Inkoop boeken met pro rata btw (niet-terugvorderbare btw)

In bepaalde sectoren zoals de gezondheidszorg en het onderwijs werkt de btw anders dan in het bedrijfsleven. Je bent dan vrijgesteld van btw. Over vrijgestelde goederen en diensten breng je geen btw in rekening maar je mag de btw die je hiervoor hebt betaald over kosten en inkoop ook NIET aftrekken in je btw-aangifte. Als vrijgestelde instelling boek je de btw over inkoop als kosten.

In een ziekenhuis geldt bijvoorbeeld dat alle verpleegafdelingen vrijgesteld zijn van btw. Maar voor sommige afdelingen, zoals de kantine moet je wel btw afdragen. Je hebt dan zowel vrijgestelde als belaste omzet. Met de Belastingdienst wordt dan overlegd voor hoeveel procent je wel btw moet afdragen. Dit is een percentage over het totaal.

Andere termen die we hiervoor hanteren zijn: pro rata vrijgesteld of niet-terugvorderbare btw.

Dit moet je eerst inrichten.

Beschrijving

Bij inkoop met pro rata btw is aanvullende inrichting noodzakelijk.

• Standaard wordt de btw-code bepaald op basis van de btw-plicht van de inkooprelatie en de btw-tariefgroep van het artikel.
• Bij pro rata btw komt hier een element bij, namelijk de kostenplaats. Als bij de kostenplaats is aangegeven dat er sprake is van pro rata, kiest Profit de pro rata btw-terugvorderingcode die specifiek bij deze kostenplaats hoort (vanaf Profit 3). (Bij Profit 2 is het dat één van de pro rata btw-codes gebruikt zal worden.) Een pro rata btw-terugvorderingcode heeft een terug te vorderen btw percentage tussen 0 - 100 %.
• Je kunt met een verbijzonderingstoewijzing op de kostenplaats een afwijkende btw-terugvordering instellen. Profit past deze btw-terugvorderingcode dan toe bij de boeking op deze specifieke combinatie grootboekrekening/kostenplaats, in plaats van de instelling die op de verbijzonderingscode (kostenplaats) is vastgelegd. (Profit 3)

• Als je gebruik maakt van projecten kun je een afwijkend pro rata btw-percentage instellen per project. Profit past deze instelling dan toe bij de boeking van de goederen of diensten voor dit project, in plaats van de instelling die op de verbijzonderingstoewijzing of op de verbijzonderingscode (kostenplaats) is vastgelegd.

Samengevat: bij de bepaling van de juiste btw-terugvordering kijkt Profit eerst naar het project. Als daar niets staat, of er is geen project ingevuld dan kijkt Profit naar de verbijzonderingstoewijzing. Als daar niets staat kijkt Profit naar de verbijzonderingscode (kostenplaats). Als daar niets staat dan moet je de btw-code zelf invullen of Profit vult de standaard btw-code in.

Schema Pro rata btw in inkoop - btw bepaling in Profit (Profit 3)

Schema Pro rata btw in inkoop - btw bepaling in Profit (Profit 2)

Verplichting of Confrontatie?

Als je de inkooporder toevoegt, stelt Profit automatisch de btw-code voor aan de hand van de verbijzonderingscode die je selecteert. In dit voorbeeld is de verbijzonderingscode Afdeling. Dit kan op twee manieren:

• met verplichting aanmaken
• met confrontatie (zonder verplichting aanmaken).

Alleen via confrontatie stelt Profit automatisch voor om naar de kostenrekening te boeken, bij verplichtingen moet je dit handmatig doen.

Je kunt de btw-code nog wijzigen in de regel.

Let op:

In de verrekenprijsberekening is niets gewijzigd. Dit moet je handmatig bijhouden en aanpassen.

De combinatie van voorraad met verplichtingen en confrontatie en 'btw te vorderen' kan niet worden ondersteund. De verplichting wordt namelijk aangemaakt met een bedrag inclusief niet-vorderbare btw terwijl de voorraadboeking vanuit Ordermanagement exclusief de niet-vorderbare btw is.

Inkoopaanvragen

Als je slechts een deel van de btw mag aftrekken, mag je het restbedrag btw beschouwen als kosten. Dit wordt ook meegenomen in inkoopaanvragen. Als je een inkoopaanvraag boekt op een verbijzondering die is ingericht voor pro rata btw, dan wordt het gedeelte van de btw dat niet mag worden afgetrokken als voorbelasting, bij het bedrag van de inkoopaanvraag opgeteld.

Zie verder:

• Inkoopaanvraag met pro rata btw

Inkooporder Pro rata boeken via Verplichting Financieel

In dit voorbeeld voeg je een inkooporder met twee regels toe. Een voor de afdeling Kantine en één voor de afdeling Administratie, dit zijn de verbijzonderingen. Je werkt bij deze inkooporder met verplichtingen.

1. Ga naar: Ordermanagement / Inkoopproces / Inkooporder.
2. Klik op: Nieuw.
3. Voeg de regel toe. Selecteer daarbij de verbijzonderingsplaats. Bijvoorbeeld de afdeling Kantine. Je ziet dat Profit de gekoppelde btw-code toont.
4. Voeg nog een regel toe voor de verbijzonderingsplaats met de andere btw-code.
5. Klik op de actie: Btw totaalregels raadplegen.

