Verkooprelatie instellen voor EDI

Je stelt per verkooprelatie een aantal specifieke velden voor EDI in.

Beschrijving

Je stelt de verkooprelatie in voor EDI. Zo stel je in dat de verzending van order/pakbon via EDI gaat en geef je o.a. hoe de verkooprelatie bij EDI geïdentificeerd moet worden.

Een EDI-order mag alleen positieve óf alleen negatieve aantallen bevatten, niet allebei. Hierop controleert Profit bij het voltooien van de order/pakbon als je bij de verkooprelatie hebt vastgelegd dat de pakbon en de factuur via EDI worden verzonden. Deze controle voert Profit zowel bij handmatige als bij geïmporteerde orders/pakbonnen uit. Bij het importeren wordt een order met positieve en negatieve aantallen afgewezen.

Adressering pakbon/factuur

Een EDI-pakbon heeft meestal dezelfde adressering als de EDI-factuur. Dit kan echter afwijkend zijn. Bijvoorbeeld de EDI-pakbon naar de debiteur, maar de EDI-factuur naar het hoofdkantoor. Profit kijkt voor de adressering naar het veld EDI pakbon adressering conform EDI factuur (tabblad Digitaal) bij de leverdebiteur (de debiteur die in de pakbon zelf staat). Als je dit veld aanvinkt stuurt Profit de pakbon naar hetzelfde adres als de factuur. Anders stuurt Profit de pakbon naar het adres van de leverdebiteur (de debiteur die in de pakbon vermeld staat).

Bij het aanmaken van EDI-berichten controleert Profit eerst of je aan de verkooprelatie een EDI-profiel hebt gekoppeld. Als dit het geval is stuurt Profit het EDI-bericht aan de Geadresseerde EDI uitgaand die gekoppeld is aan het EDI-profiel. Als je geen EDI-profiel hebt gekoppeld, of als daarin het veld Geadresseerde EDI uitgaand niet is gevuld, controleert Profit of er een verkooprelatieprofiel is gekoppeld aan de verkooprelatie en vervolgens of er aan dat verkooprelatieprofiel een EDI-profiel is gekoppeld waarin het veld Geadresseerde EDI uitgaand is gevuld. Als dit veld is gevuld wordt het EDI-bericht naar deze geadresseerde verstuurd. Als het veld niet is gevuld stuurt Profit het EDI-bericht naar de verkooprelatie zelf (waarbij het veld Barcode wordt gebruikt). Dit geldt ook voor de inkooprelatie.

EAN-code

In het EDI-orderbericht kunnen verschillende EAN-codes voor de adressering voorkomen. Hiervoor geldt het volgende:

• Barcode bij de verkooprelatie: dit veld gebruikt Profit voor de herkenning van de verkooprelaties bij binnenkomende orderberichten. Ook gebruikt Profit dit veld bij de uitgaande berichten als er geen andere verkooprelatie is vastgelegd bij het veld Factureren aan. Als er wel een verkooprelatie is vastgelegd in het veld Factureren aan dan wordt bij de uitgaande berichten de barcode van die verkooprelatie gebruikt.
• In de tabel met afleveradressen kun je ook barcodes invullen. Deze barcodes worden gebruikt als er een afwijkend afleveradres is vastgelegd.
• Voor de verzending van de pakbon en de factuur moet je de EAN-adrescode van de leverancier vastleggen. Dit kan je eigen EAN-adrescode zijn maar als de pakbonnen en facturen worden verzonden door een derde partij moet je een EDI-profiel aanmaken en vastleggen bij de verkooprelatie.

In het EDI-bericht komen, als het van toepassing is, regels voor SSCC-labels en verpakkingen. Als je voor de verkooprelatie SSCC-labels wilt genereren moet je op het tabblad Digitaal onderaan het veld Gespecificeerde DESADV aanvinken.

Verkooprelatie instellen voor EDI

Je stelt de verkooprelatie in voor EDI. Dit houdt in dat je minimaal het volgende instelt:

• Je legt de verstrekkingswijze vast: in plaats van e-mailen en/of afdrukken gebruik je Versturen via EDI of Afdrukken + versturen via EDI.
• Je stelt een EDI-profiel in of je geeft de verkooprelatie een barcode
• Je stelt de adressering van pakbon en factuur in als ze via EDI ergens anders heen moet versturen dan naar de verkooprelatie zelf

Ook kun je instellen dat je SSCC-labels wilt genereren voor de verkooprelatie.

