Titel/aanhef

In de brieven en e-mailberichten gebruik je een combinatie van titel en aanhef om de geadresseerden aan te spreken.

Inhoud
Beschrijving

Er zijn verschillende typen aanhef. De meest gebruikelijke zijn Geachte heer en Geachte mevrouw gevolgd door de naam. Je kunt dit in Profit instellen.

  • In de omgevingseigenschappen stel je in welke aanhef je standaard wilt gebruiken voor organisaties, personen en bij onbekend geslacht. Aanhef voor persoon staat standaard op ALG (Algemeen). Deze combinatie is bedoeld voor geadresseerde personen van wie geen specifieke titel bekend is. In de brief zie je dan T.a.v. de heer van Sloten en Geachte heer van Sloten.

  • Je kunt bij iedere persoon een specifieke Titel/aanhef-combinatie selecteren in plaats van de algemene aanhef, bijvoorbeeld Doctor of Ingenieur (ir.). Als je de titel registreert, wordt deze opgenomen in de T.a.v.-regel en in de aanhef van een brief.

Twee van de standaard meegeleverde aanhef-combinaties zijn speciaal voor organisaties. Normaal gebruik je in een brief de velden Naam organisatie en Contactpersoon. Er zijn echter ook organisaties waarvan geen contactpersoon bekend is. Voor deze organisaties gebruik je Aanhef bedrijf of Diversen. Als je Diversen selecteert wordt de T.a.v.-regel leeg gelaten en verschijnt in plaats van de aanhef de term L.S. Als je Aanhef Bedrijf selecteert verschijnt bij de aanhef Geachte heer, Geachte mevrouw. In de t.a.v.-regel verschijnt de tekst Afdeling.

Titel/aanhef instellen op omgevingsniveau

In de eigenschappen van de omgeving stel je in hoe je organisaties en personen standaard aan wilt spreken in de correspondentie. Zodra je een organisatie of persoon toevoegt, wordt deze instelling voorgesteld maar je kunt van deze standaardinstelling afwijken.

Aanhef instellen op omgevingsniveau:

  1. Ga naar: Algemeen / Omgeving / Beheer / Eigenschappen.
  2. Ga naar het tabblad: Aanhef.
  3. Selecteer een aanhef in elk veld..

  4. Klik op: Opslaan en sluiten.
  5. Je moet de omgeving opnieuw openen.
Titel/aanhef-combinatie toevoegen

Je beschikt standaard over een aantal Titel/aanhef-combinaties, twee voor organisaties, de overige voor personen. Je kunt zelf nieuwe combinaties toevoegen.

Bij het toevoegen en onderhouden van organisaties, personen en contactpersonen selecteer je de titel/aanhef-combinatie. Deze titel gebruikt Profit bijvoorbeeld bij het genereren van brieven.

Je kunt titels raadplegen en toevoegen via CRM / Organisatie/persoon / Titel.

Je kunt ook een titel vullen voor onbekend/overig. Deze velden worden leeg uitgeleverd, vul hier zo snel mogelijk de juiste waarde in.

Titel/aanhef instellen bij organisatie of persoon

Bij een organisatie stel je het veld Titel/aanhef in die Profit gebruikt bij het genereren van brieven.

Bij een persoon heb je twee titelvelden: Titel/aanhef en Tweede titel. Beide velden verwijzen naar de Titel-tabel. Onderstaande procedure beschrijft het instellen van Titel/aanhef bij een persoon, voor een organisatie werkt dit hetzelfde.

Titel/aanhef instellen bij persoon:

  1. Ga naar: CRM / Organisatie/persoon / Organisatie/persoon.
  2. Open de eigenschappen van de persoon.
  3. Ga naar het tabblad: Persoon.
  4. Selecteer een waarde bij Titel/aanhef.

    Let op:

    Je kunt de aanhef in de output (zoals een document in de DocumentGenerator) vertalen. Als dit nodig is selecteer dan de juiste taal bij de persoon.

    De vertaling loopt NIET via de vertalingen van de gebruikerstaal die je kunt vastleggen in CRM / Organisatie/persoon / Titel. Je legt de vertalingen apart vast in de vertaaltabel, hierbij kun je ook andere talen vastleggen dan alleen de gebruikerstalen die in je licentie beschikbaar zijn.

  5. Klik op: Opslaan en sluiten.
Titel/aanhef vertalen in de output

Je kunt de aanhef in de output (zoals een document in de DocumentGenerator) vertalen. Als dit nodig is selecteer dan de juiste taal bij de persoon. Daarnaast leg je de vertalingen vast, zoals hieronder beschreven wordt. Hierbij kun je ook andere talen vastleggen dan alleen de gebruikerstalen die in je licentie beschikbaar zijn.

Voor de aanhef van de afdeling wordt gekeken naar de taal van de organisatie (vanaf Profit 20).

Vertalingen vastleggen:

Let op:

Met de actie Bijwerken vertalingen codetabellen kun je vertalingen (codes en omschrijvingen) bijwerken op basis van standaardvertalingen in Profit. Hiermee kun je je codetabellen dus initieel vullen met vertalingen die al in Profit aanwezig zijn. Deze actie geldt voor de regels waarbij Is odetab. aangevinkt is.

Met de actie Bijwerken vertalingen tabellen kun je alle vertalingen (codes en omschrijvingen) bijwerken. Deze actie geldt voor de regels waarbij Is odetab. niet aangevinkt is.

Hierdoor worden vertalingen die je al handmatig hebt toegevoegd, overschreven.

  1. Ga naar: Algemeen / Inrichting / Landinstellingen / Vertalingen.
  2. Vertaal de onderstaande tabellen.

  3.  Open een tabel.
  4. Selecteer de taalcode waarvoor je vertalingen wilt vastleggen.
  5. Klik op: Selecteren.

  6. Vul de velden in.

Vertaalde velden invoegen in documenten of berichtsjablonen:

Gebruik de volgende velden in de gegevensverzameling:

Aanhef voor afdelingen

Je kunt voor afdelingen een aanhef instellen. Deze kan je bijvoorbeeld gebruiken bij digitaal factureren en aanmanen.

Profit gebruikt bij afdelingen het veld Voorvoegsel t.a.v. tekst uit de eigenschappen van de titel (CRM / Organisatie/persoon / Titel).

Aanhef voor afdeling instellen:

  1. Ga naar: Algemeen / Omgeving / Beheer / Eigenschappen.
  2. Ga naar het tabblad: Aanhef.
  3. Selecteer een waarde bij Aanhef bij afdeling.

    Deze aanhef geldt voor alle afdelingen, je kunt niet afwijken per afdeling.

  4. Klik op: Opslaan en sluiten.
  5. Je moet de omgeving opnieuw openen.
Zie ook