   

   Je ziet dat het terug te vorderen percentage 25% is bij de btw-terugvorderingscode 2. Bij de vrijgestelde btw-terugvordering is het terug te vorderen percentage 0%.

Raadpleeg verplichting:

1. Ga naar: Financieel / Contractbeheer / Verplichting.
2. Filter bijvoorbeeld bij Naam op de inkooprelatie waarvoor je zojuist de inkooporder hebt toegevoegd.

   

   Een verplichting is altijd exclusief btw. Je ziet dat het bedrag van de verplichting inclusief de niet te vorderen btw is.

Raadpleeg de financiële boeking:

1. Ga naar: Financieel / Boeken / Dagboek.
2. Selecteer Inkoopboek goederen.
3. Klik op: Voltooien.
4. Vul de gegevens. In ons voorbeeld inkooprelatie Benq, met een creditbedrag van Euro 242.
5. Klik op Ja bij de vraag of je wilt afboeken.

   

6. Selecteer de verplichtingen.
7. Klik op: Voltooien.
8. Tab door de regels.

   

   Je ziet nu de boekingen op de grootboekrekeningnummers met de btw-codes voor pro rata. Bij rekeningnummer 1500 zie je het bedrag te vorderen. Bij rekeningnummer 3600 zie je de bedragen inclusief de btw die niet te vorderen is, maar die je als kosten moet boeken.

9. Wijzig eventueel de btw-codes nog.
10. Klik op: Voltooien.

Inkooporder Pro rata boeken via Confronteren Ordermanagement

In dit voorbeeld voeg je een inkooporder toe en confronteer je deze via Ordermanagement.

Inkooporder toevoegen zonder verplichting:

1. Ga naar: Ordermanagement / Inkoopproces / Inkooporder.
2. Voeg een inkooporder toe. Vink daarbij Verplichting aanmaken uit.
3. Zet de inkooporder om naar ontvangst.
4. Klik op de actie: Btw totaalregels om de btw te raadplegen.

   

Dagboek financiële boeking inkoopboek goederen:

1. Ga naar: Financieel / Boeken / Dagboek.
2. Selecteer Inkoopboek goederen.
3. Klik op: Voltooien.
4. Voeg de boeking van de inkoopfactuur toe.
5. Klik op Ja bij de vraag of je wilt confronteren.
6. Selecteer de ontvangst die je zojuist hebt toegevoegd.
7. Klik op: Voltooien.
8. Tab door de eerste regel van de boeking.

   Vervolgens voegt Profit de hele boeking in één keer toe.

   

   Let op:

   Alleen bij confronteren van ontvangst uit Ordermanagement boekt Profit de kosten direct op de Btw niet te vorderen-rekening (in dit voorbeeld rekeningnummer 4950).

9. Wijzig eventueel de btw-codes.
10. Klik op: Voltooien.

Voorbeeld journaalposten pro rata btw inkoop in de zorg

Hieronder zie je enkele voorbeelden van journaalposten met Percentage terug te vorderen.

(Dit zijn algemene voorbeelden, geen uitwerkingen van de voorbeeldboekingen van pro rata bij verplichting of confrontatie).

Voorbeeld 1: Inkoopfactuur

Inkoopfactuur:

Journaalpost:

Voorbeeld 2: Inkoopfactuur

Inkoopfactuur:

Journaalpost:

Voorbeeld 3: Inkoopfactuur met kostenplaats

Een inkoopfactuur vanuit ordermanagement kan ook verbijzonderd worden. Via de verbijzonderingskoppeling wordt de inkoopfactuur verbijzonderd gejournaliseerd. Zie hiervoor onderstaande voorbeeld.

Inkoopfactuur:

Journaalpost:

Btw-code 'Btw te vorderen' per administratie instellen/raadplegen

1. Ga naar: Financieel / Btw/icp / Inrichting / Btw-code.
2. Open de btw-code.
3. Ga naar tabblad: Btw te vorderen.

   Je ziet hier welke btw-terugvordering aan deze btw-code is gekoppeld.

   De weergave staat in eerste instantie op Huidige administratie.

4. Selecteer de weergave: Alle administraties.

   

   Je ziet dat voor alle administraties hetzelfde percentage is toegevoegd.

   Bij een organisatie waar btw vrijgesteld of verlegd niet speelt, zullen de te vorderen btw-percentages 100% (Volledig) zijn.

5. Klik op: Nieuw.
6. Selecteer de administratie om een btw-terugvordering te koppelen aan deze btw-code.
7. Klik op: Volgende.

   Je ziet de btw-terugvorderingscode(s) die nog niet gekoppeld zijn aan een btw-code met dezelfde Administratie, Btw-plicht, Land wetgeving en Btw-tariefgroep.

   Een btw-code met een nultarief heeft geen btw-terugvorderingscode.

8. Vink de btw-terugvorderingscode voor de administratie aan.

   Je kunt één btw-code uniek aan één btw-terugvorderingspercentage koppelen (dus elk pro rata percentage krijgt zijn eigen set van btw-codes). Je kunt ook meerdere pro rata percentages per btw-code hebben, zoals in het voorbeeld van de afbeelding.

9. Klik op: Voltooien.
10. Klik op: Opslaan en sluiten.