Verkooprelatie instellen voor EDI:

1. Ga naar: Ordermanagement / Verkoop / Verkooprelatie.
2. Open de eigenschappen van de verkooprelatie.
3. Ga naar het tabblad: Algemeen.
4. Selecteer Afdrukken en versturen via EDI bij Voorkeur verstrekkingswijze als je alle rapporten in het orderproces wilt versturen via EDI.

   Je kunt in het tabblad Digitaal voor specifieke rapporten een afwijkende verstrekkingswijze instellen.

5. Selecteer een Voorkeur contact. Dit kan een contactpersoon of een afleveradres zijn.
6. Ga naar het tabblad: Levering.
7. Selecteer bij EDI-profiel het juiste EDI-profiel als je niet voor alle verkooprelaties barcodes vastlegt op het tabblad Facturering.
8. Vink Adressering EDI-pakbon conform EDI-factuur als je de pakbon naar hetzelfde adres wilt sturen als de factuur. Anders stuurt Profit de pakbon naar het adres van de leverdebiteur (de debiteur die in de pakbon vermeld staat).
9. Vink EDI-verwerking met extra regelspecificatie aan als je wilt toestaan dat deze verkooprelatie in één bestelling meer regels van hetzelfde artikel stuurt.
10. Ga naar het tabblad: Digitaal.
11. Voeg voor pakbonnen en facturen één van de verzendwijzen voor EDI toe: Versturen via EDI (dan is de barcode verplicht) of Afdrukken + versturen via EDI.
12. Ga naar het tabblad: Facturering.
13. Selecteer een waarde bij Type barcode.

    Als je de barcode instelling voor het bestand Verkooprelatie hebt ingericht, verschijnt hier automatisch het type dat je hebt ingesteld.

14. Vul een waarde in bij Barcode. Profit controleert of datgene wat je invult voldoet aan de standaard voor dit type barcode. Alleen als je Code 128 of 0 hebt ingesteld bij type barcode, controleert Profit niet.
15. Vul de overige velden in.
16. Klik op: Opslaan en sluiten.

EDI-profiel toevoegen

EDI herkent verkooprelaties en inkooprelaties aan hun barcodes. De barcodes vormen in feite de adressen. In bepaalde gevallen wil een relatie niet dat Profit zijn eigen barcode, maar bijvoorbeeld de barcode van het hoofdkantoor met het EDI-bericht meestuurt. In zulke gevallen maak je voor die verkooprelatie een EDI-profiel aan en koppelt die in de eigenschappen. Bijvoorbeeld als een verkooprelatie geen facturen ontvangt van de daadwerkelijke leverancier van de goederen maar van een tussenpersoon.

Hiervan is bijvoorbeeld sprake bij bakkerijen die brood leveren aan een supermarkt. De supermarkt krijgt de factuur over de geleverde goederen niet van de bakkerij maar van de centrale bakkersorganisatie die de facturering voor de bakkerijen verzorgt.

Ook aan inkooprelaties kun je EDI-orderberichten verzenden. Hiervoor geldt hetzelfde als voor de verkooprelaties. Als je gebruik maakt van EDI-profielen vervangen de ingevulde waarden de standaard waarden.

Je bent niet verplicht om EDI-profielen te gebruiken. Je kunt er ook voor kiezen om bij alle verkooprelaties barcodes vast te leggen. Als je er wel voor kiest om gebruik te maken van EDI-profielen, kun je deze profielen koppelen aan de verkooprelatieprofielen en/of de verkooprelaties zelf.

Waarheen worden EDI-berichten verzonden?

1. Geadresseerde EDI uitgaand in EDI-profiel bij inkooprelatie/verkooprelatie. Als dit niet gevuld is naar:
2. Hetzelfde veld in het EDI-profiel dat is gekoppeld in het inkooprelatieprofiel/verkooprelatieprofiel bij de relatie.
3. Als noch bij de relatie zelf noch in het gekoppelde inkoop/verkooprelatieprofiel een EDI-profiel is gekoppeld waarin dit veld is gevuld, dan wordt het EDI-bericht naar het EDI-adres van de relatie zelf gestuurd (de barcode). Je kunt nog extra barcodes toevoegen aan afleveradressen.

Ook is er onderscheid tussen berichten die naar een inkooprelatie gaan en die naar een verkooprelatie gaan.

