Uitzonderingen bankafschriften matchen

In bepaalde situaties doorloopt Profit bij het matchen van bankafschriftregels met openstaande posten niet het matchingsproces. De uitzonderingen die je kunt inrichten voor het automatisch verwerken van bankafschriftregels zijn hieronder beschreven.

Matchen debiteur op BSN

Een bankafschriftregel met een bedrag dat afkomstig is van de Belastingdienst en dat bestemd is voor een debiteur/persoon kan Profit automatisch verwerken via het BSN van de persoon, mits je dit in de financiële administratie-instellingen hebt ingericht. Deze functionaliteit is bijvoorbeeld voor de kinderopvangbranche van belang.

Voorbeeld:

Als je bij het verwerken van bankafschriften gebruikt wilt maken van het automatisch afletteren op basis van het BSN van de debiteur/persoon, moet je dit eerst inrichten. Profit past deze zoekmethode alléén toe als de administratie voor het inlezen van bankafschriften is ingericht voor het matchen op BSN. Zo niet, dan is deze zoekmethode niet van toepassing.

Bankafschriften afletteren op BSN inrichten:

Als de administratie is ingericht voor het matchen op BSN verloopt het automatisch verwerken van bankafschriften als volgt:

1. IBAN gelijk aan Bankrekeningnummer Belastingdienst?

   Profit controleert eerst of het bankrekeningnummer (IBAN) van de bankafschriftregel gelijk is aan het Bankrekeningnummer Belastingdienst dat je hebt ingesteld.

2. Zoekwaarde gevonden?

   Vervolgens controleert Profit of de zoekwaarde die je hebt ingesteld voorkomt in de omschrijving van het bankafschrift. Als de zoekwaarde niet in de omschrijving voorkomt kan Profit deze bankafschriftregel niet automatisch matchen op basis van het BSN.

3. Unieke match met BSN?

   Profit zoekt in de omschrijving van de bankafschriftregel naar het BSN. In de omschrijving moet daarom het woord 'nr.' en daarna het BSN voorkomen. Profit zoekt achter het woord 'nr.' naar maximaal 9 cijfers, totdat er een ander teken in de omschrijving gevonden wordt. Profit maakt het gevonden nummer op en controleert of dit nummer een geldig Nederlands BSN is.

   Daarna zoekt Profit of er precies één niet-geblokkeerde debiteur in de omgeving bestaat met dit BSN. Je vult het BSN in de eigenschappen van de persoon op het tabblad Overige bij het veld Burgerservicenummer. Een BSN mag slechts bij één persoon voorkomen.

4. Zoek openstaande posten van gevonden debiteur

   Is, met behulp van het BSN, de juiste debiteur gevonden? Dan wordt de openstaande post van deze debiteur erbij gezocht, mits Match openstaande factuur is aangevinkt, én:

   • bij de gevonden debiteur slechts één openstaande post voorkomt;
   • het bedrag van de bijschrijving gelijk is aan het bedrag van de openstaande post;
   • het bedrag van de bijschrijving kleiner is aan het bedrag van de opstaande post.

Heeft Profit (op basis van bovenstaande methode) géén debiteur gevonden? Dan start Profit de normale matching procedure. Profit gaat dan op zoek naar de bijbehorende openstaande post door te zoeken via het betalingskenmerk, via het IBAN en door te zoeken naar factuurnummers in de omschrijving.

Als het matchen op BSN is ingericht heeft het zoeken via BSN dus de allerhoogste prioriteit in deze procedure.

IBAN koppelen aan grootboekrekening

Een betaling aan een bepaald bankrekeningnummer (IBAN), waarvan geen openstaande post in de omgeving aanwezig is, kan Profit automatisch verwerken als het IBAN aan een grootboekrekening gekoppeld is. Deze functionaliteit is bijvoorbeeld van belang voor constante betalingen waarvan je geen factuur krijgt. Denk bijvoorbeeld aan energie- of brandstofkosten.

Voorbeeld:

Als je bij het verwerken van bankafschriften gebruik wilt maken van het automatisch afletteren op een grootboekrekening, moet je het bankrekeningnummer eerst toevoegen aan een grootboekrekening. Je kunt één of meer bankrekeningnummers toevoegen aan een grootboekrekening.

Je voegt een bankrekeningnummer toe op het tabblad Bankrekening in de eigenschappen van een grootboekrekening.

Heeft Profit (op basis van bovenstaande methode) een match gevonden tussen het IBAN van de bankafschriftregel en een bankrekening bij een grootboekrekening? Dan wordt de betaling direct op deze grootboekrekening afgeletterd. De normale matching procedure wordt in dit geval overgeslagen.

