Niet-terugvorderbare btw inrichten

In bepaalde sectoren zoals de gezondheidszorg en het onderwijs werkt de btw anders dan in het bedrijfsleven. Je bent dan vrijgesteld van btw. Over vrijgestelde goederen en diensten breng je geen btw in rekening maar je mag de btw die je hiervoor hebt betaald over kosten en inkoop ook NIET aftrekken in je btw-aangifte. Als vrijgestelde instelling boek je de btw over inkoop als kosten.

Voordat je dit bij inkoop kunt boeken, richt je Profit in voor niet-terugvorderbare btw en dat geldt dan voor je hele administratie. Dit noemen we ook wel btw pro rata vrijgesteld.

Hier lees je hoe Profit de niet-terugvorderbare btw bepaalt.

Om de geldige btw-code te bepalen kijkt Profit o.a. of er van inkoop of verkoop sprake is, naar de btw-plicht en de btw-tariefgroep. Daar komt de instelling op de verbijzonderingsas bij. Op de verbijzonderingscodes (van één verbijzonderingsas, Kostenplaats bijvoorbeeld) stel je in welke btw-code moet gelden.

Hier draait het verder om inkoop, niet om verkoop.

Dus:

• Als je helemaal geen btw-aangifte hoeft te doen omdat je helemaal vrijgesteld bent als organisatie, dan heb je alleen te maken met de activering voor algehele vrijstelling in Financieel.
• Ben je wel aangifteplichtig, dan richt je Financieel in voor pro rata vrijgesteld/niet-terugvorderbare btw. Je richt dit o.a. in door in Profit de verbijzonderingsas te selecteren voor het vaststellen van de te vorderen btw. Zie de procedure hieronder. Overheidsinstellingen volgen dezelfde procedure, maar omdat de overheidsinstellingen ook gedeeltelijk btw kunnen terugvorderen van het btw-compensatiefonds moet je deze functionaliteit eerst apart activeren en inrichten.
  • Lees hier meer over het inrichten van pro rata btw voor slechts een deel van je administratie.
• Werk je met inkoopaanvragen, dan heb je te maken met het gebruik van inkoopboekingen bij niet-terugvorderbare btw.
• Werk je met inkoop én voorraad bijhouden in Ordermanagement, dan richt je dat extra in.
• Je kunt ook de combinatie niet-terugvorderbare btw met Btw verlegd boeken in Profit Ordermanagement.

Btw te vorderen met verbijzonderingsas in Administratie instellingen

Je stelt in welke verbijzonderingsas Profit moet gebruiken voor het vaststellen van de te vorderen btw.

Btw te vorderen met verbijzonderingsas instellen in de administratie instellingen:

1. Ga naar: Financieel / Beheer / Instellingen administratie.
2. Ga naar het tabblad: Btw.

   

3. Koppel de verbijzonderingsas bij het kopje Btw te vorderen. Je kunt maar één verbijzonderingsas gebruiken voor deze functie.

4. Klik op: Opslaan en sluiten.
5. Open de omgeving opnieuw.

Btw-terugvordering toevoegen (Profit 3)

Je richt de btw-terugvordering in voor het vaststellen van de te vorderen btw.

Deze terugvorderingspercentage koppel je vervolgens aan een btw-code. Je kunt meerdere terugvorderingspercentages aan één btw-code te koppelen, maar één is als standaard ingesteld.

Het percentage terug te vorderen is de afspraak met de Belastingdienst. Bij 25% mag je nog 25% vorderen (van de Belastingdienst) en 75% zijn dan kosten die je op de grootboekrekening voor kosten boekt.

Btw-terugvordering toevoegen met afwijkend pro rata percentage:

In dit voorbeeld voeg je één of meerdere btw-terugvordering voor pro rata inkoop toe. Per tarief minstens één, namelijk:

• pro rata percentage (2) met 25% terug te vorderen en 75% in de kosten.
• vrijgesteld (3) met 0% te vorderen en 100% in de kosten.

Btw-terugvordering voor de terug te vorderen btw:

1. Ga naar: Financieel / Btw/icp / Inrichting / Btw-terugvordering.

   

   De btw-terugvordering bevat één standaard regel Volledig met een btw-terugvorderdingspercentage 100%.

2. Klik op: Nieuw.
3. Vul de code en omschrijving in.

   Je kunt direct een nieuwe btw-terugvorderingsregel toevoegen.

4. Selecteer de administratie.
5. Vul de begindatum in.
6. Vul het percentage van de afspraak met de Belasting in bij Btw-terugvorderingspercentage.
7. Profit vult automatisch het Btw-kostenpercentage in.
8. Klik op: Opslaan en sluiten.
9. Open de eigenschappen van de btw-terugvorderingsregel als deze voor meerdere administraties van toepassing is en voeg op het tabblad Btw-terugvorderingsregel per administratie een regel toe.