Voorbeeld:   Inkooporder

Autoschadebedrijf 'De Uitdeuker' koopt onderdelen voor haar auto's bij Constar BV. Het autoschadebedrijf is een filiaal van Autocentrum Vermeulen. Onder dit hoofdkantoor vallen verschillende schadeherstelbedrijven. Deze filialen bestellen via het hoofdkantoor al hun onderdelen bij Constar BV. Je vult de volgende barcodes in:

Geadresseerde EDI uitgaand: EAN-code van Constar BV

Afzender EDI uitgaand: EAN-code van Autocentrum Vermeulen

Afnemer EDI (BY): EAN-code van Autoschadebedrijf 'De Uitdeuker'

Leverancier EDI (SU): EAN-code van Constar BV

Voorbeeld:   Pakbon en Factuur

Het bedrijf Benefit Sports verkoopt allerlei sportbenodigdheden. Een van de verkooprelaties is Sigma Sport. Je bent een filiaal van Outdoor Sports. Sigma Sport is een filiaal van Sport Amsterdam. Er is afgesproken dat de pakbonnen tussen de filialen worden verstuurd maar dat de facturering geregeld wordt door de hoofdkantoren. Je hebt hiervoor 2 EDI-profielen nodig, 1 EDI-profiel voor de pakbon die je koppelt aan verkooprelatie Sigma Sport en 1 EDI-profiel voor de factuur die je koppelt aan verkooprelatie Sport Amsterdam. Je vult de volgende barcodes in:

EDI-profiel voor de pakbon - te koppelen aan verkooprelatie Sigma Sport

Geadresseerde EDI uitgaand: EAN-code van Sigma Sport

Afzender EDI uitgaand: EAN-code van jezelf

Afnemer EDI (BY): EAN-code van Sigma Sport

Leverancier EDI (SU): EAN-code van jezelf

EDI-profiel voor de factuur - te koppelen aan verkooprelatie Sport Amsterdam

Geadresseerde EDI uitgaand: EAN-adrescode van Sport Amsterdam (het hoofdkantoor van Sigma Sports)

Afzender EDI uitgaand: EAN-adrescode van Outdoor Sports (het hoofdkantoor)

(als de afzender hier ook Benefit is, kun je het veld Factureren aan bij Benefit op 'Outdoor Sports' instellen)

Afnemer EDI (BY): Vul hier de EAN-adrescode in van Sigma Sport

Leverancier EDI (SU): Vul hier de EAN-adrescode in van Benefit Sports

EDI-profiel toevoegen:

1. Ga naar: Ordermanagement / Verkoop / Inrichting / EDI-profiel.
2. Klik op: Nieuw. 
3. Vul bij Geadresseerde EDI uitgaand de EAN-code in van de partij die het EDI-bericht ontvangt.
   • Als je bij een verkooprelatie dit EDI-profiel selecteert stuurt Profit alle uitgaande berichten naar de organisatie die gekoppeld is aan deze barcode, in plaats van aan die verkooprelatie.
   • Als je bij een inkooprelatie dit EDI-profiel selecteert stuurt Profit alle uitgaande berichten naar de organisatie die gekoppeld is aan deze barcode, in plaats van aan die inkooprelatie.

   Vul bij Afzender EDI uitgaand de EAN-code in van de afzender van het bericht.

   Als je bij een verkooprelatie dit EDI-profiel selecteert ziet die afnemer niet deze relatie als afzender van het bericht, maar de organisatie die gekoppeld is aan deze barcode. Hetzelfde geldt als je dit EDI-profiel koppelt aan een inkooprelatie.

4. Vul bij Afnemer EDI (BY) de EAN-adrescode in van de afnemer van de goederen.
   • Als je bij een verkooprelatie dit EDI-profiel selecteert wordt niet de verkooprelatie maar de organisatie die gekoppeld is aan deze barcode gezien als afnemer.
   • Als je bij een inkooprelatie dit EDI-profiel selecteert ziet de leverancier je niet als afnemer maar de organisatie die gekoppeld is aan deze barcode.
5. Vul bij Leverancier EDI (SU) de EAN-adrescode in van de leverancier van de goederen.
   • Als je bij een verkooprelatie dit EDI-profiel selecteert ziet de afnemer je niet als leverancier maar de organisatie die gekoppeld is aan deze barcode.
   • Als je bij een inkooprelatie dit EDI-profiel selecteert wordt niet de inkooprelatie maar de organisatie die gekoppeld is aan deze barcode gezien als leverancier.
6. Vul bij Btw-identificatienummer het btw-nummer in van de afzender van de EDI-factuur.