Transactiecode

Als - bij het verwerken van een bankafschrift - een transactiecode gevonden is kan de afboeking plaatsvinden op de grootboekrekening die aan deze transactiecode is gekoppeld.

Je gebruikt transactiecodes om bepaalde transacties tijdens het inlezen van bankafschriften automatisch op een bepaalde grootboekrekening te boeken en eventueel te verbijzonderen. Hiermee kun je bijvoorbeeld ontvangen PIN-betalingen automatisch op een opbrengstrekening boeken, of het ingehouden commissiebedrag van een creditcardbetaling automatisch afboeken op een tegenrekening.

Je kunt voor één bank meerdere identieke transactiecodes toevoegen, mits je een afwijkende Zoekwaarde invult. Met de Zoekwaarde bij de transactiecode verfijn je de matching.

De transactiecode en -omschrijving vind je terug in de afschriftregel van het bankafschrift (of kun je navragen bij de bank).

Je kunt tijdens het verwerken van een bankafschrift ook direct een nieuwe transactiecode aanmaken via de actie Nieuwe transactiecode bank. De wizard haalt hierbij de benodigde gegevens op uit de boeking.

Bij het ontvangen van betalingen van debiteuren via een bankschrift die dezelfde transactiecode bij de bank hebben, ziet Profit dat deze op de betreffende debiteur geboekt moet worden, op het moment dat het bankrekeningnummer waarmee betaald wordt in Profit voorkomt. Hierbij geldt dat als Profit een bankrekeningnummer niet herkent, omdat het niet in Profit bestaat, dat dit bankrekeningnummer direct bij de debiteur wordt aangemaakt, op het moment dat je de boeking in het bankafschrift op deze debiteur zet. Let op! Het kan dus gebeuren dat je de eerste keer de rekening van de betaling van een debiteur nog handmatig moet wijzigen.

Heeft Profit een match gevonden tussen de transactiecode van de bankafschriftregel en de transactiecode die je in Profit hebt vastgelegd en er is geen andere matchingsovereenkomst volgens de normale matching procedure? Dan vindt de afboeking plaats op de grootboekrekening die aan de transactiecode is gekoppeld.

Zie ook:

• Transactiecode bank toevoegen
• Transactiecode bank met verbijzondering toevoegen
• Elektronische bankafschriften inrichten

Match op deelbedrag toestaan

Het kan gebeuren dat Profit, op basis van het standaard matchingsproces, de debiteur wél heeft gevonden, maar de betreffende factuur bij de debiteur nog niet heeft gevonden. In dit geval heeft Profit wel de juiste debiteur achterhaalt, maar is nog niet bekend welke factuur betaald is.

Je kunt deelbetalingen van openstaande posten automatisch matchen met ingelezen bankafschriftregels. Gebruik hiervoor de instelling Match op deelbedrag toestaan op de boekingslay-out Bankafschrift.

Onder bepaalde voorwaarden lettert Profit een deelbedrag van de openstaande post van de gevonden debiteur automatisch af:

• De instelling Match op deelbedrag toestaan is aangevinkt in het boekingslay-out Bankafschrift;
• Bij de debiteur is geen match gevonden op het factuurnummer;
• De betreffende debiteur heeft slecht één openstaande post (zonder match).

Als aan deze drie voorwaarden wordt voldaan, dan wordt bij het automatisch verwerken van bankafschriften de enige openstaande post van de debiteur geselecteerd, mits het bedrag van de betaling lager is dan het factuurbedrag.

Staat de instelling Match op deelbedrag toestaan uit? In dat geval wordt de openstaande post van de gevonden debiteur alléén gematcht met de ingelezen bankafschriftregel als het bedrag van de bankafschriftregel overeenkomt met het bedrag van de openstaande factuur. Om automatisch te kunnen verwerken moet het bedrag van de bankafschriftregel precies overeenkomen met het bedrag van de gevonden openstaande factuur. Bij een afwijkend bedrag kan Profit deze bankafschriftregel niet automatisch verwerken. De bankafschriftregels die Profit niet automatisch verwerkt moet je handmatig verwerken.

Voorbeeld

Algemene instellingen in boekingslay-out Bankafschrift instellen:

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Boekingslay-out.
2. Open de boekingslay-out Bankafschrift.
3. Ga naar het tabblad: Algemene instellingen.
4. Zet de instelling Match op deelbedrag toestaan aan of uit.

   

5. Klik op: Opslaan en sluiten.