EDI-berichten verzenden

Je kunt EDI-berichten verzenden aan de leveranciers (inkooprelaties). Er wordt dan een EDI-orderbericht gemaakt op basis van een inkooporder in Profit Ordermanagement. Je moet dan bij de inkooprelatie vastleggen dat berichten verzonden worden via EDI. Dit geldt ook voor pakbonnen en eventueel factureren (verkooprelaties).

Bij bakkerijen is sprake van interverkeer: bakkerij A levert producten aan een supermarkt die door bakkerij B worden geproduceerd. Bakkerij B levert de producten af bij bakkerij A. Bakkerij A levert de producten, samen met de producten die wel door deze bakkerij worden geproduceerd, af bij de supermarkt. Voor dit interverkeer kun je gebruik maken van EDI.

Waarheen worden EDI-berichten verzonden?

1. Geadresseerde EDI uitgaand in EDI-profiel bij inkooprelatie/verkooprelatie. Als dit niet gevuld is naar:
2. Hetzelfde veld in het EDI-profiel dat is gekoppeld in het inkooprelatieprofiel/verkooprelatieprofiel bij de relatie.

Als noch bij de relatie zelf noch in het gekoppelde inkoop/verkooprelatieprofiel een EDI-profiel is gekoppeld waarin dit veld is gevuld, dan wordt het EDI-bericht naar het EDI-adres van de relatie zelf gestuurd (de barcode). Je kunt nog extra barcodes toevoegen aan afleveradressen.

Voorbereiding

• EDI-profiel vastleggen
• EAN-adrescode bij inkooprelatie

Werkwijze

• Genereren EDI (inkooporders)
• EDI-berichten verzenden
• Verzenden / Ontvangen via Communicatieservice

  Let op: 

  Deze stappen doorloop je ook bij het verzenden van pakbonnen en verkoopfacturen.

Genereren EDI (inkooporders)

Je kunt EDI-berichten genereren voor inkooporders, pakbonnen en facturen.

Genereren EDI-bericht voor inkooporders/pakbonnen/facturen:

1. Ga naar: 
   • Ordermanagement / Inkoopproces / Inkooporder
   • Ordermanagement / Verkoopproces / Pakbon
   • Ordermanagement / Verkoopproces / Factuur.
2. Start de actie Genereren EDI.

   Let op: 

   Een EDI-bericht kun je maar één keer verzenden. Als je achteraf de inkooporder/pakbon/factuur nog een keer wilt afdrukken kun je deze alleen op papier afdrukken en niet meer via EDI verzenden. Nadat een bericht is verzonden kun je de order/pakbon/factuur niet meer aanpassen; dit kan nog wel als de berichten nog in de Outbox staan.

    Bij het Afdrukken van inkooporders/pakbonnen/facturen die je via EDI verzendt, worden EDI-berichten aangemaakt. Deze berichten worden in een aparte tabel opgeslagen. Vanuit die tabel kun je de berichten verzenden.

Pakbonnen en facturen genereren via EDI

Je kunt pakbonnen en facturen genereren. De pakbonnen zijn de bron van de facturen en dienen om aan te geven wat er daadwerkelijk is geleverd. Je kunt pakbonnen op verschillende manieren aan de klant verstrekken: op papier, via de mail of beide. Ook kun je pakbonnen en facturen aanleveren via EDI.

Op het tabblad bij de verkooprelatie leg je de verstrekkingswijze van de pakbon en factuur vast. Als je de pakbon en de factuur via EDI verzendt selecteer je de verzendwijze EDI of Afdrukken + versturen via EDI. Een EDI-pakbon heeft meestal dezelfde adressering als de EDI-factuur. Dit kan echter afwijkend zijn. Het kan zijn dat de EDI- pakbon naar de debiteur zelf verstuurd moet worden, maar de EDI-factuur naar het hoofdkantoor.

