Inrichten Communicatieservice voor EDI

Voor EDI gebruik je de Communicatieservice van Profit. Dit moet je eerst inrichten.

De communicatieservice gebruikt voor EDI certificaten. Die moet je aanvragen en inrichten.

Als je een bakkerij van BakeFive bent, richt je de omgevingseigenschappen in met behulp van de gegevens (EDI-instellingen) die BakeFive aanlevert vanuit haar centrale omgeving.

Als je een zelfstandige bakkerij bent, voeg je jezelf bij de EDI-instellingen toe.

Als je met meerdere omgevingen gebruik maakt van EDI, moet je vanuit één omgeving (communicatieomgeving) communiceren via de communicatieservice. In de andere omgeving verwijs je naar de communicatieservice. Dit is ook het geval als je via ASP werkt.

In het communicatieprofiel InterCommit/OMS moet je per omgeving een aparte postbus gebruiken en kun je op het tabblad authenticatie het extra certificaat voor deze omgeving opgeven. Dit extra certificaat kun je opvragen bij InterCommit/OMS.

Activeren EDI

Deze functionaliteit moet je eerst activeren:

Communicatiesleutel downloaden

Je ontvangt de communicatiesleutel per e-mail en kunt hem direct importeren. Je ontvangt altijd een communicatiesleutel voor een specifieke functie/communicatieprofiel. De sleutel bestaat uit twee onderdelen: een wachtwoord en een gebruikersnaam.

Drie communicatieprofielen voor de Communicatieservice gebruiken een communicatiesleutel.

Communicatiesleutel importeren:

  1. Als je de communicatiesleutel als bijlage hebt ontvangen bij een e-mail, sla je de bijlage op.
  2. Start vervolgens Profit.
  3. Open de omgeving die je hebt ingesteld als communicatieomgeving.
  4. Ga naar: Startmenu / Algemeen / Communicatieservice / Inrichting / Communicatieprofiel.
  5. Open de eigenschappen van het communicatieprofiel van communicatieprofiel InterCommit/OMS.
  6. Klik op de actie: Importeer sleutel.
  7. Klik achter Locatie bestand op Bladeren en ga naar de map waar je de sleutel hebt opgeslagen.
  8. Selecteer de sleutel.
  9. Klik op: Openen.
  10. Klik op: Opslaan en sluiten. 

    Profit importeert de sleutel.

  11. Klik op: Voltooien. 

    Je ziet nu dat in het tabblad Authenticatie de gebruikersnaam en het wachtwoord gevuld zijn.

  12. Stel eventueel de Verbinding in als je gebruik maakt van een proxyserver.
  13. Test dan de verbinding.
EDI-profiel toevoegen

EDI herkent verkooprelaties en inkooprelaties aan hun barcodes. De barcodes vormen in feite de adressen. In bepaalde gevallen wil een relatie niet dat Profit zijn eigen barcode, maar bijvoorbeeld de barcode van het hoofdkantoor met het EDI-bericht meestuurt. In zulke gevallen maak je voor die verkooprelatie een EDI-profiel aan en koppelt die in de eigenschappen. Bijvoorbeeld als een verkooprelatie geen facturen ontvangt van de daadwerkelijke leverancier van de goederen maar van een tussenpersoon.

Hiervan is bijvoorbeeld sprake bij bakkerijen die brood leveren aan een supermarkt. De supermarkt krijgt de factuur over de geleverde goederen niet van de bakkerij maar van de centrale bakkersorganisatie die de facturering voor de bakkerijen verzorgt.

Ook aan inkooprelaties kun je EDI-orderberichten verzenden. Hiervoor geldt hetzelfde als voor de verkooprelaties. Als je gebruik maakt van EDI-profielen vervangen de ingevulde waarden de standaard waarden.

Je bent niet verplicht om EDI-profielen te gebruiken. Je kunt er ook voor kiezen om bij alle verkooprelaties barcodes vast te leggen. Als je er wel voor kiest om gebruik te maken van EDI-profielen, kun je deze profielen koppelen aan de verkooprelatieprofielen en/of de verkooprelaties zelf.

Waarheen worden EDI-berichten verzonden?

  1. Geadresseerde EDI uitgaand in EDI-profiel bij inkooprelatie/verkooprelatie. Als dit niet gevuld is naar:
  2. Hetzelfde veld in het EDI-profiel dat is gekoppeld in het inkooprelatieprofiel/verkooprelatieprofiel bij de relatie.
  3. Als noch bij de relatie zelf noch in het gekoppelde inkoop/verkooprelatieprofiel een EDI-profiel is gekoppeld waarin dit veld is gevuld, dan wordt het EDI-bericht naar het EDI-adres van de relatie zelf gestuurd (de barcode). Je kunt nog extra barcodes toevoegen aan afleveradressen.

Ook is er onderscheid tussen berichten die naar een inkooprelatie gaan en die naar een verkooprelatie gaan.

