Verplichtingen via inkooporder inrichten

Je kunt verplichtingen genereren via inkooporders. Dit moet je eerst inrichten.

Inkooprelatieprofiel instellen voor verplichting uit inkooporder

Als je vanuit inkooporders verplichtingen wilt genereren stel je dit in in het inkooprelatieprofiel.

Daarbij selecteer je of je de verplichtingen per regel of per artikel-/integratiegroep wilt genereren.

Ook kun je instellen dat de verplichting in eerste instantie vanuit de inkooporder wordt geblokkeerd voor betaling. Hiervan kun je per inkooporder afwijken. Gerelateerd daaraan kun je instellen dat als de verplichting wordt vrijgegeven voor betaling (in de ontvangst) de inkooporderregels automatisch worden afgehandeld.

Inkooprelatieprofiel instellen voor verplichtingen uit inkooporder:

1. Ga naar: Algemeen / Inrichting / Integratie-instellingen / Inkooprelatieprofiel.
2. Open de eigenschappen van je eigen inkooprelatieprofiel of voeg een nieuw profiel toe. Open het standaard inkooprelatieprofiel als je voor alle inkooprelaties/-orders in Ordermanagement verplichtingen wilt gaan aanmaken, bijvoorbeeld omdat je inkoopfacturen voor hen niet wilt confronteren, maar via verplichtingen wilt laten lopen.
3. Ga naar het tabblad: Algemeen.
4. Vink Verplichtingen aanmaken aan.

   In alle inkooporders, die je toevoegt bij inkooprelaties die zijn gekoppeld aan dit profiel, wordt nu automatisch dit veld aangezet.

   Bij inkoopaanvragen wordt de instelling hier voor de inkooprelatie overgenomen. Dan is bij het aanmaken van de inkooporder al duidelijk of er wel of niet een verplichting aangemaakt moet worden. Per inkoopaanvraag kun je de instelling wijzigen, als het veld in de kop van de inkoopaanvraag is opgenomen. De instelling geldt dan voor de hele inkoopaanvraag.

5. Selecteer bij Verzamelmethode hoe je verplichtingen wilt genereren, voor iedere inkooporderregel apart, of verzameld per artikelgroep en integratiegroep.

   Alleen als de verzamelmethode Verplichting per inkooporderregel is, wordt de omschrijving van de inkooporderregel overgenomen naar de verplichting. Verder wordt in de omschrijving van de verplichting alleen het itemtype, en de itemcode overgenomen, als het itemtype kosten of artikel is.

   Als de verzamelmethode Verplichting per artikel-/ integratiegroep is dan wordt de omschrijving van de inkooporder overgenomen. Is de omschrijving van de inkooporder leeg, dan wordt de omschrijving van integratie- of artikelgroep overgenomen naar de omschrijving van de verplichting.

6. Vink Inkooporderregels afhandelen bij vrijgeven verplichting aan als je wilt dat
   • de verplichting worden vrijgegeven voor betaling (in de ontvangst, handmatig, via InSite of via de UpdateConnector)
   • én dat dan de inkooporderregels automatisch worden afgehandeld.
7. Vink Verplichtingen blokkeren voor betaling aan als je wilt dat verplichtingen na genereren in eerste instantie geblokkeerd worden voor betaling.

   In een inkoopaanvraag wordt deze instelling overgenomen. Deze kun je daar nog wijzigen.

   Met dit veld en het veld Verplichtingen aanmaken in de boekingslay-out kun je het aanmaken van verplichtingen sturen vanuit een inkoopaanvraag (blokkeren of aanmaken) en voor de vervolgstappen inkooporder en bestelvoorstel.

8. Klik op: Opslaan en sluiten.

Zie ook:

• Verplichtingen genereren uit inkooporder

Grootboek instellen voor verplichting uit inkooporder

De grootboekrekening van de verplichting die wordt gegenereerd vanuit de inkooporderregel is altijd op basis van de rekening Inkoop van de artikelgroep (bij artikelen) of de integratiegroep (bij werksoorten en kosten).

Stel de grootboekrekening in als dit nog niet het geval is.

Raadpleeg de grootboekrekening die gekoppeld is voor Inkoop:

1. Ga naar: Algemeen / Inrichting / Integratie-instellingen / Artikelgroep, voor artikelen.
2. Open de eigenschappen van de artikelgroep.
3. Raadpleeg of wijzig het grootboek bij Rek. inkoop.

   of

   Ga naar: Algemeen / Inrichting / Integratie-instellingen / Integratiegroep, voor werksoorten en kosten.

