Rapport uitbreiden met subrapporten

Een rapport is altijd gebaseerd op één bepaalde gegevensverzameling, maar je kunt een rapport uitbreiden met subrapporten die gebaseerd zijn op andere gegevensverzamelingen.

Een subrapport maakt altijd deel uit van een (hoofd)rapport. Als je een hoofdrapport raadpleegt, toont Profit één rapport waarin vaak niet eens zichtbaar is dat er gebruik wordt gemaakt van subrapporten. Je kunt een subrapport niet apart opvragen, dit moet altijd via het hoofdrapport.

Voorbeeld:

Het rapport 'Verkoopfactuur' is gebaseerd op de gegevensverzameling Verkoopfactuurregels. Je wilt per factuur voortaan ook een lijst van openstaande posten en het totale saldo afdrukken, maar de benodigde velden maken geen deel uit van de gegevensverzameling. Daarom voeg je een subrapport toe, gebaseerd op de gegevensverzameling Openstaande posten debiteur.

Het rapport Medewerkers huidig salaris (Profit) toont per medewerker alleen het huidige salaris. Je wilt per medewerker echter ook de contract- en salarishistorie zien. Hiervoor gebruik je twee aparte subrapporten; een voor de salarishistorie en een voor de contracthistorie.

Je kunt zoveel subrapporten toevoegen als je wilt, maar een groot aantal subrapporten kan de performance van het rapport nadelig beïnvloeden.

Let op:

Subrapporten zijn niet beschikbaar in Small Business.

Inhoud
Subrapport toevoegen

Je breidt een rapport uit met een subrapport.

Hierbij zijn de volgende zaken belangrijk:

  • Je wijst in het rapport een gebied aan voor het weergeven van het subrapport.
  • Je legt een koppeling tussen het hoofd- en het subrapport.
  • Je plaatst velden in het subrapport en je maakt dit verder op. Dit lijkt sterk op het maken van een gewoon rapport, inclusief het indelen van het subrapport in secties.

Subrapport toevoegen:

  1. Open het rapport:.
  2. Klik op:.

    De cursor verandert in een kruisje.

  3. Sleep een rechthoek op de plaats waar je het subrapport wilt toevoegen. Je kunt de afmetingen later nog aanpassen.

  4. Klik op: Ja. Profit moet het rapport opslaan, voor je verder kunt werken.
  5. Selecteer de gegevensverzameling voor het subrapport.
  6. Klik op: Volgende.
  7. Selecteer de veldkoppeling tussen het hoofd- en subrapport.
  8. Klik op: Nieuw.

    Let op:

    Dit is een essentiële stap. Je hebt namelijk een hoofdrapport en een subrapport, elk met een eigen gegevensverzameling. Het hoofdrapport is leidend. Door de koppeling zorg je ervoor, dat het subrapport de juiste gegevens toont.

    Omdat het om twee verschillende rapporten gaat, kan het voorkomen dat het te koppelen veld in de ene gegevensverzameling een andere naam heeft dan in de andere.

    In dit voorbeeld zie je de koppeling op basis van het debiteurnummer.

    Let op:

    Voor het leggen van de koppeling moeten de juiste velden aanwezig zijn in de gegevensverzameling van zowel het hoofd- als het subrapport. Bij een nieuw subrapport zal dit meestal niet het geval zijn, en kun je de correcte koppeling niet direct vastleggen.

    In deze situatie ga je door met de wizard om het subrapport toe te voegen. Breid vervolgens de gegevensverzameling van het subrapport uit met de benodigde velden. Daarna kun je de koppeling tussen het hoofd- en het subrapport wijzigen.

  9. Klik op: Volgende.
  10. Pas de naam van het subrapport aan.

  11. Klik op: Voltooien.

    Onderaan de lay-out beschik je over een extra tabblad voor het onderhoud van het subrapport.

Koppeling subrapport wijzigen:

  1. Klik met de rechtermuisknop op het tabblad van het subrapport.
  2. Klik op: Wijzigen koppeling....
Subrapport indelen

Je voegt aan het subrapport de velden toe die in het subrapport moeten staan.

Het kan nodig zijn om eerst de gegevensverzameling van het subrapport te wijzigen. De opmaak van velden en secties leg je ook vast in het subrapport. Dit verschilt niet van het indelen van een rapport.

Let op:

In het hoofdrapport bepaal je de afmetingen van het subrapport. Als het subrapport niet breed genoeg is, moet je het subrapport in het hoofdrapport verbreden. Hiermee voorkom je ook dat er fouten getoond worden bij het ophalen van gegevens.

Dit geldt niet voor de hoogte. Profit kan de hoogte van het subrapport dynamisch wijzigen als je het rapport raadpleegt.

Afmetingen en weergave subrapport vastleggen:

  1. Open het subrapport.

  2. Pas de afmetingen eventueel aan. Het subrapport kan niet breder worden dan de breedte die je in het hoofdrapport hebt vastgelegd.
  3. Klik met de rechtermuisknop op het subrapport en klik op Eigenschappen.
  4. Vink Vergroten naar inhoud aan als Profit het subrapport dynamisch moet vergroten bij het raadplegen van het subrapport. Dit houdt in dat Profit het subrapport automatisch zal vergroten (alleen in de hoogte) als dit nodig is, zodat het hele subrapport getoond wordt.
  5. Stel op het tabblad Kader de omlijning van het subrapport in.
Subrapport verwijderen

Je verwijdert een subrapport via de onderstaande stappen.

Let op:

Deze stap kun je niet terugdraaien, het subrapport (inclusief gegevensverzameling, velden, opmaak, etc.) wordt definitief verwijderd.

  1. Klik op het subrapport om dit te selecteren.

  2. Druk op Delete.