Bij het versturen van de EDI-pakbon wordt voor de adressering gekeken naar de instelling van het veld EDI pakbon adressering conform EDI factuur (tabblad Digitaal) bij de leverdebiteur (de debiteur die in de pakbon zelf staat). Bij het aanmaken van EDI-berichten controleert Profit eerst of je aan de inkooprelatie een EDI-profiel hebt gekoppeld. Als dit het geval is wordt het EDI-bericht daarheen verzonden. Als je geen EDI-profiel hebt gekoppeld, of als het veld niet is gevuld controleert Profit of er een inkooprelatieprofiel is gekoppeld aan de inkooprelatie en vervolgens of er aan dat inkooprelatieprofiel een EDI-profiel is gekoppeld waarin het veld is gevuld. Als dit veld is gevuld wordt het EDI-bericht naar deze geadresseerde verstuurd. Als het veld niet is gevuld wordt het EDI-bericht verstuurd naar de inkooprelatie zelf (waarbij het veld wordt gebruikt).

Naast de verzendwijze moet je ook de EAN-adrescode van de verkooprelatie vastleggen. In het EDI-orderbericht kunnen verschillende EAN-adrescodes voorkomen. Hiervoor geldt het volgende:

• Barcode bij de verkooprelatie: dit veld wordt gebruikt voor de herkenning van de verkooprelaties bij binnenkomende orderberichten. Ook wordt dit veld bij de uitgaande berichten gebruikt als er geen andere verkooprelatie is vastgelegd bij het veld Factureren aan. Als er wel een verkooprelatie is vastgelegd in het veld Factureren aan dan wordt bij de uitgaande berichten de barcode van die verkooprelatie gebruikt. (Die barcode zie je niet in het tabblad Facturering).
• In de tabel met afleveradressen kun je ook barcodes invullen. Deze barcodes worden gebruikt als er een afwijkend afleveradres is vastgelegd.
• Voor de verzending van de pakbon en de factuur moet je de EAN-adrescode van de leverancier vastleggen. Dit kan je eigen EAN-adrescode zijn maar als de pakbonnen en facturen worden verzonden door een derde partij moet je een EDI-profiel aanmaken en vastleggen bij de verkooprelatie.

Een EDI-order mag alleen positieve of negatieve aantallen bevatten, niet allebei. Hierop controleert Profit bij het voltooien van de order/pakbon als je bij de verkooprelatie hebt vastgelegd dat de pakbon en de factuur via EDI worden verzonden. Deze controle voert Profit zowel bij handmatige als bij geïmporteerde orders/pakbonnen uit. Bij het importeren wordt een order met positieve en negatieve aantallen afgewezen.

Pakbonnen en facturen genereren als EDI-berichten:

1. Ga naar: Ordermanagement / Verkoopproces / Pakbon of

   Ordermanagement / Verkoopproces / Factuur.

2. Klik op de actie: Genereren EDI.

   In het EDI-bericht komen, als het van toepassing is, regels voor SSCC-labels en verpakkingen. Als voor de verkooprelatie SSCC-labels worden gegenereerd moet je op het tabblad Digitaal onderaan het veld Gespecificeerde DESADV aanvinken.

   Bij het Afdrukken van inkooporders/pakbonnen/facturen die je via EDI verzendt, worden EDI-berichten aangemaakt. Deze berichten worden in een aparte tabel opgeslagen. Vanuit die tabel kun je de berichten verzenden.

EDI-berichten verzenden

Via de onderstaande stappen kun je EDI-berichten verzenden.

EDI-berichten verzenden:

1. Ga naar: Ordermanagement / Beheer /EDI-berichten.
2. Klik op de actie: Verzenden EDI.

   De status van de berichten wijzigt tijdens het verzenden. Als het verzenden voltooid is zie je daarvan een melding.

   Let op: 

   De EDI-berichten verzendt Profit stuk voor stuk. Als er tijdens de verzending iets mis gaat, bijvoorbeeld een stroomstoring, wordt alleen het bericht teruggedraaid waar het programma op dat moment mee bezig was. De daarvoor verzonden berichten staan al in de Outbox en kunnen via de communicatieservice worden verwerkt. De andere berichten kun je op een later tijdstip alsnog verzenden.

3. Vervolgens verzend je de berichten via de Communicatieservice.

Tijdens het verzenden van de berichten wordt de status van de berichten aangepast. Als het verzenden voltooid is zie je daarvan een melding.

EDI-berichten ontvangen

Nadat de EDI-berichten in de Outbox zijn geplaatst kun je ze daadwerkelijk naar de leverancier/afnemer verzenden.

Verzenden / Ontvangen:

1. Ga naar: Algemeen / Communicatieservice / Verzenden en ontvangen.
2. Klik op: Ja.

Uitgaande berichten worden verzonden en inkomende berichten worden ingelezen.