Klik op het type dossieritem dat je wilt gebruiken.
6. Vul de velden in. Deze zijn afhankelijk van het type dossieritem. Velden met een sterretje zijn verplicht.
7. Klik op: Aanmaken.

Bestandstypen die niet toegestaan zijn (denylist):