   De weergave staat in eerste instantie op Huidige administratie waardoor je maar één btw percentage ziet. Selecteer de weergave: Alle administraties om de percentages van alle administraties te zien.

Per verbijzonderingscode Te vorderen btw instellen

Op de verbijzonderingscodes stel je in naar welke btw-codes met tarieven Profit moet kijken, namelijk of de btw gedeeltelijk of volledig te vorderen is of vrijgesteld. Hiervoor stel je in welke btw-terugvordering bij deze Code verbijzondering van toepassing is.

Profit kijkt dan per btw-code in het tabblad Btw te vorderen.

In Financieel kun je alleen btw-codes selecteren waar de bovenstaande btw-terugvordering aan gekoppeld is.

In Ordermanagement wordt de btw-code altijd automatisch bepaald.

Het is mogelijk om per project een afwijkende btw-terugvordering op te geven.

Bij de bepaling van de juiste btw-code kijkt Profit eerst op het project. Als daar niets staat, of er is geen project ingevuld dan kijkt Profit naar de verbijzonderingstoewijzing. Als daar niets staat op de code verbijzondering (kostenplaats). Als daar niets staat dan moet je de btw-code zelf invullen of Profit vult de standaard btw-code in.

Verbijzonderingscodes instellen met btw-terugvordering:

1. Ga naar: Financieel / Verbijzondering / Code verbijzondering.
2. Richt de verbijzonderingscodes in als dat nog niet gedaan is.

   Bijvoorbeeld de afdelingen Kantine, Verpleegafdeling X, Verpleegafdeling Y, Administratie. Of de kostenplaatsen.

3. Open de verbijzonderingscode waarbij je de pro rata berekening van de btw wilt. Bijvoorbeeld de kantine.
4. Ga naar het tabblad: Algemeen.
5. Selecteer bij Btw-terugvordering een van de opties. Bijvoorbeeld de Kantine op pro rata.
6. Klik op: Opslaan en sluiten.
7. Dit doe je voor alle verbijzonderingscodes.

   Bijvoorbeeld de Kantine op pro rata, Verpleegafdelingen op vrijgesteld.

Je kunt met een verbijzonderingstoewijzing op de kostenplaats een afwijkende btw-terugvordering instellen. Profit past deze btw-terugvorderingcode dan toe bij de boeking op deze specifieke combinatie kostenplaats/grootboekrekening, in plaats van de instelling die op de verbijzonderingscode (kostenplaats) is vastgelegd. (Profit 3)

Bijvoorbeeld bij een boeking op een bepaalde kostenplaats wil je altijd 100% btw terugvorderen, maar bij een boeking op deze kostenplaats gecombineerd op een bepaalde grootboekrekening wil je pro rata btw terugvorderen. Hiervoor stel je de verbijzonderingscode in op 100% btw terugvorderen (tabblad Algemeen) en de afwijkende btw-terugvordering bij de grootboekrekening (tabblad Verbijzonderingstoewijzing).

Afwijkende btw-terugvordering op verbijzonderingscode instellen met verbijzonderingstoewijzing:

1. Ga naar: Financieel / Verbijzondering / Code verbijzondering..
2. Open de verbijzonderingscode.
3. Ga naar het tabblad: Verbijzonderingstoewijzing.
4. Open de grootboekrekening, waarbij je een pro rata afwijkende btw-terugvordering wilt.
5. Ga naar het tabblad: Algemeen.
6. Selecteer de Afwijkende btw-terugvordering.
7. Klik op: Opslaan en sluiten.

Btw-code koppelen aan btw-terugvordering

Je kunt pro rata en vrijgesteld voor hoog tarief en voor laag tarief hebben bij Inkoop. Daarvoor moet je per tarief btw-codes hebben toegevoegd. Deze zullen meestal al standaard in je omgeving aanwezig zijn.

De btw-codes koppel je aan één of meerdere btw-terugvorderingen. Als een btw-code niet is gekoppeld krijg je deze melding bij het aanmaken van een inkoopaanvraag, ontvangst van een order, of inkooporder, of inkoopofferte.

Vanaf Profit 3 kun je met meerdere pro rata percentages werken en deze kun je allemaal aan dezelfde btw-code koppelen.

Btw-code koppelen aan btw-terugvordering:

1. Ga naar: Financieel / Btw/icp / Inrichting / Btw-code.
2. Open de btw-code.
3. Ga naar tabblad: Btw te vorderen.

   Je ziet hier welke btw-terugvordering aan deze btw-code is gekoppeld.

