Verwijderen medewerkers

Je kunt medewerkers met mutatie en al verwijderen/anonimiseren. Voorwaarde is dat de medewerker uit dienst is en dat zeven jaar of langer. Ook pro forma medewerkers kun je via deze functie verwijderen. Bij het verwijderen van medewerkers wordt de wachtrij gebruikt.

Raadpleeg specifieke gegevens

Profit verwijdert medewerkers als volgt:

• Als bij de medewerker geen gebruikergegevens of andere specifieke gegevens bestaan, wordt de medewerker met de bijbehorende persoon verwijderd.
• Als bij de medewerker wél gebruikersgegevens bestaan, worden alleen de specifiek medewerkergegevens verwijderd. Je moet dan handmatig de gebruikersgegevens, eventuele andere specifieke gegevens verwijderen en de persoon verwijderen.

Daarom raadpleeg je eerst welke specifieke gegevens er zijn bij de te verwijderen medewerkers. Het kan gaan om gegevens van de medewerker als gebruiker. In uitzonderlijke gevallen kan de medewerker ook nog debiteur of cliënt IB, e.d. zijn. Ook dan verwijdert Profit bij het verwijderen van de medewerker de overige specifieke gegevens niet.

Raadpleeg welke specifieke gegevens er zijn bij de te verwijderen medewerkers:

In dit voorbeeld raadpleeg je welke personen medewerker zijn en verwijderd kunnen worden omdat ze meer dan 7 jaar uit dienst zijn.

1. Ga naar: CRM / Organisatie/persoon / Organisatie/persoon.
2. Open de gewijzigde weergave Personen, waarin ook de datum uit dienst zichtbaar is.

   

   Hier zie je de personen en welke specifieke gegevens per persoon zijn toegevoegd. Bij de meesten zie je dat ze behalve persoon ook Medewerker én Gebruiker zijn. Alleen Kees ter Haren is alleen medewerker.

3. Klik op CTRL + Shift + B om de geblokkeerde personen te tonen. Als je vervolgens nog geen geblokkeerde personen kunt zien, ben je hiervoor niet geautoriseerd.
4. Filter op Uit dienst datum 7 jaar voor nu. Je ziet dan de medewerkers die je kunt verwijderen

Controleer de te verwijderen medewerkers:

In dit voorbeeld zie je een medewerker die behalve medewerker ook gebruiker is (Harko Nieuwland) en een persoon die alleen medewerker is (Kees ter Haaren). Controleer de gegevens bij de medewerkers of er inderdaad geen bijzondere reden is om de medewerkers nog te bewaren. Verwijderen is namelijk onherroepelijk.

1. Open de eigenschappen van de te verwijderen persoon (medewerker).
2. Ga naar het tabblad: Koppelingen.
3. Open de medewerkergegevens.
4. Raadpleeg het dossier. Zijn er zaken die nu nog spelen?
5. Raadpleeg de overige gegevens.
6. Vink eventueel het vrije veld Niet verwijderen aan op het vrije tabblad, als blijkt dat in het dossier medewerkergegevens staan die bewaard moeten blijven.
7. Vul eventueel in het vrije veld Doel niet verwijderen in waarom je de medewerkergegevens toch niet verwijdert. Hier kan bij controle voor de AVG naar gevraagd worden.

   Als alternatief kun je ook het veld Geblokkeerd in de medewerkereigenschappen uitvinken, maar dit kan ongewenste gevolgen hebben.

8. Klik op: Opslaan en sluiten.
   • Als je zeker weet dat je de medewerker wél wilt verwijderen, blokkeer je ook de aan deze specifieke gegevens gekoppelde persoon. Het blokkeren van een medewerker / inkooprelatie of verkooprelatie van het type persoon, blokkeert namelijk niet automatisch de persoon.
9. Klik op de actie: Persoon.
   • Vink Geblokkeerd aan.
   • Klik op OK bij de melding.
10. Sla de gegevens op.
11. Raadpleeg/wijzig zo alle in aanmerking komende medewerkers.

Verwijderen medewerkers en pro-forma medewerkers

Let op:

Het verwijderen van medewerkergegevens is onherroepelijk. Denk goed na voor je gegevens van met name medewerkers verwijdert.

In dit voorbeeld verwijder je alleen Harko Nieuwland en Kees ter Haaren.

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Persoonsgegevens / Verwijderen Medewerkers.
2. Selecteer bij Vervangen door de anonieme medewerker (archiefmedewerker) die je hebt toegevoegd en waaraan je eventueel niet te verwijderen gegevens wilt koppelen.
3. Klik op: Volgende.

   

   Je ziet nu de medewerkers die je kunt verwijderen. Deze medewerkers zijn minstens 7 uit dienst. Je ziet ook het aantal jaar dat ze precies uit dienst zijn.

   In de weergave zie je ook het veld Niet verwijderen als je dit veld hebt toegevoegd. Op grond daarvan kun je medewerkers die niet verwijderd mogen worden, nog uit de selectie halen.

4. Filter op de medewerkers die echt verwijderd mogen worden.
5. Selecteer de medewerker(s) die je wilt verwijderen. In dit voorbeeld alleen Harko Nieuwland en Kees ter haren.
6. Klik op: Volgende.
7. Selecteer eventueel de pro forma medewerkers die je wilt verwijderen.
8. Klik op: Voltooien.
9. Klik op OK bij de melding.

   De taak wordt verwerkt via de wachtrij.

10. Vervolgens kun je de anonieme medewerker raadplegen en daar eventueel nog gegevens verwijderen.

Verwijderen persoonsgegevens van medewerkers

1. Raadpleeg welke specifieke persoonsgegevens van de zojuist verwijderde medewerker(s) nog verwijderd moeten worden.

   Na het verwijderen van de medewerkergegevens is ook de datum uit dienst verwijderd. Filter op de naam of op 'Datum gewijzigd'.

   Een medewerker die behalve medewerker alleen ook sollicitant was, wordt volledig verwijderd (zowel medewerker, sollicitant als persoon). In de weergave wordt dit geval dan na verwijderen niet meer getoond.

2. Als een persoon behalve als medewerker ook met andere specifieke gegevens is opgeslagen (dus bijvoorbeeld ook een gebruiker of verkooprelatie was), moet je deze vervolgens nog verwijderen. Verwijder nu de gebruiker en andere specifieke gegevens (sollicitant, inkoop-/verkooprelatie, etc.).
3. Verwijder als laatste de persoon.
   • Als de persoon nog gekoppeld is aan de gebruiker, dan zet je de gebruiker eerst om naar een systeemgebruiker. Hierna is de koppeling tussen gebruiker en persoon weg en kan je beide verwijderen.
   • De persoon komt pas naar voren in het overzicht met te verwijderen personen als deze helemaal vrijgemaakt is van koppelingen.