Voorbeeld:   Inkooporder

Autoschadebedrijf 'De Uitdeuker' koopt onderdelen voor haar auto's bij Constar BV. Het autoschadebedrijf is een filiaal van Autocentrum Vermeulen. Onder dit hoofdkantoor vallen verschillende schadeherstelbedrijven. Deze filialen bestellen via het hoofdkantoor al hun onderdelen bij Constar BV. Je vult de volgende barcodes in:

Geadresseerde EDI uitgaand: EAN-code van Constar BV

Afzender EDI uitgaand: EAN-code van Autocentrum Vermeulen

Afnemer EDI (BY): EAN-code van Autoschadebedrijf 'De Uitdeuker'

Leverancier EDI (SU): EAN-code van Constar BV

Voorbeeld:   Pakbon en Factuur

Het bedrijf Benefit Sports verkoopt allerlei sportbenodigdheden. Een van de verkooprelaties is Sigma Sport. Je bent een filiaal van Outdoor Sports. Sigma Sport is een filiaal van Sport Amsterdam. Er is afgesproken dat de pakbonnen tussen de filialen worden verstuurd maar dat de facturering geregeld wordt door de hoofdkantoren. Je hebt hiervoor 2 EDI-profielen nodig, 1 EDI-profiel voor de pakbon die je koppelt aan verkooprelatie Sigma Sport en 1 EDI-profiel voor de factuur die je koppelt aan verkooprelatie Sport Amsterdam. Je vult de volgende barcodes in:

EDI-profiel voor de pakbon - te koppelen aan verkooprelatie Sigma Sport

Geadresseerde EDI uitgaand: EAN-code van Sigma Sport

Afzender EDI uitgaand: EAN-code van jezelf

Afnemer EDI (BY): EAN-code van Sigma Sport

Leverancier EDI (SU): EAN-code van jezelf

EDI-profiel voor de factuur - te koppelen aan verkooprelatie Sport Amsterdam

Geadresseerde EDI uitgaand: EAN-adrescode van Sport Amsterdam (het hoofdkantoor van Sigma Sports)

Afzender EDI uitgaand: EAN-adrescode van Outdoor Sports (het hoofdkantoor)

(als de afzender hier ook Benefit is, kun je het veld Factureren aan bij Benefit op 'Outdoor Sports' instellen)

Afnemer EDI (BY): Vul hier de EAN-adrescode in van Sigma Sport

Leverancier EDI (SU): Vul hier de EAN-adrescode in van Benefit Sports

EDI-profiel toevoegen:

  1. Ga naar: Ordermanagement / Verkoop / Inrichting / EDI-profiel.
  2. Klik op: Nieuw. 
  3. Vul bij Geadresseerde EDI uitgaand de EAN-code in van de partij die het EDI-bericht ontvangt.
    • Als je bij een verkooprelatie dit EDI-profiel selecteert stuurt Profit alle uitgaande berichten naar de organisatie die gekoppeld is aan deze barcode, in plaats van aan die verkooprelatie.
    • Als je bij een inkooprelatie dit EDI-profiel selecteert stuurt Profit alle uitgaande berichten naar de organisatie die gekoppeld is aan deze barcode, in plaats van aan die inkooprelatie.

    Vul bij Afzender EDI uitgaand de EAN-code in van de afzender van het bericht.

    Als je bij een verkooprelatie dit EDI-profiel selecteert ziet die afnemer niet deze relatie als afzender van het bericht, maar de organisatie die gekoppeld is aan deze barcode. Hetzelfde geldt als je dit EDI-profiel koppelt aan een inkooprelatie.

  4. Vul bij Afnemer EDI (BY) de EAN-adrescode in van de afnemer van de goederen.
    • Als je bij een verkooprelatie dit EDI-profiel selecteert wordt niet de verkooprelatie maar de organisatie die gekoppeld is aan deze barcode gezien als afnemer.
    • Als je bij een inkooprelatie dit EDI-profiel selecteert ziet de leverancier je niet als afnemer maar de organisatie die gekoppeld is aan deze barcode.
  5. Vul bij Leverancier EDI (SU) de EAN-adrescode in van de leverancier van de goederen.
    • Als je bij een verkooprelatie dit EDI-profiel selecteert ziet de afnemer je niet als leverancier maar de organisatie die gekoppeld is aan deze barcode.
    • Als je bij een inkooprelatie dit EDI-profiel selecteert wordt niet de inkooprelatie maar de organisatie die gekoppeld is aan deze barcode gezien als leverancier.
  6. Vul bij Btw-identificatienummer het btw-nummer in van de afzender van de EDI-factuur.

    Op een factuur moet het btw-nummer van de leverancier staan. Als je zelf de factuur niet verstuurt moet niet het btw-nummer uit de algemene gegevens gebruikt worden, maar dat van de afzender van de EDI-factuur.

  7. Klik op: Voltooien. 
  8. Koppel dit EDI-profiel aan een verkooprelatieprofiel voor een groep verkooprelaties, of bij individuele verkooprelaties.
Communicatieservice bij ASP

Je kunt binnen ASP ook werken met de Communicatieservice voor (EDI). Per deelnemer moet je dan certificaten aanvragen.

Communicatieservice bij ASP inrichten voor EDI:

  1.  Kies per deelnemer één communicatieomgeving.
  2.  Laat alle omgevingen van die deelnemer wijzen naar die ene communicatieomgeving.
  3.  Voor iedere deelnemer moeten de communicatieprofielen apart worden ingericht.
  4.  Als verzenden en ontvangen wordt gescheduled, moet dit per deelnemer worden ingericht.