   Op een factuur moet het btw-nummer van de leverancier staan. Als je zelf de factuur niet verstuurt moet niet het btw-nummer uit de algemene gegevens gebruikt worden, maar dat van de afzender van de EDI-factuur.

7. Klik op: Voltooien. 
8. Koppel dit EDI-profiel aan een verkooprelatieprofiel voor een groep verkooprelaties, of bij individuele verkooprelaties.

Meerdere orderregels van zelfde artikel toestaan (EDI)

In een bestelling van de verkooprelaties via EDI, mag normaal een artikel standaard maar één keer voorkomen. Je kunt echter per verkooprelatie toestaan dat in één bestelling meer regels van hetzelfde artikel voorkomen. Dit is bijvoorbeeld nodig als de verkooprelatie zicht wil houden op welke van zijn klanten welke bestellingsregel heeft geplaatst.

Voorbeeld: 

De verkooprelatie heeft twee bestellingen van particulieren: klant Jansen wil 15 stokbroden voor een feest, klant Hendriksen wil 10 stokbroden voor een barbecue. De verkooprelatie zelf bestelt 40 stokbroden om in zijn winkel te verkopen. Het gaat hier telkens om hetzelfde brood. De verkooprelatie ziet op de pakbon en de factuur de 3 bestellingen terug. Jij als bakker ziet alleen de verkooporderregel met het totaal van de bestelde broden.

De verkooprelatie levert de aantallen voor zijn klanten aan in het bestaande veld Aantal extra. Dit veld telt Profit niet mee in het verkooporderadvies want daarvoor kijkt Profit alleen naar het veld Aantal. In de regel vult de verkooprelatie ook een referentie in. Profit houdt rekening met de klantbestellingen bij het uitleveren. Mochten er voorraadproblemen zijn, dan worden deze klantbestellingen eerst uitgeleverd.

De bestelling van de verkooprelatie via EDI zet Profit om in een verkooporder aan de bakkerij. Daarin telt Profit de aangeleverde EDI-regels op en toont ze als één regel.

In Profit zijn de details van de regel alleen zichtbaar via de gegevensverzameling. Met deze nieuwe gegevensverzameling kun je rapporten maken, en dus ook facturen, waarin de detailregels met aantal en referentie zichtbaar zijn.

Via EDI meldt Profit weer alle regels apart aan de verkooprelatie terug.

Meerdere regels van hetzelfde artikel toestaan:

1. Ga naar: Ordermanagement / Verkoop / Verkooprelatie.
2. Open de eigenschappen van de verkooprelatie.
3. Ga naar het tabblad: Debiteur.
4. Vink EDI-verwerking met extra regelspecificatie aan.
5. Klik op: Opslaan en sluiten.

Cross-docking bij EDI

Bij cross-docking heb je een verkooprelatie die onderdeel van een winkelketen is. Die winkelketen heeft zowel een hoofdkantoor, lokale vestigingen als een distributiecentrum (DC) waarbij artikelen altijd op het distributiecentrum afgeleverd moeten worden. Vanuit het distributiecentrum worden ze vervolgens doorgeleverd aan de lokale vestiging. Bij verzending via EDI van de pakbon en factuur moet je de juiste barcodes gebruiken.

Je kunt dit instellen via een EDI-profiel, aangevuld met velden bij de verkooprelaties.

Bij de verkooprelaties die lokale vestiging zijn, stel je:

• het hoofdkantoor in bij Factureren aan. De factuur zal nu via EDI naar het hoofdkantoor verzonden worden.
• vink je Adressering EDI-pakbon conform EDI-factuur op tabblad Debiteur aan.
• verder stel je het afleveradres van het distributiecentrum in als voorkeur afleveradres.

Nu zullen de gegevens van de factuurdebiteur op de EDI-factuur overgenomen worden naar de EDI-pakbon. Het gaat dan om de velden met de barcodes van het afleveradres (DP - delivery point), receiver, buyer (BY)en ultimate consignee (CU).

Als bakkerij kun je deze velden toevoegen aan de pakbon boekingslay-out om de inhoud te raadplegen. Als de barcodes van het afleveradres en die van verkooprelatie die de order plaatst (orderdebiteur), afwijken dan is er sprake van crossdocking.