4. Open de eigenschappen van de integratiegroep.
5. Raadpleeg of wijzig het grootboek bij Rek. inkoop.

Als je de verplichting wilt terugzien op het project, moet de grootboekrekening zijn ingesteld als projectrekening.

Boekingslay-out inkooporder instellen voor verplichting uit inkooporder

Als je verplichtingen uit inkooporders genereert, maak je gebruik van een aantal specifieke velden in de boekingslay-out voor inkooporders.

Boekingslay-out inkooporder instellen voor verplichting uit inkooporder:

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Boekingslay-out.
2. Open de eigenschappen van je eigen boekingslay-out voor inkooporders of voeg een nieuwe boekingslay-out toe.

   Je voegt bijvoorbeeld een nieuwe boekingslay-out toe als je alleen bepaalde inkooporders, zoals de contracten voor marketing of de inkopen voor facility management wilt laten toevoegen. Geef dan de boekingslay-out een duidelijke naam.

3. Ga naar het tabblad: Kop.
4. Voeg het veld Verplichtingen aanmaken toe als dit nog niet voorkomt in je boekingslay-out.

   Dit veld is opgenomen in de standaard boekingslay-out voor inkooporders, Inkooporder (Profit). Deze moet voor deze functie in je eigen boekingslay-out aanwezig zijn. Als het genereren van verplichtingen in het inkooprelatieprofiel aan staat, wordt dit bij dit veld getoond in de boekingslay-out. Je kunt hier in de inkooporder van afwijken.

5. Voeg ook deze velden aan de kop toe:
   • Verplichtingen blokkeren voor betaling - Dit veld staat standaard aan als het in het inkooprelatieprofiel ook aan staat. In de inkooporders kun je hier van afwijken. Als de verplichting geblokkeerd is voor betaling, moet deze eerst vrijgegeven worden.
   • Orderregels afhandelen bij vrijgeven verplichting - Dit veld kun je eventueel opnemen ter informatie. Ook de instelling van dit veld wordt overgenomen uit het inkooprelatieprofiel.
   • Beoordelaar - De gebruiker die je hier selecteert, wordt overgenomen in de verplichting. Mocht de vrijgegeven inkoopfactuur niet matchen met verplichting en dus in de workflow Beoordelen inkoopfacturen terechtkomen, dan is de hier geselecteerde gebruiker de beoordelaar.
6. Ga naar het tabblad: Regel.
7. Voeg eventueel de velden Reservering en Nummer verplichting toe.
8. Klik op: Opslaan en sluiten.

Zie ook:

• Verplichtingen genereren uit inkooporder

Methodes voor vrijgeven verplichting inrichten

Als je verplichtingen uit inkooporders genereert, moeten deze vrijgegeven worden (als je ze laat blokkeren). Dit kan op vier manieren. Deze moet je eerst inrichten. Dat zijn:

• via de ontvangst
• handmatig via de verplichting
• via de actie in InSite
• via de UpdateConnector Verplichtingen

Vrijgeven verplichting via ontvangst inrichten

Je kunt in de boekingslay-out van ontvangsten instellen of de bij de inkooporder horende verplichtingen automatisch vrijgegeven moeten worden of niet.

Als je dit hebt ingesteld en je boekt de ontvangst, staat de verplichting automatisch op vrijgeven en kan, bij het boeken van de inkoopfactuur direct de betaling volgen (mits het bedrag matcht). Dit zorgt dus voor een hele snelle afhandeling van de betaling.

Dit kan zelfs nog sneller als de factuur als e-factuur aangeboden wordt.

Boekingslay-out ontvangst instellen voor vrijgeven verplichting uit inkooporder:

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Boekingslay-out.
2. Selecteer de boekingslay-out voor ontvangsten.
3. Ga naar het tabblad: Algemene instellingen.
4. Selecteer subtabblad: Instellingen.
5. Selecteer een waarde bij Verplichtingen vrijgeven. Je hebt de keuze uit Altijd en Vraag stellen. Standaard staat de waarde op Nooit.
6. Klik op: Opslaan en sluiten.

Zie ook:

Verplichtingen vrijgeven via Ontvangst

Handmatig vrijgeven verplichting inrichten

Als je wilt toestaan dat een verplichting handmatig wordt vrijgegeven door het veld in de verplichting uit te zetten, dan moet je het veld Blokkeren voor betaling opnemen in de boekingslay-out van de verplichtingen.

Zie ook:

Verplichtingen handmatig vrijgeven in de verplichting

InSite inrichten voor vrijgeven verplichtingen

Zie : Contractbeheer inrichten in InSite

Zie ook

• Verplichtingen genereren uit inkooporder
• Verplichtingen vrijgeven via Ontvangst