Reserveringen en verplichtingen toevoegen op een budget

Binnen een budget kun je reserveringen en verplichtingen opnemen. Een reservering wordt van het beschikbare budget afgetrokken bij de bepaling van het nog beschikbare budgetbedrag, en een verplichting wordt van de reservering afgehaald.

De onderstaande volgorde is niet verplicht, je kunt ook direct een verplichting vastleggen (zonder eerst een reservering te maken).

Je kunt reserveringen en verplichtingen importeren met Financieel / Beheer / Import activa en contract / Reservering en Financieel / Beheer / Import activa en contract / Verplichting.

Reservering toevoegen

Voorbeeld:

4300 Onderhoud hardware: jaarbudget € 120.000,00. Dit budget wordt evenredig verdeeld over de perioden, dus € 10.000,00 per periode. Voor periode 10 is een bedrag van € 80.000,00 gereserveerd voor het onderhoud van de servers. Voor de rest van het jaar blijft dus € 40.000,00- over voor onderhoud op hardware (= nog te besteden).

Reservering toevoegen:

1. Ga naar: Financieel / Grootboek / Budget.
2. Selecteer het juiste budgetscenario.
3. Open de budgetregel van de grootboekrekening.
4. Ga naar het tabblad: Reservering.
5. Klik op: Nieuw.
6. Profit vult de grootboekrekening en het boekjaar waarop de reservering betrekking heeft automatisch.
7. Vul de periode waarop de reservering betrekking heeft.
8. Vul een referentie in waarmee je bij het vastleggen van een verplichting, deze verplichting op de reservering kunt afboeken.
9. Vul de crediteur, het bedrag en/of het aantal in waarop de reservering betrekking heeft.
10. Vul de verbijzonderingsas in waarvoor de reservering geldt. Het veld heeft de naam van de as.
11. Klik op: Opslaan en sluiten.

Je kunt een reservering ook toevoegen via het menu: Financieel / Contractbeheer / Reservering.

Verplichting toevoegen

Je kunt een verplichting direct op een reservering toevoegen.

Verplichtingen kun je ook automatisch laten aanmaken bij het toevoegen van een inkooporder.

Verplichting toevoegen

1. Ga naar: Financieel / Grootboek / Budget
2. Open de eigenschappen van Voorkeur budget.
3. Selecteer de budgetregel van de grootboekrekening.
4. Klik op de actie: Verplichting.

   Je kunt een verplichting ook toevoegen via de eigenschappen van een budget, tabblad Verplichting. Klik op: Nieuw.

5. Vul de grootboekrekening, het boekjaar en de periode in waarop de verplichting betrekking heeft.
6. Selecteer de reservering waarop je de verplichting af wil boeken. De velden Omschrijving, Referentie, Jaar, Periodenummer, Crediteur en de verbijzonderingsas(sen) worden automatisch door Profit gevuld.
7. Vul een referentie waarmee je bij het boeken van de factuur de verplichting kunt afboeken.
8. Vul het bedrag en/of het aantal in waarop de verplichting betrekking heeft.
9. Vul de verbijzonderingsas in waarvoor de verplichting geldt als je verbijzondert. Het veld heeft de naam van de as.
10. Klik op: Opslaan en sluiten.

    Wanneer het bedrag van de verplichting kleiner is dan de reservering, vraagt Profit of je de hele reservering wilt afboeken.

Inkoopfactuur afboeken van reservering of verplichting

Tijdens het boeken van inkoopfacturen via het financiële boekingsprogramma kun je het op de grootboekrekening geboekte bedrag (exclusief btw) afboeken op een verplichting of reservering. Tijdens het boeken van de factuur vraag je de betreffende reservering of verplichting op en leg je deze vast aan de hand van de referentie. In de financiële mutatie wordt dit als verplichtingsnummer opgeslagen. Wanneer het bedrag van de inkoopboeking kleiner is dan de verplichting of reservering, vraagt Profit of je de hele verplichting of reservering wilt afboeken.

Let op:

Om het verplichtingsnummer vast te kunnen leggen moet je het veld Nummer verplichting aan de lay-out van het inkoopboek toevoegen.

Inkoopfactuur afboeken van verplichting:

1. Ga naar: Financieel / Boeken / Dagboek.
2. Controleer Boekjaar en Periode. Dit zijn het boekjaar en de periode waarin je mutatie boekt.
3. Selecteer het juiste inkoopboek.
4. Klik op: Voltooien.
5. Vul in het veld Zoekhulp (een deel van) de zoeknaam van de crediteur in of selecteer de crediteur in Rekening.
6. Vul het originele factuurnummer van de inkoopfactuur in bij Factnr. Crediteur (ook wel Boekstuknummer).

   In de kolom Factuurnummer stelt Profit automatisch het interne factuurnummer voor.

7. Vul het volledige factuurbedrag in bij Bedrag credit.
8. Druk op: Enter of Tab.
9. Profit stelt de vraag of je de verplichting wilt afboeken als bij de crediteur een verplichting aanwezig is.
10. Klik op: Ja.

    Het boekingsscherm Verplichtingen afboeken vanuit inkoopjournaalpost opent. Dit scherm toont de aanwezige verplichting(en) bij de crediteur.

11. Vink de verplichting(en) aan die je wilt afboeken
12. Klik op: Opslaan en sluiten.
13. Tijdens het boeken kan de melding verschijnen (als Factuurbedrag groter is dan het saldo van de verplichting) of je de verplichting volledig wil afboeken. Als je dat doet, dan verdwijnt de verplichting, als je dit niet doet dan blijft het restant op de verplichting staan.
14. Profit voegt de kostenregel toe .
15. Als de crediteur een vaste tegenrekening heeft, neemt Profit deze over in de boekingsregel. Anders kies je de tegenrekening.
16. Het nettofactuurbedrag verschijnt automatisch in de boekingsregel. De BTW-code van de tegenrekening wordt ingevuld.
17. Druk op: Enter. Je boekt het hele bedrag op de tegenrekening.
18. Profit voegt een extra boekingsregel toe voor het btw-bedrag.
19. Controleer de gegevens.
20. Klik op: Opslaan en sluiten.

Afboeking verplichting controleren

Afboeking van verplichting controleren:

1. Ga naar: Financieel / Grootboek / Budget
2. Open de eigenschappen van Voorkeur budget.
3. Open de eigenschappen van de budgetregel van de grootboekrekening.

   Controleer de velden.

4. Ga naar het tabblad: Verplichting.

   Bij de verplichting wordt ook het gerealiseerde bedrag getoond.

Handmatig afhandelen verplichting

Je kunt een verplichting 'handmatig' afboeken via de boekingslay-out onderhouden verplichting. Je vult dan handmatig het afgeboekt bedrag in. Het handmatig afboeken van een reservering of verplichting is alleen bedoeld om eventuele restanten op een verplichting weg te boeken of als deze niet wordt gerealiseerd.

1. Ga naar: Financieel / Grootboek / Budget.
2. Selecteer het juiste budgetscenario.
3. Open de eigenschappen van de budgetregel van de grootboekrekening.
4. Ga naar het tabblad: Verplichting.
5. Klik op: Nieuw.
6. Vul de regel en het Afgeboekt bedrag in.

   Let op: 

   Het veld Afgeboekt bedrag kun je aan de boekingslay-out Verplichting (Profit) toevoegen. Klik hier voor de uitleg van het aanpassen van een boekingslay-out.

7. Klik op: Opslaan en sluiten.