   De weergave staat in eerste instantie op Huidige administratie.

4. Selecteer de weergave: Alle administraties.

   

   Je ziet dat voor alle administraties hetzelfde percentage is toegevoegd.

   Bij een organisatie waar btw vrijgesteld of verlegd niet speelt, zullen de te vorderen btw-percentages 100% (Volledig) zijn.

5. Klik op: Nieuw.
6. Selecteer de administratie om een btw-terugvordering te koppelen aan deze btw-code.
7. Klik op: Volgende.

   Je ziet de btw-terugvorderingscode(s) die nog niet gekoppeld zijn aan een btw-code met dezelfde Administratie, Btw-plicht, Land wetgeving en Btw-tariefgroep.

   Een btw-code met een nultarief heeft geen btw-terugvorderingscode.

8. Vink de btw-terugvorderingscode voor de administratie aan.

   Je kunt één btw-code uniek aan één btw-terugvorderingspercentage koppelen (dus elk pro rata percentage krijgt zijn eigen set van btw-codes). Je kunt ook meerdere pro rata percentages per btw-code hebben, zoals in het voorbeeld van de afbeelding.

9. Klik op: Voltooien.
10. Klik op: Opslaan en sluiten.
11. Voeg bij de andere betreffende btw-codes (van type Inkoop) de btw-terugvorderingcodes toe.

Grootboekrekening voor kosten toevoegen

De btw die je niet terugvordert van de Belastingdienst, wordt geboekt als kosten. Hiervoor gebruik je een grootboekrekening van het type Kosten.

In plaats van een aparte kostenrekening kun je de rekening Inkoop gebruiken, maar dit moet volgens jullie beleid zijn toegestaan.

Grootboekrekening Btw-kosten niet terugvorderbare btw toevoegen:

1. Ga naar: Financieel / Grootboek / Grootboekrekening.
2. Klik op: Nieuw.
3. Selecteer Kosten bij Type rekening.

   

4. Klik op: Volgende.
5. Vink Btw toestaan aan.
6. Selecteer bij Voorkeur btw-code (een van) de pro rata te vorderen btw-codes.
7. Klik op Volgende tot je de verbijzonderingsassen kunt instellen.

   

8. Selecteer Handmatig bij boeking (op bedrag) bij de juiste verbijzonderingsas. In dit voorbeeld bij Afdeling.
9. Klik op: Voltooien.

Bestaande Inkooprekening verbijzonderen:

Verbijzonder ook bij voorkeur de gewone inkooprekening. In dit voorbeeld 3600. Dit is een bestaande grootboekrekening. Je kunt ook een nieuwe rekening maken voor inkoop die je verbijzondert. Bijvoorbeeld 3601.

ls je inkoop niet verbijzonderd dan kun je in de boekingslay-out ook niet verbijzonderen.

1. Open de eigenschappen van de grootboekrekening voor inkoop.
2. Ga naar het tabblad: Verbijzonderingen.
3. Selecteer bij Handmatig bij boeking (op bedrag) bij de juiste verbijzonderingsas.
4. Voeg ook de verbijzonderingstoewijzingen toe.

Zie ook:

• Verbijzonderingstoewijzing inrichten

Btw-kostenrekening koppelen aan artikelgroep of integratiegroep

Koppel de rekening waarop Profit moet journaliseren bij de confrontatie vanuit het inkoopboek, als er een btw-code gebruikt wordt waarbij pro rata van toepassing is.

Artikelgroep of integratiegroep inrichten:

Als je geen artikelgroepen maar integratiegroepen gebruikt, moet je de integratiegroepen inrichten.

Artikelgroep inrichten:

1. Ga naar: Ordermanagement / Item / Groepering / Artikelgroep.
2. Open de eigenschappen van de artikelgroep
3. Ga naar het tabblad: Algemeen (of het tabblad Integratie als de confrontatie is ingeschakeld).
4. Selecteer de rekening voor 'Btw-kosten niet terugvorderbare btw' bij Rek. niet terugvorderbare btw.

Integratiegroep inrichten:

1. Ga naar: Algemeen / Inrichting / Integratie-instellingen / Integratiegroep.
2. Open de eigenschappen van de integratiegroep.
3. Ga naar het tabblad: Algemeen.
4. Selecteer de rekening voor 'Btw-kosten niet terugvorderbare btw' bij Rek. niet terugvorderbare btw.

Zie ook

• Pro rata btw in inkoop gebruiken
• Inkoop met btw vrijgesteld en voorraadartikelen zonder prorata inrichten